Tất cả những điều bạn cần phải biết về tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Để có thể sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Nhật Bản trong một khoảng thời gian dài, bạn bắt buộc phải có những hiểu biết rõ ràng về tư cách lưu trú tại Nhật. Vậy tư cách lưu trú là gì? Có bao nhiêu loại tư cách lưu trú? Làm thế nào để có được tư cách lưu trú tại Nhật? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp hết tất cả những thắc mắc của bạn về loại giấy tờ vô cùng quan trọng này.

1. Tư cách lưu trú tại Nhật Bản là gì?

 有資格証明書/Certificate of Eligibility (COE) hay giấy chứng nhận tư cách lưu trú/tư cách lưu trú là loại giấy tờ được cấp bởi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản dành cho những người nước ngoài có dự định lưu trú trên 90 ngày tại đất nước mặt trời mọc.

COE là giấy phép cần thiết dùng để xác nhận tư cách lưu trú của một người là hợp pháp, vì vậy trong trường hợp một người nước ngoài không có COE mà lại lưu trú tại Nhật trên 90 ngày sẽ bị coi là cư trú bất hợp pháp và bị xử phạt hoặc nặng hơn là trục xuất về nước. 

2. Những đối tượng cần xin chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Những đối tượng có dự định ở lại Nhật Bản trên 90 ngày với các mục đích như: đi du học, làm việc, định cư lâu dài,... đều cần xin chứng nhận tư cách lưu trú.

Những đối tượng đến Nhật Bản và dự định ở lại trong một khoảng thời gian ngắn (dưới 90 ngày) với mục đích như: du lịch, họp hành, công tác ngắn ngày, thăm người thân,... thì không cần phải xin chứng nhận tư cách lưu trú mà chỉ cần xin thị thực (VISA) là đủ.

Tùy vào mục đích của bản thân khi đến Nhật, bạn hãy xem xét thật kỹ lưỡng việc có cần thiết phải xin chứng nhận tư cách lưu trú hay không để tránh mất thời gian và lãng phí tiền bạc nhé!

3. Các loại tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Hiện có tổng cộng 29 loại tư cách lưu trú được phân chia dựa theo các loại hình hoạt động ở Nhật Bản. Tùy vào mỗi loại tư cách lưu trú mà thời hạn lưu trú sẽ khác nhau và nội dung các hoạt động bạn có thể làm ở Nhật Bản cũng được quy định rất chặt chẽ. 

Tham khảo thêm tại Các loại tư cách lưu trú

Nếu bạn đang lưu trú tại Nhật mà không thực hiện các hoạt động tương ứng với tư cách lưu trú hoặc thực hiện các hoạt động nằm ngoài phạm vi được cho phép trong một khoảng thời gian nhất định thì bạn sẽ bị tước bỏ tư cách lưu trú. 

Trong trường hợp bạn muốn có thu nhập từ các hoạt động ngoài phạm vi được cho phép trong tư cách lưu trú, bạn cần được cấp “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú” hoặc là bạn phải thay đổi tư cách lưu trú phù hợp với nội dung công việc của mình.

Ví dụ: Bạn đến Nhật với tư cách lưu trú là “Du học” thì bạn cần tham gia các hoạt động giáo dục tại trường học, trong trường hợp bạn không thực hiện các hoạt động này (ví dụ: không đến trường học) trong khoảng thời gian từ 3 tháng trở lên, nếu không có lý do chính đáng, bạn sẽ bị tước bỏ tư cách lưu trú.

Nếu muốn đi làm thêm để kiếm thêm thu nhập, bạn cần phải có “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú” và thời gian làm bị giới hạn không quá 28h/tuần.

4. Tư cách lưu trú có giống với thị thực (VISA) không?

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa tư cách lưu trú (COE) và thị thực (VISA), cho rằng đây đều là chỉ chung một loại giấy tờ, nhưng trên thực tế chúng hoàn toàn khác nhau!

Những người đến Nhật lưu trú dài hạn với mục đích như đi học, đi làm, định cư,... thì cần phải có cả VISA và COE. Trong trường hợp đó, bạn cần phải xin COE trước rồi mới tiến hành xin VISA. 

5. Quy trình cấp tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Những việc liên quan đến các loại giấy tờ, đặc biệt là giấy tờ nhập cư ở Nhật thường đòi hỏi rất nghiêm ngặt về độ chính xác. Vì vậy mà quy trình cấp tư cách lưu trú tại Nhật Bản cũng được tiến hành vô cùng khắt khe. 

- Bước 1: Nộp “Đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú” cho Cục quản lý Xuất nhập cảnh địa phương có thẩm quyền (tại Nhật)

Vì thông thường các cá nhân muốn xin tư cách lưu trú đều không có mặt tại Nhật, nên việc làm hồ sơ và nộp lên Cục Xuất nhập cảnh địa phương đa phần là do các tổ chức, luật sư hoặc người phụ trách được ủy thác để đứng ra làm thủ tục.

Ví dụ: 

+ Bạn đi theo diện thực tập sinh: xí nghiệp và nghiệp đoàn bên Nhật sẽ làm hồ sơ và cam kết để xin chứng nhận tư cách lưu trú cho bạn.

+ Bạn đi theo diện kỹ thuật viên: công ty tuyển dụng bên Nhật sẽ đứng ra làm hết thay bạn.

+ Bạn đi theo diện du học sinh: các cơ sở giáo dục tiếp nhận sẽ đại diện làm việc này.
 

- Bước 2: Xét duyệt hồ sơ tại Cục Xuất nhập cảnh (tại Nhật)

Cục Xuất nhập cảnh địa phương có thẩm quyền về nơi tiếp nhận cư trú hoặc nơi định cư trú sẽ tiến hành việc xét duyệt hồ sơ.
 

Tùy thuộc vào tình hình thực tế mà khoảng thời gian từ khi đăng ký đến lúc nhận kết quả sẽ mất khoảng 1 - 3 tháng vì vậy bạn cần lên kế hoạch để sắp xếp thời gian sao cho hợp lý.
 

Ví dụ: Nếu kỳ học của bạn bắt đầu vào tháng 4 thì hồ sơ của bạn cần nộp lên Cục Xuất nhập cảnh trước tháng 11, khi đó kết quả xét duyệt sẽ có vào tháng 2 để bạn có đủ thời gian chuẩn bị cho kỳ học đầu tiên tại một quốc gia mới.

- Bước 3: Cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú (tại Nhật)

Sau khi xét duyệt hồ sơ đạt yêu cầu, Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ gửi COE cho người/công ty đại diện hoặc ủy thác tại Nhật. Và từ Nhật, họ sẽ gửi trả COE cho người đăng ký (ở nước ngoài).

Lưu ý: Giấy chứng nhận tư cách lưu trú có thời hạn 3 tháng tính từ thời điểm nhập cảnh vào Nhật Bản nhưng do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 thời hạn hiệu lực đã được điều chỉnh thành 6 tháng.

- Bước 4: Xuất trình giấy chứng nhận tư cách lưu trú và đăng kí VISA (tại quốc gia của bạn)

Sau khi nhận được COE từ bên ủy thác tại Nhật, người đăng ký sẽ cầm COE và hộ chiếu của mình đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước mình để xin cấp thị thực (VISA). 

Việc xét duyệt thông thường mất khoảng 5 ngày làm việc nhưng trong trường hợp cần xác nhận thêm thông tin (nộp hồ sơ bổ sung, phỏng vấn người xin xét duyệt, giới thiệu,...) có thể sẽ mất vài tuần đến vài tháng vì vậy tốt nhất là bạn nên nộp hồ sơ từ sớm.
 

- Bước 5: Phát hành thẻ ngoại kiều khi ở Nhật Bản (tại Nhật Bản)

Sau khi được cấp thị thực (VISA), tại sân bay/cảng của Nhật Bản, bạn hãy xuất trình hộ chiếu, thị thực và giấy chứng nhận tư cách lưu trú để được nhập cảnh vào Nhật. Khi đó hộ chiếu của bạn sẽ được đóng dấu chứng nhận cho phép nhập cảnh và bạn sẽ được cấp thẻ ngoại kiều xác nhận tư cách lưu trú. 

Tại một số sân bay như: sân bay Narita (Chiba), sân bay Haneda (Tokyo), sân bay Kansai (Osaka), sân bay Hiroshima (Hiroshima), sân bay Chubu (Aichi), sân bay Shin-Chitose (Hokkaido), sân bay Fukuoka (Fukuoka), thẻ ngoại kiều sẽ được cấp ngay trong ngày nhưng đối với các sân bay/cảng biển khác, thẻ sẽ được gửi về nơi ở của bạn sau ngày nhập cảnh.

6. Hồ sơ xin tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Tùy vào loại tư cách lưu trú mà giấy tờ cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ sẽ khác nhau, tuy nhiên phần lớn hồ sơ xin tư cách lưu trú đều cần phải có:
 

- Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)

Có nhiều mẫu đơn tùy theo mục đích nhập cảnh vào Nhật của bạn. Bạn có thể xem Mẫu đơn có sẵn từ trang web của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản tại đây

- 1 ảnh thẻ kích thước 3x4cm có ghi tên của bạn vào mặt sau ảnh (mặt hướng thẳng, không đội mũ; chất lượng ảnh phải rõ ràng, sắc nét, được chụp trên phông nền không hậu cảnh, ảnh phải được chụp trong vòng 3 tháng trở lại)
 

- 1 phong bì thư trả kết quả (phong bì tiêu chuẩn có ghi rõ địa chỉ người nhận và dán sẵn tem 404 yên)
 

- Ngoài ra, bạn cần nộp các giấy tờ khác theo yêu cầu phù hợp với tư cách lưu trú bạn đăng ký.

Ví dụ: Tư cách “du học” thì bạn cần hỏi trường bạn chuẩn bị nhập học để chuẩn bị các giấy tờ cần thiết. Tư cách “chuyển công tác nội doanh nghiệp” thì bạn cần có giấy tờ về sơ yếu lý lịch, tình trạng làm việc, thông tin của công ty,...
Bạn có thể tham khảo yêu cầu về giấy tờ đính kèm của từng loại tư cách lưu trú tại đây

Lưu ý: Các tài liệu giấy tờ cần đính kèm thêm một bản dịch tiếng Nhật.

7. Nguyên nhân trượt tư cách lưu trú và giải pháp khắc phục

Việc xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú có thể bị từ chối vì một vài nguyên nhân sau: 

- Thông tin khai báo trong hồ sơ là sai sự thật, điền thiếu nội dung. Giấy tờ có dấu hiệu làm giả, nộp thiếu giấy tờ cần thiết.

Trong trường hợp bạn không cẩn thận điền thiếu thông tin hoặc không nộp đủ giấy tờ cần thiết, Cục Xuất nhập cảnh tại Nhật sẽ yêu cầu bổ sung, bạn chỉ cần chuẩn bị giấy tờ thiếu rồi nộp lại theo đúng thời hạn là được. Nếu bạn lo lắng không biết hồ sơ của mình chuẩn bị thế này đã đầy đủ hay chưa thì đừng ngại mà hãy hỏi ngay những người có chuyên môn, hoặc hỏi trực tiếp Cục Xuất nhập cảnh về trường hợp của riêng bạn.

Trường hợp thông tin sai lệch hoặc giấy tờ làm giả sẽ gây rất nhiều khó khăn cho bạn. Hồ sơ bạn từng nộp những lần trước đều được lưu lại để đối chiếu, nếu phát hiện có bất cứ thông tin nào không đồng nhất, hồ sơ của bạn sẽ bị loại ngay. Gần như là không có cơ hội làm lại hồ sơ đối với bất kỳ ai có hành vi làm giả giấy tờ. Vì vậy bạn hãy kiểm tra thật kỹ thông tin hồ sơ đăng ký, đừng để vì một lỗi sai nhỏ mà gây ảnh hưởng xấu đến việc được công nhận tư cách lưu trú của bạn.
 

- Người đăng ký không đủ điều kiện để cấp tư cách lưu trú

Công việc của bạn bị cho là không phù hợp với tư cách lưu trú bạn ghi trong hồ sơ. Trường hợp này, hoặc là bạn thay đổi công việc của mình để khớp với tư cách lưu trú, hoặc là bạn đăng ký lại một tư cách lưu trú khác sao cho phù hợp.

Cũng có trường hợp người đăng ký bị đánh giá là thiếu trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc, lúc này bạn không nên đăng ký lại ngay mà cần tích lũy đủ kinh nghiệm hoặc chuẩn bị đủ giấy tờ, bằng cấp, chứng chỉ để chứng minh rằng mình đáp ứng được yêu cầu việc làm.
 

- Công ty đại diện, ủy thác có dấu hiệu phạm pháp hoặc không đủ tư cách bảo lãnh

Nếu hồ sơ của bạn bị loại vì nguyên nhân này thì sau ít nhất 3 tháng bạn mới có thể tiếp tục nộp hồ sơ xin tư cách lưu trú. Trong thời gian đó, hãy tìm một công ty đủ uy tín để tin tưởng và nộp lại hồ sơ. Nhớ là phải nộp kèm một bản giải trình với Cục Xuất nhập cảnh rằng hồ sơ của bạn bị từ chối lần trước là do một nguyên nhân khách quan.
 

- Thuộc đối tượng bị cấm cảnh sang Nhật Bản

Nếu bạn từng bị trục xuất về nước, có tình hình tạm trú, học tập trước đây không tốt, hoặc bạn không khai báo đầy đủ tiền sử xuất cảnh của mình thì rất khó để bạn được công nhận tư cách lưu trú tại Nhật.
 

- Có hộ khẩu tại nơi có nhiều đối tượng phạm pháp

Trong trường hợp này, những người đăng ký sẽ có tỷ lệ đỗ COE thấp. Vì đây là một nguyên nhân khách quan nên bạn hoàn toàn có thể viết đơn giải trình và xin cấp COE lần 2.
 

- Không chứng minh được khả năng tài chính (lỗi liên quan đến người bảo lãnh)

Đối với du học sinh, chứng minh tài chính là điều kiện bắt buộc để đảm bảo rằng bạn có đủ khả năng trang trải học phí, chi phí sinh hoạt trong quãng thời gian ở Nhật. Cục Xuất nhập cảnh sẽ đáng giá khả năng tài chính qua số dư ngân hàng và thu nhập hàng tháng của người bảo lãnh (có thể là bố mẹ, anh chị ruột).

Trong trường hợp này bạn cần kiểm tra kỹ lại tất cả các thông tin về phía ngân hàng và phía người bảo lãnh. Sau đó hãy xin lại bản xác nhận số dư mới, phiếu giao dịch của ngân hàng tại thời điểm hiện tại đồng thời bổ sung những thông tin mới nếu có sai sót hay thiếu sót ở lần nộp trước.

Nếu ngân hàng bạn gửi không được tin tưởng bởi Cục Xuất nhập cảnh thì bạn nên rút tiền và gửi vào một ngân hàng khác uy tín hơn. 

Cuối cùng, hãy viết một bản giải trình thật chi tiết, dễ hiểu để gửi kèm theo.
 

- Sau khi xem xét quá trình học tập, nhận thấy người đăng ký không có năng lực, ý chí học tập. 

Nếu nhận thấy lý do du học và quá trình học tập trước đây của bạn không có tính nhất quán, hoặc bạn không chứng minh được năng lực tiếng Nhật và ý chí học tập của mình, hồ sơ của bạn cũng sẽ bị đánh trượt.

Vì vậy bạn nên có một thái độ nghiêm túc đối với việc nâng cao khả năng tiếng Nhật của bản thân. Bạn có thể thi lấy chứng chỉ tiếng Nhật cao hơn lần nộp trước để chứng minh quyết tâm với việc học tập của mình.

8. Gia hạn tư cách lưu trú và chuyển đổi tư cách lưu trú

A. Gia hạn tư cách lưu trú

Mỗi tư cách lưu trú đều có thời hạn nhất định, thông thường đối với du học sinh là 1 năm 3 tháng, thực tập sinh là 6 tháng,... Nếu muốn tiếp tục hoạt động với tư cách lưu trú hiện có, bạn cần tiến hành làm thủ tục gia hạn. Thời gian xét duyệt từ khoảng 15 ngày đến 1 tháng, phí cần nộp là 4000 yên.

Có thể nộp đơn xin gia hạn trước thời hạn hết tư cách lưu trú 3 tháng vì vậy hãy thu xếp thời gian và thực hiện việc gia hạn sớm nhất có thể, tránh trường hợp quá thời hạn mà vẫn chưa gia hạn tư cách lưu trú, lúc đó bạn sẽ bị coi là lưu trú bất hợp pháp, theo luật sẽ bị phạt tiền hoặc bị trục xuất về nước.
 

Cục Xuất nhập cảnh sẽ dựa vào tình hình sinh sống, làm việc, học tập của bạn ở Nhật để xem xét, quyết định có nên gia hạn tư cách lưu trú cho bạn hay không. Nếu bạn làm những hoạt động trái với quy định trong thời gian lưu trú, ví dụ như du học sinh không tập trung học mà chỉ chăm đi làm thêm, làm quá số giờ quy định, hoặc người đi làm trốn nộp thuế, nộp thuế muộn,... thì rất có thể bạn sẽ không được cấp phép gia hạn và phải về nước.
Mẫu đơn xin gia hạn tư cách lưu trú

B. Chuyển đổi tư cách lưu trú

Trong thời gian lưu trú tại Nhật, nếu mục đích lưu trú có sự thay đổi, ví dụ như du học sinh đã hoàn thành chương trình học đại học có nguyện vọng muốn ở lại Nhật làm việc, hoặc muốn kết hôn với người Nhật,...lúc này sẽ cần làm thủ tục xin chuyển đổi tư cách lưu trú. Chi phí cho việc chuyển đổi tư cách lưu trú là 4000 yên và thời gian xét duyệt tùy thuộc vào mục đích chuyển đổi.
 

Bạn không được tự ý chuyển sang tham gia một hoạt động khác khi chưa được chấp thuận chuyển đổi tư cách lưu trú. Nếu làm vậy, bạn không chỉ bị xử phạt mà rất có thể sẽ bị tước bỏ tư cách lưu trú và bị cưỡng chế về nước.
Mẫu đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú

Trên đây là những điều liên quan đến tư cách lưu trú tại Nhật Bản mà bất cứ một người nước ngoài nào muốn đến sinh sống, học tập và làm việc tại đất nước mặt trời mọc đều cần phải biết. Sách 100 chúc bạn thành công trong việc đăng ký tư cách lưu trú tại Nhật và hy vọng rằng trong thời gian sớm nhất bạn sẽ được đặt chân đến đất nước Nhật Bản để tiếp tục hành trình theo đuổi ước mơ!
 

Chúc các bạn học tốt và giữ gìn sức khỏe nhé!

🎁 CÁCH HỌC TIẾNG NHẬT "KHÔNG PHẢI AI CŨNG BIẾT" 

🎁 TÀI LIỆU TIẾNG NHẬT FREE

>>> Hướng dẫn giới thiệu bản thân bằng tiếng Nhật (bản chi tiết)

>>> Trọn bộ từ vựng tiếng Nhật theo chủ đề (PDF)

>>> KHI MUA SÁCH TẠI SÁCH TIẾNG NHẬT 100 <<<

🔶 Thoải mái ĐỔI TRẢ sách trong vòng 7 ngày

🔶 FREE SHIP với đơn hàng từ 379k

🔶 Thanh toán linh hoạt (Ship COD, chuyển khoản...)