Hướng dẫn toàn bộ cách viết mail chuẩn Nhật

Trong môi trường Nhật ngữ, công việc và học tập hàng ngày đều liên quan đến tiếng Nhật. Đôi khi, chúng ta có những vướng mắc hay thông báo đều phải sử dụng mail làm công cụ giao tiếp. Việc viết và gửi mail là chuyện quá bình thường cho mọi người đang đi học, đi làm bằng tiếng Nhật.

Sách tiếng Nhật 100 hôm nay sẽ giới thiệu và hướng dẫn những cách viêt mail chuẩn Nhật sao cho đúng nhất và hợp lý nhất.

1/ 社内の場合：Trường hợp viết mail trong nội bộ công ty

(差出人名）*差出人の連絡先を書いていることもある*

2/　社外の場合：Đối với trường hợp gửi mail cho công ty khác 

2.1 宛名（あてな）: người nhận

2.2．挨拶（あいさつ） : lời chào hỏi ban đầu

Đối với những trường hợp gửi mail lần đầu cho công ty khác, người Nhật thường hay sử dụng cụm từ "お世話になります。" cho lời chào hỏi mở đầu.

Một số câu chào hỏi mở đầu/ lời cảm ơn tới công ty đối tác thường thấy khi viết mail:

"いつもお世話になっております。"

"誠にありがとうございます。…"

Trong trường hợp bạn muốn sử dụng cầu lịch sử hơn nữa thì hãy dùng:

"いつも大変お世話になっております。"

2.3．名のり（なのり）: xưng danh

Trong quá trình viết mail, sau khi viết lời cảm ơn thì người viết phải xưng danh. Mình là ai, thuộc phòng ban quản lý hay công ty nào để người nhận có thể nhận ra và biết được người gửi là ai.

2.4　要旨（ようし） nội dung cốt yếu－詳細（しょうさい) nội dung chi tiết

* 要旨 (Youshi): nội dung cốt lõi đặc trưng. Đây là phần bạn nêu rõ ý chính của bức mail này. Tóm lược một cách ngắn gọn, súc tích và đề cập vào ý chính của bức thư này. Chả hạn như: 

* 詳細 (Shousai): nội dung thông tin chi tiết. Đây là phần mà người gửi cần phải trình bày hay diễn đạt những thông tin cần thiết, quan trọng, chi tiết. Cố gắng giải thích dễ hiểu và sử dụng ngôn từ hợp lý, lịch sự. 

Chú ý: việc sử dụng  kính ngữ là một điều quan trọng trong văn bản thư từ nhưng trong trường hợp nếu người viết không muốn thì có thể sử dụng thể thông thường/ thể lịch sử.

Việc này nhằm tăng mức độ hảo cảm hay cử xử lịch sự tối thiếu dành cho người nhận (đối phương).

>>> Xem thêm: Hướng dẫn viết thư tiếng Nhật chuẩn, đẹp như người bản xứ

2.5. 署名（しょめい）： ký tên

Phần ký tên là phần kết thúc nội dung văn bản của bức mail của người viết. Đây là phần đúc kết và xác nhận lại thông tin của người viết.

2.6. Một bài văn mẫu thường có dạng: 

3/メールは絶対に使用しない場合：Trường hợp không được dùng email

3.1. Khi bản thân có lỗi lầm lớn:

Khi bản thân có lỗi lớn, việc viết email xin lỗi là không phù hợp và thất lễ. Nếu chúng ta mắc  lỗi, chúng ta cần trực tiếp nói chuyện với đối phương một cách chân thành và cầu mong sự tha thứ.

3.2. Có những việc nhờ vả vô cùng quan trọng, hoặc quá khó khăn để quyết định: 

Hai bên liên quan cần gặp mặt trực tiếp đàm phán chi tiết sự việc và mong muốn đối phương hiểu rõ sự tình. 

3.3. Trường hợp cấp bách: 

EMAIL sẽ không kết nối trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận, có nhiều trường hợp chúng ta gửi mail nhưng bên nhận không check kịp, hoặc bị trôi đi mất. Nên những việc cấp bách cần giải quyết nhanh sẽ không dùng mail để thông báo, thay vào đó ta sẽ liên lạc trực tiếp qua điện thoại/ gặp mặt…

>>> Xem thêm: Các trang Web học tiếng Nhật online miễn phí

3.4. Trong trường hợp bản thân đi làm muộn, hoặc có lý do xin nghỉ làm:

Nếu bạn đến muộn hoặc vắng mặt (trong cuộc họp, hội thảo…), viết email xin phép là điều tối kị, hãy gọi điện trực tiếp xin phép cấp trên và nói rõ tình hình của mình.

Nếu lúc đó bạn không thể dùng điện thoại, sau đó hãy viết mail trình bày lý do rồi gọi điện trực tiếp với cấp trên của mình. 

Sách tiếng Nhật 100 chúc các bạn thành công trên con đường Nhật ngữ!

🎁 CÁCH HỌC TIẾNG NHẬT "KHÔNG PHẢI AI CŨNG BIẾT" 

🎁 TÀI LIỆU TIẾNG NHẬT FREE

>>> Huỷ JLPT tháng 7 trên toàn thế giới ?! Các bạn học Nhật ngữ nên làm gì?

>>> Những phương pháp học KAIWA tiếng Nhật cần phải biết

>>> KHI MUA SÁCH TẠI SÁCH TIẾNG NHẬT 100 <<<

🔶 Thoải mái ĐỔI TRẢ sách trong vòng 7 ngày

🔶 FREE SHIP với đơn hàng từ 379k

🔶 Thanh toán linh hoạt (Ship COD, chuyển khoản...)