Mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật là một trong những biểu mẫu quan trọng nhất mà bất kỳ gia đình nào có con sinh ra tại Nhật Bản đều phải biết. Không chỉ người Nhật bản địa, mà người Việt Nam, người nước ngoài đang sinh sống, học tập và làm việc tại Nhật Bản cũng thường xuyên phải tìm hiểu về mẫu giấy này khi có con, khi kết hôn với người Nhật, khi làm thủ tục cho con vào trường, làm thẻ bảo hiểm y tế, đăng ký My Number, hoặc khi cần xin giấy tờ hộ tịch để làm các thủ tục tại Việt Nam. Tuy nhiên, hệ thống giấy tờ hộ tịch của Nhật Bản hoàn toàn khác với hệ thống giấy khai sinh của Việt Nam, vì vậy rất nhiều người dễ nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ như Shusshin Todoke, Koseki Tohon và Shusshin Shomeisho. Bài viết này sẽ giải thích toàn bộ, chi tiết từng mục trong mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật, cách điền đúng chuẩn năm 2026, hồ sơ cần chuẩn bị, nơi nộp, thời hạn, lệ phí, cũng như cung cấp mẫu tham khảo song ngữ Việt – Nhật để bạn có thể dễ dàng áp dụng trong thực tế mà không bị trả hồ sơ về sửa chữa.
1. Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật Là Gì? Phân Biệt 3 Loại Giấy Tờ Quan Trọng Nhất
Trước khi đi vào mẫu cụ thể, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm giấy khai sinh trong pháp luật Nhật Bản. Nhật Bản không có một tờ giấy duy nhất gọi là Giấy Khai Sinh giống như Việt Nam. Thay vào đó, hệ thống hộ tịch của Nhật được xây dựng dựa trên Koseki, tức là sổ hộ tịch gia đình. Khi một đứa trẻ được sinh ra, cha mẹ phải thực hiện thủ tục khai sinh để đứa trẻ được ghi tên vào sổ hộ tịch của gia đình, từ đó chính thức xác lập quốc tịch Nhật Bản cho trẻ nếu có cha hoặc mẹ là người Nhật, và tạo cơ sở pháp lý cho mọi quyền lợi sau này như y tế, giáo dục, an sinh xã hội.
1.1. Shusshin Todoke – 出生届 – Giấy Báo Sinh / Tờ Khai Sinh
Shusshin Todoke là mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật quan trọng nhất, là tờ khai chính thức mà cha mẹ phải nộp cho cơ quan hành chính địa phương để báo cáo việc sinh con. Đây chính là mẫu giấy mà khi bạn tìm kiếm cụm từ mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật, bạn sẽ thấy xuất hiện nhiều nhất trên các trang web của các cơ quan hành chính Nhật Bản. Mẫu này có kích thước khổ A4 hoặc khổ giấy đặc biệt, được in hai mặt hoặc một mặt, gồm hai phần chính: phần trên là tờ khai sinh do cha mẹ điền, phần dưới là giấy chứng sinh do bác sĩ hoặc nữ hộ sinh xác nhận.
Shusshin Todoke không phải là giấy tờ để bạn giữ lại. Sau khi điền đầy đủ và nộp, cơ quan hành chính sẽ giữ lại bản gốc để lưu vào sổ hộ tịch. Vì vậy, bạn cần phải điền rất cẩn thận, không được tẩy sửa, không được viết sai họ tên của cha mẹ và con, vì mọi thông tin trên tờ khai này sẽ trở thành thông tin chính thức trong Koseki Tohon sau này và rất khó sửa chữa nếu có sai sót.
1.2. Koseki Tohon – 戸籍謄本 – Bản Sao Sổ Hộ Tịch / Giấy Khai Sinh Chính Thức Của Nhật
Koseki Tohon là bản trích xuất từ sổ hộ tịch gia đình, trong đó ghi lại toàn bộ quá trình biến động của gia đình như kết hôn, sinh con, chuyển hộ khẩu, ly hôn, mất. Khi con bạn được ghi vào Koseki, Koseki Tohon sẽ có dòng ghi tên con, ngày tháng năm sinh, giới tính, và tên cha mẹ. Tại Nhật Bản, Koseki Tohon thường được sử dụng thay cho giấy khai sinh khi làm các thủ tục hành chính, vì nó là giấy tờ chứng minh thân phận và quan hệ gia đình một cách đầy đủ nhất.
Nếu bạn hỏi mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật để xin việc, cho con nhập học, làm hộ chiếu Nhật Bản cho con, hay làm thủ tục lãnh sự tại Việt Nam, rất có thể cơ quan yêu cầu không phải là Shusshin Todoke mà là Koseki Tohon. Vì Shusshin Todoke chỉ nộp một lần duy nhất trong vòng 14 ngày sau sinh, còn Koseki Tohon là giấy tờ có thể xin lại bất cứ lúc nào tại Tòa thị chính.
1.3. Shusshin Shomeisho – 出生証明書 – Giấy Chứng Sinh Do Bệnh Viện Cấp
Shusshin Shomeisho là giấy chứng sinh do bệnh viện nơi mẹ sinh con cấp. Đây không phải là giấy khai sinh chính thức, mà là bằng chứng y tế xác nhận đứa trẻ đã được sinh ra tại bệnh viện đó, vào thời gian nào, bởi bác sĩ nào. Giấy này là một phần nằm ở nửa dưới của tờ Shusshin Todoke. Bác sĩ sẽ điền và đóng dấu vào phần này, sau đó cha mẹ sẽ nộp cùng với phần khai sinh lên Tòa thị chính. Nếu bạn làm mất giấy chứng sinh của bệnh viện, bạn cần quay lại bệnh viện để xin cấp lại, vì Tòa thị chính sẽ không chấp nhận hồ sơ thiếu xác nhận của cơ sở y tế.
Như vậy, khi nói đến mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật, chúng ta đang nói đến một hệ thống gồm ba loại giấy tờ liên kết chặt chẽ với nhau. Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ, tránh mất thời gian đi lại nhiều lần, đặc biệt trong giai đoạn vừa sinh con, mẹ và bé đều cần thời gian để hồi phục sức khỏe.
2. Ai Cần Dùng Mẫu Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật Trong Năm 2026?
Trong năm 2026, nhu cầu sử dụng mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật ngày càng tăng do số lượng gia đình quốc tế, gia đình có vợ hoặc chồng là người Việt Nam, người Philippines, người Trung Quốc, người Hàn Quốc sinh sống tại Nhật Bản ngày càng nhiều. Cụ thể, các đối tượng cần tìm hiểu và sử dụng mẫu giấy này bao gồm:
Thứ nhất, là cha mẹ người Nhật có con sinh tại Nhật Bản. Đây là trường hợp bắt buộc phải nộp Shusshin Todoke trong vòng 14 ngày để con được ghi vào Koseki.
Có thể bạn quan tâm: Mẫu Email Bằng Tiếng Nhật Chuẩn Keigo: Tổng Hợp 20+ Mẫu Viết Cho Mọi Tình Huống Công Việc, Học Tập Và Giao Tiếp
Thứ hai, là gia đình có một cha hoặc mẹ là người Nhật và một cha hoặc mẹ là người nước ngoài, ví dụ mẹ người Việt Nam và cha người Nhật, hoặc ngược lại. Trong trường hợp này, đứa trẻ có quyền lựa chọn quốc tịch Nhật Bản hoặc quốc tịch của cha mẹ còn lại, và việc khai sinh vào Koseki của người Nhật là rất quan trọng để xác lập quốc tịch Nhật cho trẻ. Mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật sẽ là bước đầu tiên để thực hiện quyền này.
Thứ ba, là cha mẹ đều là người Việt Nam sinh sống tại Nhật Bản và sinh con tại Nhật Bản. Trong trường hợp này, đứa trẻ không có Koseki Nhật Bản vì cha mẹ không phải là người Nhật. Tuy nhiên, cha mẹ vẫn cần giấy chứng sinh của bệnh viện Nhật Bản để làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con tại Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản, hoặc tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha mẹ có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam. Nhiều gia đình vẫn tìm mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật để dịch thuật giấy chứng sinh của bệnh viện, hoặc để nộp cho trường mầm non, trường tiểu học, bệnh viện tại Nhật.
Thứ tư, là người Việt Nam cần dịch thuật giấy khai sinh tiếng Việt sang tiếng Nhật để nộp cho cơ quan Nhật Bản. Ví dụ, khi người Việt Nam kết hôn với người Nhật, khi xin visa gia đình, khi bảo lãnh người thân, khi làm thủ tục cho con học tại Nhật, cơ quan Nhật Bản sẽ yêu cầu nộp giấy khai sinh đã được dịch sang tiếng Nhật và công chứng. Trong trường hợp này, bạn cần mẫu dịch giấy khai sinh tiếng Nhật chuẩn, đúng thuật ngữ hộ tịch.
Thứ năm, là người nước ngoài sinh con tại Việt Nam nhưng cần giấy tờ tiếng Nhật để làm thủ tục tại Nhật, hoặc người Nhật sinh con tại nước ngoài cần báo cáo khai sinh cho Đại sứ quán Nhật Bản. Dù ở đâu, mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật vẫn giữ nguyên cấu trúc và cách điền cơ bản.
3. Mẫu Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật Chuẩn Năm 2026: Mô Tả Chi Tiết Từng Mục
Mẫu Shusshin Todoke chuẩn của Nhật Bản năm 2026 có cấu trúc tương đối cố định trên toàn quốc, dù mỗi Tòa thị chính có thể in phiên bản hơi khác nhau về màu sắc, logo, nhưng nội dung các mục cần điền là giống nhau. Dưới đây là mô tả chi tiết từng mục từ trên xuống dưới để bạn dễ dàng đối chiếu khi cầm tờ giấy trên tay.
Phần đầu tiên của mẫu là tiêu đề 出生届, bên dưới có dòng ghi 届出人記入用, nghĩa là dành cho người báo sinh ghi. Tiếp theo là phần ghi ngày nộp hồ sơ. Bạn cần ghi ngày, tháng, năm nộp theo lịch Nhật Bản, có thể ghi theo năm Lệnh hiệu hiện tại là Lệnh Hòa Reiwa. Năm 2026 tương ứng với năm thứ 8 của Lệnh Hòa, tức là 令和8年. Bạn có thể ghi theo Tây lịch 2026 hoặc theo niên hiệu Reiwa 8, cả hai đều được chấp nhận, nhưng phải ghi rõ ràng và nhất quán.
Mục đầu tiên quan trọng nhất là 子の氏名, tức là họ và tên của đứa trẻ. Bạn cần ghi họ trước, tên sau, theo thứ tự của Nhật Bản. Họ của trẻ thường là họ của cha hoặc mẹ người Nhật. Nếu cha mẹ là người Việt Nam, họ của trẻ sẽ được ghi theo phiên âm katakana hoặc romaji theo quy định của cơ quan tiếp nhận. Bên cạnh họ tên bằng chữ Kanji hoặc Hiragana, bạn cũng cần ghi furigana, tức là cách đọc, bằng chữ Hiragana nhỏ phía trên. Ví dụ, họ Nguyễn có thể đọc là グエン, tên An có thể đọc là アン. Việc ghi furigana phải chính xác, vì đây là cơ sở để tạo My Number và các giấy tờ sau này.
Tiếp theo là mục 出生年月日, tức là ngày tháng năm sinh của trẻ. Bạn cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm sinh. Lưu ý ghi đúng ngày sinh thực tế theo giấy chứng sinh của bệnh viện, không được ghi sai lệch. Tiếp theo là mục 男女, bạn đánh dấu vào ô Nam hoặc Nữ. Tiếp theo là mục 出生地, tức là nơi sinh, ghi tên tỉnh, thành phố, bệnh viện nơi sinh. Ví dụ, bạn ghi 東京都新宿区, Bệnh viện… Bạn cần ghi chính xác địa chỉ nơi sinh để khớp với giấy chứng sinh.
Tiếp theo là mục 本籍, tức là quê quán hộ tịch của cha mẹ, ghi địa chỉ bản tịch của gia đình. Nếu gia đình đã chuyển đến nơi ở hiện tại, bản tịch vẫn là địa chỉ gốc ghi trong Koseki. Nếu bạn không rõ bản tịch, bạn có thể ghi địa chỉ hiện tại hoặc hỏi Tòa thị chính nơi bạn đăng ký cư trú. Mục này rất quan trọng đối với người Nhật, vì Koseki được lưu theo bản tịch.
Tiếp theo là mục 住所, tức là địa chỉ cư trú hiện tại của cha mẹ. Bạn ghi đầy đủ số nhà, tên tòa nhà, mã bưu điện, số điện thoại liên lạc. Tòa thị chính sẽ sử dụng địa chỉ này để gửi thư, thông báo về các chế độ hỗ trợ nuôi con, tiêm chủng, kiểm tra sức khỏe cho trẻ.
Tiếp theo là phần thông tin về cha và mẹ. Mẫu sẽ có hai cột riêng biệt cho 父 và 母. Mỗi cột gồm các mục: 氏名 là họ tên đầy đủ của cha và mẹ, 生年月日 là ngày tháng năm sinh của cha mẹ, 本籍 là bản tịch của cha mẹ, 職業 là nghề nghiệp, và 国籍 là quốc tịch. Đối với cha mẹ là người Việt Nam, mục quốc tịch sẽ ghi ベトナム, tức là Việt Nam. Mục nghề nghiệp có thể ghi là 会社員, アルバイト, 主婦, 学生 tùy theo tình trạng thực tế. Việc ghi nghề nghiệp không bắt buộc phải quá chi tiết, nhưng cần ghi rõ ràng để cơ quan thống kê.
Sau phần thông tin cha mẹ là mục 届出人, tức là người đi nộp hồ sơ. Người này thường là cha hoặc mẹ, hoặc người được ủy quyền. Bạn cần ghi họ tên, địa chỉ, số điện thoại, và mối quan hệ với đứa trẻ, ví dụ 父, 母. Người nộp cần ký tên và đóng dấu cá nhân, tức là 印章, vào ô quy định. Dấu cá nhân này có thể là con dấu khắc tên bằng tiếng Nhật, hoặc chữ ký viết tay tùy theo quy định của từng địa phương. Trong năm 2026, nhiều Tòa thị chính đã cho phép sử dụng chữ ký thay cho con dấu trong một số trường hợp, nhưng để an toàn, bạn nên mang theo con dấu cá nhân khi đi nộp.
Cuối cùng là phần nửa dưới của tờ giấy là 出生証明書, giấy chứng sinh. Phần này do bác sĩ hoặc nữ hộ sinh điền, gồm các mục: đứa trẻ sinh lúc mấy giờ, ngày tháng năm sinh, giới tính, cân nặng, chiều cao, tình trạng sức khỏe của mẹ và bé, tên bệnh viện, tên bác sĩ, và đóng dấu của bệnh viện. Cha mẹ không được tự điền phần này. Bạn cần mang tờ giấy này đến bệnh viện để bác sĩ xác nhận trước khi nộp lên Tòa thị chính. Đây là bước mà nhiều người Việt Nam mới sinh con tại Nhật lần đầu thường quên, dẫn đến phải quay lại bệnh viện xin xác nhận, làm chậm thời gian nộp hồ sơ.
4. Hướng Dẫn Cách Điền Mẫu Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật Từng Bước Chuẩn Xác
Có thể bạn quan tâm: Mẫu Dịch Thuật Sổ Hộ Khẩu Tiếng Nhật Chuẩn Song Ngữ Việt – Nhật Và Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất
Để điền mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật một cách chuẩn xác, bạn nên thực hiện theo trình tự sau đây. Đầu tiên, hãy chuẩn bị mẫu giấy tại Tòa thị chính nơi bạn cư trú, hoặc tải mẫu từ trang web chính thức của thành phố, quận nơi bạn ở. Trong năm 2026, hầu hết các thành phố lớn như Tokyo, Osaka, Nagoya, Fukuoka đều có mẫu PDF để tải về và in ra. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng mẫu tải từ mạng phải là mẫu chính thức của cơ quan hành chính, không nên sử dụng mẫu tự chế hoặc mẫu tải từ các trang web không rõ nguồn gốc, vì có thể sai cấu trúc và bị từ chối.
Thứ hai, hãy điền thông tin bằng bút mực đen, chữ viết rõ ràng, không tẩy sửa. Nếu viết sai, bạn nên xin tờ mẫu mới và điền lại từ đầu. Đối với các mục có ô vuông, bạn đánh dấu X hoặc tích vào ô tương ứng. Đối với họ tên của con, hãy viết bằng chữ Kanji nếu gia đình là người Nhật, hoặc bằng chữ Hiragana và Katakana nếu là gia đình quốc tế. Hãy chắc chắn rằng cách viết họ tên của con phải thống nhất với họ tên của cha mẹ, vì họ của con phải trùng với họ trong Koseki của cha mẹ người Nhật.
Thứ ba, hãy điền ngày tháng năm sinh của con theo đúng giấy chứng sinh của bệnh viện. Đừng quên ghi cả giờ sinh nếu mẫu yêu cầu. Đối với ngày nộp hồ sơ, hãy ghi ngày bạn thực tế đi nộp, không ghi ngày sinh. Tòa thị chính sẽ tính thời hạn 14 ngày từ ngày sinh đến ngày nộp, vì vậy ngày nộp phải nằm trong khoảng thời gian quy định.
Thứ tư, hãy điền đầy đủ thông tin cha mẹ, bao gồm cả quốc tịch và nghề nghiệp. Đối với cha mẹ là người Việt Nam, bạn cần ghi quốc tịch là ベトナム, và ghi họ tên bằng romaji hoặc katakana theo hộ chiếu. Hãy đảm bảo họ tên của cha mẹ trên mẫu khai sinh phải trùng với họ tên trên thẻ cư trú, hộ chiếu, và các giấy tờ khác. Nếu có sự khác biệt về cách viết, ví dụ Nguyễn Văn A trên hộ chiếu nhưng trên giấy khai sinh ghi Nguyen Van A không dấu, bạn cần ghi chú rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
Thứ năm, sau khi điền xong phần của cha mẹ, hãy mang mẫu đến bệnh viện để bác sĩ điền và đóng dấu phần giấy chứng sinh. Bạn nên đến bệnh viện trong vòng vài ngày sau sinh, khi mẹ và bé vẫn còn ở bệnh viện hoặc vừa xuất viện, để bác sĩ dễ dàng xác nhận. Một số bệnh viện sẽ tự điền sẵn phần giấy chứng sinh và đưa cho bạn khi xuất viện, bạn chỉ cần kiểm tra lại thông tin và mang đi nộp.
Thứ sáu, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lần nữa trước khi nộp. Hãy đối chiếu họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh, thông tin cha mẹ, chữ ký và con dấu. Nếu có bất kỳ thông tin nào không rõ ràng, hãy hỏi nhân viên Tòa thị chính hoặc nhân viên bệnh viện để được hướng dẫn sửa chữa đúng cách, tránh việc phải quay lại nhiều lần.
5. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Nộp Mẫu Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật
Ngoài mẫu Shusshin Todoke đã điền đầy đủ và có xác nhận của bệnh viện, bạn cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ khác tùy theo trường hợp cụ thể của gia đình. Đối với gia đình người Nhật, hồ sơ cơ bản bao gồm mẫu khai sinh, giấy chứng sinh của bệnh viện, sổ tay mẹ và con, tức là 母子手帳, thẻ bảo hiểm y tế của mẹ, và con dấu cá nhân của người nộp. Sổ tay mẹ và con là cuốn sổ rất quan trọng tại Nhật, ghi lại toàn bộ quá trình khám thai, sinh nở và chăm sóc sức khỏe của bé sau này, vì vậy bạn cần mang theo khi đi nộp khai sinh để nhân viên ghi nhận.
Đối với gia đình có một người Nhật và một người Việt Nam, bạn cần chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh quốc tịch của người nước ngoài, như hộ chiếu, thẻ cư trú, và giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân, như giấy chứng nhận kết hôn đã được dịch sang tiếng Nhật. Nếu hai người chưa đăng ký kết hôn tại Nhật Bản, bạn cần phải đăng ký kết hôn trước hoặc đồng thời với khai sinh, vì con chỉ được ghi vào Koseki của người Nhật khi cha mẹ đã kết hôn hợp pháp. Đây là điểm rất quan trọng mà nhiều gia đình quốc tế thường gặp khó khăn.
Đối với gia đình đều là người Việt Nam, bạn cần chuẩn bị hộ chiếu của cha mẹ, thẻ cư trú, giấy chứng sinh của bệnh viện đã được dịch sang tiếng Việt, và các giấy tờ để đăng ký khai sinh cho con tại Lãnh sự quán Việt Nam. Lãnh sự quán sẽ yêu cầu bạn nộp giấy chứng sinh của bệnh viện Nhật Bản, hộ chiếu của cha mẹ, và điền mẫu đăng ký khai sinh theo quy định của Việt Nam. Sau khi Lãnh sự quán cấp giấy khai sinh tiếng Việt cho con, bạn có thể sử dụng giấy này cho các thủ tục tại Nhật và tại Việt Nam.
Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị bản sao của các giấy tờ trên để lưu giữ, và mang theo tiền mặt để nộp lệ phí nếu có. Trong năm 2026, việc nộp hồ sơ khai sinh tại Tòa thị chính Nhật Bản là miễn phí, nhưng việc xin Koseki Tohon sau này sẽ mất lệ phí. Bạn nên chuẩn bị khoảng 500 yên cho mỗi bản Koseki Tohon cần xin.
6. Nơi Nộp, Thời Hạn 14 Ngày, Lệ Phí Và Thời Gian Xử Lý Năm 2026
Nơi nộp mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật là Tòa thị chính, Văn phòng quận, Văn phòng thị trấn, Văn phòng làng nơi cha mẹ có đăng ký cư trú, hoặc nơi sinh con. Bạn có thể nộp tại bất kỳ cơ quan hành chính nào trong các cơ quan trên, không nhất thiết phải là nơi bạn cư trú, nhưng để thuận tiện, bạn nên nộp tại nơi gần nhất. Trong năm 2026, nhiều thành phố đã triển khai dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến, cho phép người dân tải mẫu, điền và gửi qua mạng, hoặc đặt lịch hẹn trước để tránh chờ đợi lâu. Tuy nhiên, đối với phần giấy chứng sinh có đóng dấu của bệnh viện, bạn vẫn cần nộp bản giấy gốc, vì vậy việc nộp trực tiếp vẫn là phổ biến nhất.
Thời hạn nộp là trong vòng 14 ngày kể từ ngày sinh con, không tính ngày sinh. Đây là thời hạn bắt buộc theo luật hộ tịch Nhật Bản. Nếu bạn nộp muộn, bạn có thể bị phạt quá hạn, tức là 過料, với mức phạt lên đến 50.000 yên tùy theo mức độ chậm trễ. Ngoài ra, việc nộp muộn còn ảnh hưởng đến việc con bạn được cấp thẻ bảo hiểm y tế, được hưởng trợ cấp nuôi con, và được ghi vào sổ hộ tịch đúng thời điểm. Vì vậy, bạn nên cố gắng nộp trong vòng 14 ngày, tốt nhất là trong vòng 7 đến 10 ngày sau sinh, khi mẹ và bé đã ổn định sức khỏe.
Lệ phí nộp khai sinh là miễn phí. Sau khi nộp, nhân viên sẽ kiểm tra hồ sơ và ghi nhận vào hệ thống. Thời gian xử lý thường là từ 3 đến 7 ngày làm việc, tùy theo thành phố. Sau khi xử lý xong, tên của con bạn sẽ chính thức được ghi vào Koseki. Bạn có thể quay lại Tòa thị chính để xin Koseki Tohon, hoặc nhận thông báo qua đường bưu điện. Trong năm 2026, một số thành phố đã gửi thông báo điện tử qua ứng dụng My Number Portal, giúp người dân theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ một cách thuận tiện.
Có thể bạn quan tâm: Mẫu Dịch Sổ Hộ Khẩu Sang Tiếng Nhật Chuẩn Nhất: Mẫu Song Ngữ, Hướng Dẫn Dịch Công Chứng Và Những Lưu Ý Quan Trọng
Sau khi khai sinh xong, bạn cần làm thêm các thủ tục liên quan như đăng ký thẻ bảo hiểm y tế cho con, đăng ký trợ cấp nuôi con, đăng ký khám sức khỏe định kỳ, và đăng ký My Number cho trẻ. Những thủ tục này thường có thể làm cùng lúc với khai sinh tại cùng một quầy tiếp nhận ở Tòa thị chính, vì vậy bạn nên hỏi nhân viên để được hướng dẫn làm tất cả trong một lần để tiết kiệm thời gian.
7. Sau Khi Nộp: Cách Xin Koseki Tohon Và Shusshin Shomeisho
Sau khi nộp Shusshin Todoke và được chấp nhận, bước tiếp theo là xin Koseki Tohon để có bản sao sổ hộ tịch ghi tên con. Koseki Tohon là giấy tờ bạn sẽ cần sử dụng nhiều nhất trong tương lai, vì vậy bạn nên xin ít nhất 2 đến 3 bản để lưu giữ và sử dụng cho các thủ tục khác nhau. Cách xin Koseki Tohon rất đơn giản: bạn đến Tòa thị chính nơi lưu giữ Koseki của gia đình, điền đơn xin cấp bản sao hộ tịch, nộp lệ phí khoảng 450 yên mỗi bản, và chờ khoảng 10 đến 20 phút để nhận giấy. Trong năm 2026, bạn cũng có thể xin Koseki Tohon qua bưu điện hoặc qua cổng thông tin trực tuyến nếu thành phố của bạn hỗ trợ dịch vụ này, nhưng bạn cần có tài khoản My Number và thẻ đọc IC để xác thực danh tính.
Koseki Tohon sẽ ghi rõ họ tên của con, ngày tháng năm sinh, giới tính, tên cha mẹ, và ngày khai sinh. Đây là giấy tờ chính thức nhất để chứng minh con bạn đã được sinh ra và có quốc tịch Nhật Bản nếu có cha mẹ là người Nhật. Khi bạn cần dịch Koseki Tohon sang tiếng Việt để nộp cho cơ quan Việt Nam, bạn cần tìm đơn vị dịch thuật công chứng để dịch chính xác các thuật ngữ hộ tịch, và có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự tùy theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Đối với Shusshin Shomeisho, sau khi nộp khai sinh, bệnh viện sẽ giữ lại bản gốc đã đóng dấu, Tòa thị chính sẽ lưu bản này cùng với tờ khai sinh. Nếu bạn cần xin lại giấy chứng sinh để làm thủ tục tại Việt Nam, bạn cần liên hệ với bệnh viện nơi sinh để xin cấp lại bản sao. Bệnh viện có thể yêu cầu bạn điền đơn xin cấp lại và nộp lệ phí nhỏ. Vì vậy, trước khi nộp khai sinh, bạn nên photo lại giấy chứng sinh để lưu giữ làm bằng chứng.
8. Mẫu Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật Cho Trường Hợp Cha Mẹ Là Người Việt Nam
Đây là trường hợp đặc biệt mà nhiều người Việt Nam tại Nhật Bản quan tâm nhất. Khi cả hai cha mẹ đều là người Việt Nam và sinh con tại Nhật Bản, đứa trẻ không có Koseki Nhật Bản, vì Koseki chỉ dành cho người Nhật. Thay vào đó, đứa trẻ là công dân Việt Nam theo nguyên tắc huyết thống, tức là con của người Việt Nam thì có quốc tịch Việt Nam. Cha mẹ cần phải đăng ký khai sinh cho con tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, cụ thể là Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản, hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha mẹ có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
Để làm thủ tục này, bạn cần chuẩn bị mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật, cụ thể là giấy chứng sinh của bệnh viện Nhật Bản, đã được dịch sang tiếng Việt. Lãnh sự quán sẽ yêu cầu bạn nộp giấy chứng sinh gốc, hộ chiếu của cha mẹ, thẻ cư trú tại Nhật, và điền mẫu đăng ký khai sinh theo mẫu của Bộ Tư pháp Việt Nam. Sau khi Lãnh sự quán phê duyệt, bạn sẽ nhận được giấy khai sinh tiếng Việt cho con, trong đó ghi rõ nơi sinh là Nhật Bản, và các thông tin khác. Giấy khai sinh này sẽ là giấy tờ chính thức để bạn làm hộ chiếu Việt Nam cho con, đăng ký hộ khẩu tại Việt Nam, và làm các thủ tục khác.
Trong trường hợp gia đình có một người Nhật và một người Việt Nam, đứa trẻ có thể có hai quốc tịch trong thời gian đầu, nhưng theo luật Nhật Bản, trẻ có quốc tịch kép phải lựa chọn một quốc tịch trước khi đủ 22 tuổi. Việc khai sinh vào Koseki của người Nhật là bước đầu tiên để xác lập quốc tịch Nhật cho trẻ. Đồng thời, cha mẹ người Việt Nam cũng có thể đăng ký khai sinh cho con tại Lãnh sự quán Việt Nam để con có giấy khai sinh Việt Nam. Trong trường hợp này, bạn sẽ có hai giấy khai sinh, một của Nhật và một của Việt Nam, cho cùng một đứa trẻ. Đây là điều hoàn toàn hợp pháp và phổ biến trong các gia đình quốc tế.
9. Mẫu Dịch Thuật Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật Sang Tiếng Việt Và Ngược Lại
Việc dịch thuật giấy khai sinh tiếng Nhật sang tiếng Việt là nhu cầu rất lớn đối với người Việt Nam tại Nhật Bản. Dưới đây là mẫu dịch chuẩn để bạn tham khảo. Lưu ý rằng bản dịch này chỉ mang tính tham khảo, khi nộp cho cơ quan chính thức, bạn cần sử dụng dịch vụ dịch thuật công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
Mẫu dịch từ tiếng Nhật sang tiếng Việt:
GIẤY CHỨNG SINH
Tên bệnh viện: Bệnh viện…
Ngày sinh: Ngày… tháng… năm… (Năm thứ 8 Lệnh Hòa)
Giờ sinh: … giờ … phút
Giới tính: Nam / Nữ
Cân nặng khi sinh: … gram
Chiều cao khi sinh: … cm
Tình trạng sức khỏe: Khỏe mạnh
Tên bác sĩ xác nhận: …
Đóng dấu bệnh viện
Mẫu dịch từ Koseki Tohon sang tiếng Việt:
BẢN SAO SỔ HỘ TỊCH
Số hộ tịch: …
Họ và tên chủ hộ: …
Ngày tháng năm sinh: …
Quan hệ với chủ hộ: Con
Ngày khai sinh: Ngày… tháng… năm…
Nơi sinh: …
Cha: Họ tên…, Ngày sinh…
Mẹ: Họ tên…, Ngày sinh…
Ngày cấp bản sao: Ngày… tháng… năm 2026
Cơ quan cấp: Tòa thị chính…
Mẫu dịch từ tiếng Việt sang tiếng Nhật:
GIẤY KHAI SINH
Họ và tên trẻ: …
Ngày tháng năm sinh: …
Giới tính: Nam / Nữ
Nơi sinh: …
Họ và tên cha: …
Ngày tháng năm sinh của cha: …
Quốc tịch của cha: Việt Nam
Họ và tên mẹ: …
Ngày tháng năm sinh của mẹ: …
Quốc tịch của mẹ: Việt Nam
Số giấy khai sinh: …
Ngày cấp: …
Cơ quan cấp: Ủy ban nhân dân…
Khi dịch, bạn cần chú ý đến cách dịch các thuật ngữ hộ tịch Nhật Bản sang tiếng Việt một cách chính xác. Ví dụ, 出生届 được dịch là Giấy báo sinh hoặc Tờ khai sinh, 戸籍謄本 được dịch là Bản sao sổ hộ tịch, 出生証明書 được dịch là Giấy chứng sinh, 本籍 được dịch là Quê quán hộ tịch, 届出人 được dịch là Người báo sinh, 印章 được dịch là Con dấu cá nhân, 過料 được dịch là Phạt quá hạn. Việc dịch sai thuật ngữ có thể khiến cơ quan tiếp nhận yêu cầu dịch lại, làm chậm tiến độ xử lý hồ sơ của bạn.
Có thể bạn quan tâm: Mẫu Dịch Bằng Tốt Nghiệp Đại Học Tiếng Nhật Chuẩn 2026: Bản Dịch Chi Tiết Từng Dòng Kèm Giải Thích
10. Mẫu Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật Dạng Văn Bản Tham Khảo Để In Và Điền Tay
Dưới đây là mẫu văn bản tham khảo mô phỏng nội dung của tờ Shusshin Todoke để bạn có thể in ra và điền tay khi không có mẫu gốc, hoặc để bạn kiểm tra thông tin trước khi điền vào mẫu chính thức. Mẫu này chỉ mang tính tham khảo, khi nộp chính thức bạn vẫn cần sử dụng mẫu do Tòa thị chính cấp.
出生届
届出年月日: 令和8年…月…日
届出人氏名: …
届出人住所: …
届出人電話番号: …
子の氏名: … (ふりがな: …)
子の出生年月日: 令和8年…月…日…時…分
子の性別: 男 / 女
子の出生地: …県…市…病院
子の本籍: …
父の氏名: …
父の生年月日: …
父の本籍: …
父の職業: …
父の国籍: …
母の氏名: …
母の生年月日: …
母の本籍: …
母の職業: …
母の国籍: …
届出人: 父 / 母
届出人署名: …
届出人印章: …
出生証明書 (Do bác sĩ điền)
出生日時: …
出生児の性別: 男 / 女
出生児の体重: …g
医師名: …
病院名: …
病院印章: …
Khi điền mẫu này, hãy đảm bảo mọi thông tin đều khớp với giấy tờ gốc của cha mẹ và giấy chứng sinh của bệnh viện. Nếu có bất kỳ thông tin nào bạn không chắc chắn, hãy để trống và hỏi nhân viên Tòa thị chính để được hướng dẫn, thay vì tự điền sai thông tin.
11. Những Lỗi Sai Phổ Biến Khiến Hồ Sơ Bị Trả Về Và Cách Khắc Phục
Trong quá trình nộp mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật, có một số lỗi sai phổ biến mà người Việt Nam và người nước ngoài thường mắc phải, khiến hồ sơ bị trả về và phải nộp lại, làm chậm thời gian xử lý. Lỗi đầu tiên là điền sai họ tên của con, ví dụ họ của con không trùng với họ của cha mẹ người Nhật, hoặc viết họ tên con bằng chữ Kanji sai, hoặc quên ghi furigana. Cách khắc phục là hãy kiểm tra kỹ họ tên của con trước khi điền, và đảm bảo họ của con phải trùng với họ trong Koseki của cha mẹ.
Lỗi thứ hai là quên mang giấy chứng sinh có đóng dấu của bệnh viện, hoặc mang giấy chứng sinh nhưng bác sĩ chưa điền đầy đủ thông tin. Cách khắc phục là hãy đến bệnh viện ngay sau sinh để xin xác nhận, và kiểm tra kỹ xem bác sĩ đã điền đầy đủ giờ sinh, cân nặng, và đóng dấu chưa.
Lỗi thứ ba là nộp hồ sơ quá hạn 14 ngày mà không có lý do chính đáng. Cách khắc phục là hãy cố gắng nộp trong thời hạn, nếu vì lý do sức khỏe không thể đi nộp, bạn có thể nhờ người thân hoặc người được ủy quyền đi nộp thay, kèm theo giấy ủy quyền.
Lỗi thứ tư là điền sai ngày tháng năm sinh của cha mẹ, hoặc ghi sai quốc tịch. Cách khắc phục là hãy đối chiếu thông tin với hộ chiếu và thẻ cư trú của cha mẹ trước khi điền.
Lỗi thứ năm là quên ký tên và đóng dấu của người nộp. Cách khắc phục là hãy mang theo con dấu cá nhân và bút khi đi nộp, và kiểm tra lại chữ ký trước khi nộp.
Lỗi thứ sáu là sử dụng mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật không phải mẫu chính thức, ví dụ mẫu tải từ trang web không rõ nguồn gốc, hoặc mẫu tự chế. Cách khắc phục là hãy luôn sử dụng mẫu do Tòa thị chính cấp hoặc tải từ trang web chính thức của thành phố.
12. Lưu Ý Pháp Lý Năm 2026: Số Hóa Hộ Tịch, My Number Và Các Thay Đổi Mới
Năm 2026 là năm mà Nhật Bản tiếp tục đẩy mạnh số hóa trong lĩnh vực hộ tịch và hành chính công. Nhiều thành phố đã triển khai hệ thống Koseki điện tử, cho phép người dân tra cứu và xin bản sao hộ tịch trực tuyến thông qua cổng My Number Portal. Tuy nhiên, việc nộp Shusshin Todoke vẫn chủ yếu thực hiện bằng bản giấy, vì cần có xác nhận đóng dấu của bệnh viện. Trong tương lai gần, Nhật Bản có thể triển khai hoàn toàn việc nộp khai sinh trực tuyến, nhưng trong năm 2026, bạn vẫn nên chuẩn bị bản giấy để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận.
Ngoài ra, sau khi khai sinh, bạn cần đăng ký My Number cho trẻ. My Number là mã số cá nhân 12 chữ số được cấp cho mọi người dân sinh sống tại Nhật Bản, dùng cho các thủ tục thuế, bảo hiểm xã hội, và hành chính. Bạn có thể đăng ký My Number cho con ngay sau khi khai sinh, tại cùng Tòa thị chính nơi bạn nộp khai sinh. Việc có My Number sớm sẽ giúp con bạn được hưởng đầy đủ các chế độ hỗ trợ của nhà nước.
Bạn cũng cần lưu ý đến các chế độ hỗ trợ nuôi con của Nhật Bản năm 2026, như trợ cấp nuôi con, miễn giảm thuế, hỗ trợ chi phí y tế cho trẻ em, và hỗ trợ học phí. Tất cả các chế độ này đều yêu cầu bạn đã hoàn thành thủ tục khai sinh và có Koseki Tohon ghi tên con. Vì vậy, việc nộp mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật đúng thời hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là điều kiện để gia đình bạn được hưởng các quyền lợi an sinh xã hội tại Nhật Bản.
13. Câu Hỏi Thường Gặp Về Mẫu Giấy Khai Sinh Tiếng Nhật
Câu hỏi 1: Mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật có thể tải ở đâu? Bạn có thể đến Tòa thị chính nơi bạn cư trú để nhận mẫu giấy trực tiếp, hoặc tải mẫu PDF từ trang web chính thức của thành phố, quận nơi bạn ở. Hãy tìm kiếm với từ khóa tên thành phố + 出生届 + ダウンロード để tải mẫu chính thức.
Câu hỏi 2: Nếu sinh con tại Việt Nam, có cần mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật không? Nếu bạn sinh con tại Việt Nam và muốn đăng ký khai sinh tại Nhật Bản cho con, bạn cần mang giấy khai sinh tiếng Việt đã được dịch sang tiếng Nhật và hợp pháp hóa lãnh sự để nộp cho cơ quan Nhật Bản. Tuy nhiên, trường hợp này rất hiếm, vì khai sinh tại Nhật Bản chủ yếu dành cho trẻ sinh tại Nhật.
Câu hỏi 3: Mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật có thời hạn bao lâu? Shusshin Todoke phải nộp trong vòng 14 ngày sau sinh. Koseki Tohon không có thời hạn sử dụng, nhưng khi nộp cho cơ quan khác, cơ quan đó có thể yêu cầu bản mới cấp trong vòng 3 tháng gần nhất. Vì vậy, bạn nên xin Koseki Tohon mới khi cần sử dụng.
Câu hỏi 4: Có thể nộp mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật thay cho người khác không? Có, bạn có thể nhờ người khác nộp thay, nhưng người nộp thay cần mang theo giấy ủy quyền, con dấu của người ủy quyền, và giấy tờ tùy thân của người nộp thay. Tốt nhất là cha hoặc mẹ trực tiếp đi nộp để tránh sai sót.
Câu hỏi 5: Nếu điền sai thông tin trên mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật thì sao? Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp, bạn cần đến Tòa thị chính để xin sửa chữa thông tin trong Koseki. Việc sửa chữa có thể phức tạp và mất thời gian, vì vậy bạn cần điền thật cẩn thận ngay từ đầu.
Câu hỏi 6: Chi phí tổng cộng để làm giấy khai sinh tiếng Nhật là bao nhiêu? Nộp khai sinh là miễn phí. Xin Koseki Tohon mất khoảng 450 yên mỗi bản. Dịch thuật và công chứng giấy tờ có thể mất từ 2.000 đến 5.000 yên tùy theo đơn vị dịch thuật và số lượng trang. Tổng chi phí cho một lần làm giấy khai sinh đầy đủ thường dao động từ 5.000 đến 15.000 yên nếu tính cả dịch thuật.
Kết Luận
Mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật là một biểu mẫu tưởng chừng đơn giản nhưng lại chứa đựng nhiều thông tin pháp lý quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với tương lai của đứa trẻ. Việc hiểu rõ cấu trúc mẫu, cách điền, nơi nộp, thời hạn và các giấy tờ liên quan sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục khai sinh một cách nhanh chóng, chính xác và không bị trả hồ sơ về sửa chữa. Đặc biệt đối với người Việt Nam sinh sống tại Nhật Bản, việc nắm vững kiến thức về Shusshin Todoke, Koseki Tohon và Shusshin Shomeisho sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc làm các thủ tục cho con, từ khai sinh, đăng ký bảo hiểm y tế, đến xin hộ chiếu và các chế độ hỗ trợ nuôi con.
Hy vọng bài viết chi tiết về mẫu giấy khai sinh tiếng Nhật năm 2026 này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin cần thiết, từ mẫu tham khảo, cách điền, đến các lưu ý pháp lý và câu hỏi thường gặp. Nếu bạn còn thắc mắc, hãy đến trực tiếp Tòa thị chính nơi bạn cư trú để được nhân viên tư vấn cụ thể, hoặc liên hệ với Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để được hỗ trợ về thủ tục khai sinh cho con của người Việt Nam. Chúc bạn và gia đình luôn khỏe mạnh, và chúc bé yêu có một khởi đầu thuận lợi tại Nhật Bản.