Khi làm việc tại môi trường Nhật Bản hoặc các công ty Nhật tại Việt Nam, việc nắm vững cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Nhật (休暇願 – Kyūka negai / 有給休暇申請書 – Yūkyū kyūka shinseisho) là kỹ năng “sống còn” quyết định đến sự chuyên nghiệp và mối quan hệ với cấp trên. Khác với văn phong Việt Nam thường mang tính kể lể, xin xỏ, văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản đề cao tính trách nhiệm (責任 – Sekinin), thông báo sớm (事前連絡 – Jizen renraku) và đảm bảo công việc không bị gián đoạn (引き継ぎ – Hikitsugi).
Cập nhật năm 2026, với xu hướng làm việc lai (hybrid), hệ thống HR số (như SmartHR, King of Time, Jobcan) phổ biến, quy trình nộp đơn đã chuyển dịch từ “in giấy, ký tên, đập ấn” sang “duyệt trên ứng dụng/email”. Tuy nhiên, nội dung văn bản, ngữ pháp Keigo (kính ngữ) và cấu trúc logic vẫn là cốt lõi để được duyệt nhanh và giữ điểm uy tín.
Bài viết này tổng hợp toàn bộ kiến thức từ A-Z: cấu trúc chuẩn, từ vựng chuyên ngành, ngữ pháp Keigo cấp cao, 10+ mẫu đơn thực chiến cho mọi tình huống (ốm, việc riêng, tang lễ, thai sản, nghỉ bù, nghỉ dài ngày…), checklist trước khi gửi, và các lỗi thường gặp năm 2026 cần tránh.
Phần 1: Nắm Vững “Cốt Lõi” Văn Hóa Nghỉ Phép Ở Nhật Bản Trước Khi Viết
Trước khi chạm vào mẫu câu, bạn phải hiểu “tâm lý” người duyệt (thường là Trưởng bộ phận – 課長 Kachō hoặc Trưởng phòng – 部長 Buchō). Năm 2026, dù công nghệ hỗ trợ duyệt nhanh, nhưng tiêu chí đánh giá đơn xin nghỉ không thay đổi:
1. Nguyên tắc “Hō-Ren-Sō” (報連相) – Báo – Liên – Thảo
Đơn xin nghỉ phép KHÔNG là lần đầu tiên sếp biết bạn vắng mặt.
Báo (報告 – Hōkoku): Nói trực tiếp/Slack/Teams với sếp trước khi nộp đơn hệ thống.
Liên (連絡 – Renraku): Thông báo cho đồng nghiệp, đối tác liên quan.
Thảo (相談 – Sōdan): Thảo luận phương án xử lý việc dang dở (Hikitsugi).
2. Phân biệt rõ 3 loại nghỉ phổ biến
有給休暇 (Yūkyū Kyūka) – Nghỉ có lương (Nghỉ phép năm): Quyền của người lao động. Không cần lý do chi tiết (viết “一身上の都合により” – Do sự việc cá nhân là đủ). Lưu ý 2026: Luật bắt buộc dùng 5 ngày/năm đối với người có 10 ngày nghỉ trở lên được thi hành chặt chẽ hơn.
欠勤 (Kekkin) – Vắng mặt không phép/Nghỉ không lương: Dùng khi hết ngày phép, hoặc nghỉ đột xuất không báo trước. Ảnh hưởng lớn đến thưởng (賞与 – Shōyo) và đánh giá nhân sự (人事考課 – Jinji kōka).
3. Quy tắc “Sớm nhất có thể” (できるだけ早く – Dekiru dake hayaku)
Nghỉ ốm đột xuất: Liên lạc trước giờ vào làm (ví dụ 8:00 – 8:30).
Nghỉ có kế hoạch (du lịch, việc riêng): Nộp đơn ít nhất 1-2 tuần trước (càng sớm càng tốt, lý tưởng là 1 tháng).
Nghỉ dài (từ 3 ngày trở lên): Cần bàn giao việc (引き継ぎ書 – Hikitsugisho) kèm theo đơn.
Phần 2: Cấu Trúc Chuẩn Của Một Đơn Xin Nghị Phép Tiếng Nhật (Giấy / Email / Hệ Thống)
Dù nộp giấy, gửi email hay nhập trên SmartHR/Jobcan, các trường bắt buộc sau đây không thể thiếu:
Trường (Tiếng Nhật)
Đọc (Romaji)
Ý nghĩa
Ghi chú năm 2026
件名
Kenmei
Tiêu đề
Rõ ràng: 【有給休暇申請】氏名・期間
宛先
Ate-saki
Người nhận
部長 殿 / 課長 殿 (Dùng “Dono” cho cấp trên trong văn bản hành chính)
差出人
Sashidashinin
Người gửi
Bộ phận + Họ tên + 印 (In – dấu ấn cá nhân/hàn tự)
日付
Hizuke
Ngày nộp đơn
Năm/Tháng/Ngày (Ví dụ: 2026年1月15日)
休暇区分
Kyūka Kubun
Loại nghỉ
有給 / 慶弔 / 産前産後 / 看護 / 欠勤…
休暇期間
Kyūka Kikan
Thời gian nghỉ
2026年〇月〇日 ～ 2026年〇月〇日 (Tổng số ngày: 〇日)
理由
Riyū
Lý do
Xem mục Từ vựng & Mẫu câu chi tiết bên dưới
業務引き継ぎ
Gyōmu Hikitsugi
Bàn giao việc
Quan trọng nhất: Ai làm thay? File ở đâu? Deadline khi nào?
緊急連絡先
Kinkyū Renrakusaki
Liên lạc khẩn cấp
SĐT/Zalo/Email cá nhân trong ngày nghỉ
Phần 3: “Kho Tàng” Từ Vựng & Cụm Từ Keigo (Kính Ngữ) Cấp Cao Dành Cho Năm 2026
Viết đơn tiếng Nhật không chỉ là dịch nghĩa, mà là chọn từ thể hiện thái độ. Dưới đây là bộ từ vựng “chuẩn mực” phân theo ngữ cảnh:
1. Động từ “Xin/Nhờ” – Phân bậc độ kính trọng
Mức độ
Tiếng Nhật
Romaji
Khi nào dùng?
Cao nhất (Văn bản hành chính, đơn giấy chính thức)
願い出ます / 申請いたします
Negaimasu / Shinsei itashimasu
Tiêu chuẩn vàng cho đơn 有給, 特別休暇. Dùng “願い出ます” cho đơn giấy ký tên, “申請いたします” cho email/hệ thống.
Cao (Email báo cáo, Slack/Teams)
お願い申し上げます / いただきたく存じます
Onegai mōshiagemasu / Itadakitaku zonjimasu
Mềm mại hơn, dùng khi đã nói chuyện trực tiếp với sếp rồi gửi email xác nhận.
Trung bình (Nội bộ thân thiết, cấp dưới)
お願いします / いただけますでしょうか
Onegaishimasu / Itadakemasu deshō ka
Chỉ dùng với đồng cấp hoặc sếp rất gần, tránh dùng trong đơn chính thức.
2. Cụm từ chỉ Lý do (Riyū) – “Nghệ thuật nói ít hiểu nhiều”
一身上の都合により (Isshinjō no tsugō ni yori): “Do sự việc cá nhân”. Câu thần chú cho 有給休暇. Không cần giải thích thêm.
体調不良のため (Taichō furyō no tame): “Do sức khỏe không tốt”. Dùng cho nghỉ ốm (有給 hoặc 欠勤). Không cần ghi tên bệnh.
忌引きのため (Kibiki no tame): “Do tang lễ”. Bắt buộc ghi mối quan hệ (父、母、配偶者、子等) và ngày tang lễ.
慶弔休暇規定による (Keichō kyūka kitei ni yoru): “Theo quy định nghỉ lễ tang”. Dùng cho cưới, tang.
育児・介護休業法に基づき (Ikuji kaigo kyūgyōhō ni motozuki): “Căn cứ Luật nghỉ dưỡng con/chăm sóc”. Dùng cho nghỉ con ốm (看護休暇), nghỉ chăm sóc người già.
通院のため (Tsūin no tame): “Do đi khám bệnh/tiêm vắc-xin”. Thường dùng cho nghỉ vài giờ (半休 – Hankyū) hoặc 1 ngày.
3. Cụm từ Bàn giao việc (Hikitsugi) – Thể hiện trách nhiệm
業務の引き継ぎは〇〇さんにお願いしております。 (Gyōmu no hikitsugi wa Tên san ni onegai shite orimasu): “Việc bàn giao đã nhờ anh/chị Tên.” (Đã xin phép người đó rồi).
進捗状況は共有フォルダ（リンク）にまとめてあります。 (Shinchoku jōkyō wa kyōyū foruda (rinku) ni matomete arimasu): “Tiến độ đã tổng hợp tại folder chia sẻ (link).”
緊急の場合は携帯（番号）までご連絡ください。 (Kinkyū no baai wa keitai (bangō) made go-renraku kudasai): “Trường hợp khẩn cấp liên lạc SĐT cá nhân.”
メール/チャットは随時確認いたします。 (Mēru/Chatto wa zuiji kakunin itashimasu): “Sẽ kiểm tra mail/chat thường xuyên.” (Dùng thận trọng, năm 2026 khuyến khích “nghỉ thực sự” – 完全オフ).
ご承認のほど、よろしくお願い致します。 (Go-shōnin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu.) (Dùng “致す” – Itasu khiêm nhường hơn “申し上げる”).
Phần 4: 10+ Mẫu Đơn Thực Chiến Cho Từng Tình Huống (Copy – Điền Thông Tin – Gửi Ngay)
Lưu ý quan trọng 2026:
1. Thay thế tất cả phần ... bằng thông tin thực tế của bạn.
2. Với đơn Hệ thống HR (SmartHR, Jobcan, King of Time…): Chỉ cần điền các trường dữ liệu (Ngày, Loại, Lý do ngắn gọn). Phần “Ghi chú/備考” hãy paste phần Lý do + Bàn giao việc.
3. Với Email: Tiêu đề (件名) cực kỳ quan trọng. Nội dung email = Nội dung đơn giấy nhưng bỏ “宛先/差出人” (vì email đã có header).
Đơn Xin Nghỉ Phép Tiếng Nhật
Có thể bạn quan tâm: Đơn Hàng Tiếng Nhật Là Gì? Từ Vựng, Cấu Trúc, Quy Trình & Mẹo Làm Việc Hiệu Quả Nhất 2026
Mẫu 1: Đơn Nghỉ Phép Năm (有給休暇) Chuẩn Biệt – “An Toàn, Nhanh Duyệt”
Áp dụng: Nghỉ du lịch, việc riêng, nghỉ ngơi. Nộp trước 2-4 tuần.
Tra cứu nhanh ngày nghỉ tang lễ quy định phổ biến 2026: Phụ huynh, vợ/chồng, con: 7-10 ngày (thường 7 ngày làm việc). Anh chị em, ông bà, cha mẹ vợ/chồng: 3-5 ngày. Dì, chú, bác, cô, anh chị em vợ/chồng: 1-2 ngày (tùy quy định công ty).
Mẫu 4: Đơn Nghỉ Cưới (慶弔休暇 – 本人結婚) – Sự Kiện Lớn, Cần Chuẩn Bị Kỹ
Đơn Xin Nghỉ Phép Tiếng Nhật
Có thể bạn quan tâm: Tổng Hợp Đơn Vị Đếm Tiếng Nhật (josuushi) Chi Tiết Nhất 2026: Bảng Tra Cứu, Quy Tắc Đọc, Ví Dụ Thực Hành & Mẹo Học Hiệu Quả
Áp dụng: Tự mình kết hôn. Thường 5-10 ngày nghỉ có lương.
Mẫu 5: Đơn Nghỉ Thai Sản (産前産後休暇) & Nuôi Con (育児休業) – Quy Trình Hành Chính Phức Tạp
Lưu ý: Đây không phải đơn “xin phép” đơn thuần mà là 手続き (Tetsuzuki – Thủ tục). Bạn cần nộp đơn 産前産後休暇願 và 育児休業申出書 kèm theo 母子健康手帳 (Bổ Mẫu Sổ Khỏe Mẹ Con) và 出生届受理証明書 (Giấy chứng nhận đăng ký khai sinh). Năm 2026, nhiều công ty dùng hệ thống điện tử (電子申請) liên kết với Nenkin (Bảo hiểm xã hội).
Mẫu 6: Đơn Nghỉ Con Ốm / Chăm Sóc Người Thân (看護休暇 / 介護休暇) – Quyền Lợi Của Người Lao Động
Áp dụng: Con dưới tiểu học ốm, người thân già bệnh cần chăm sóc. Năm 2026: 看護休暇 (Kango kyūka) cho con <小学修了前 (Tiểu học) – 5 ngày/năm (1 con), 10 ngày/năm (2 con trở lên). 介護休暇 (Kaigo kyūka) cho người thân cần chăm sóc – 5 ngày/năm (1 người), 10 ngày/năm (2 người trở lên). Có thể nghỉ theo giờ (時間単位 – Jikan tan’i).
Mẫu 7: Đơn Nghỉ Bù (代休 / 振替休日) – Làm Ngày Nghỉ/Làm Thêm Giờ
Đơn Xin Nghỉ Phép Tiếng Nhật
Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Đăng Ký Thi Tiếng Nhật Online Năm 2026: Quy Trình Chi Tiết, Lịch Thi Mới Nhất Và Lưu Ý Quan Trọng
代休 (Daikyū): Làm ngày nghỉ (thứ 7, CN, lễ) -> Được nghỉ bù ngày làm việc khác. Có lương 100% + phụ cấp làm ngày nghỉ (35%/60%). Phải xin phép trước khi làm ngày nghỉ.
振替休日 (Furikae Kyūjitsu): Đổi ngày nghỉ trước (ví dụ: thứ 2 nghỉ, thứ 7 làm thay). Không có phụ cấp ngày nghỉ. Phải quy định trước trong Quy chế lao động.
Mẫu 8: Đơn Nghỉ Dài Hạn / Nghỉ Không Lương (長期休暇 / 私傷病休職) – Cần Thẩm Quyền Cao
Áp dụng: Nghỉ du lịch dài (1 tháng), ốm đau kéo dài (hết ngày 有給), học tập, việc gia đình phức tạp. Thường cần duyệt từ 人事部 (Jinji-bu – Bộ phận Nhân sự) hoặc 役員 (Yakuin – Ban lãnh đạo).
Mẫu 9: Đơn Xin Nghỉ Giờ / Ra Ngoài Giờ Làm (時間単位年休 / 外出/早退)
Xu hướng 2026: Rất nhiều công ty cho phép 時間単位年休 (Jikan tan’i yūkyū – Nghỉ phép năm theo giờ) (tối đa 5 ngày/năm quy đổi ra giờ). Dùng cho đi khám bệnh, đón con, việc nhà nhanh.
Phần 5: “Nghệ Thuật” Viết Phần “業務引き継ぎ (Hikitsugi – Bàn Giao Việc)” – Yếu Tố Quyết Định Duyệt Đơn
Năm 2026, với công cụ quản lý dự án (Backlog, Jira, Asana, Notion, Kintone), việc bàn giao không còn là viết tay trên giấy A4. Sếp duyệt đơn dựa trên sự an tâm: “Việc của anh/chị có bị đứng yên không?”
Checklist Bàn Giao “Chuẩn Nhật” (Copy vào mục Ghi chú/備考 hoặc file đính kèm):
当面の緊急タスク (Nhiệm vụ khẩn cấp trong ngày/hôm sau): Tên task, Link ticket, Deadline, Người nhận (Aさん).
定例業務・会議 (Công việc định kỳ/Họp): Ngày, Giờ, Link meeting, Người thay thế (Bさん) – Có cần người thay nói hộ không?.
顧客・取引先対応 (Khách hàng/Đối tác): Danh sách khách hàng đang follow, trạng thái, SĐT/Email liên lạc khẩn, Người phụ trách thay (Cさん). Quan trọng: Đã báo cho khách hàng chưa? (先方への連絡済み).
データ・ファイルの場所 (Vị trí dữ liệu/File): Link Folder Drive/SharePoint/Server nội bộ. Đặt tên file rõ ràng: 【引継ぎ】202601_山田_〇〇案件.
メール・チャットの運用 (Quản lý Mail/Chat):
Có set 自動応答 (Out of Office / Tự động trả lời) không? (Mẫu dưới).
Có chuyển tiếp mail (転送設定) cho người thay không?
Slack/Teams: Set status “休暇中 🌴 戻り: 2/13” + gán người thay vào kênh dự án.
承認・決裁待ち (Việc chờ duyệt/ky tên): Danh sách hợp đồng, đơn hàng, báo cáo chờ ký. Yêu cầu sếp duyệt trước khi đi hoặc ủy quyền (決裁権限委譲).
Mẫu Cài Đặt “Tự Động Trả Lời Email (Out of Office)” Chuẩn 2026
Nội dung (Tiếng Anh – nếu làm việc với khách quốc tế):
Thank you for your email. I am currently out of the office on annual leave from Feb 10 (Tue) to Feb 12 (Thu), 2026. I will reply to your message upon my return on Feb 13 (Fri).
For urgent matters, please contact my colleague: Ms. Hana Sato (Sales Dept.)
Email: [email protected] | Tel: +81-3-xxxx-xxxx
Best regards,
Taro Yamada, Sales Dept., XXXX Co., Ltd.
Phần 6: Top 10 Lỗi “Chết Người” Khi Viết Đơn Xin Nghỉ Tiếng Nhật (Cập Nhật 2026)
Đơn Xin Nghỉ Phép Tiếng Nhật
Dù tiếng Nhật N1, N2, nếu mắc lỗi văn hóa/nội dung sau, đơn sẽ bị 退回 (Kaikai – Trả lại) hoặc 却下 (Kyakka – Từ chối) hoặc để lại ấn tượng xấu lâu dài.
#
Lỗi Thường Gặp
Hậu Quả
Cách Sửa Đúng (2026)
1
Viết lý do “旅行のため” (Đi du lịch) / “遊びのため” (Đi chơi) cho 有給.
Mặc dù luật không cấm, nhưng văn hóa Nhật coi là 欠缺常識 (Kekketsu jōshiki – Thiếu常识). Sếp nghĩ bạn không tôn trọng công việc.
Luôn viết: “一身上の都合により” (Do việc cá nhân). Đủ rồi, không cần giải thích.
2
Nộp đơn nghỉ có kế hoạch vào sáng hôm đó (hoặc tối hôm trước).
Vi phạm “事前連絡”. Đánh giá “Không có trách nhiệm”.
Nộp trước ≥ 2 tuần. Nộp trên hệ thống + Báo trực tiếp sếp.
3
Không viết “業務引き継ぎ” (Bàn giao) hoặc viết suông “特になし” (Không có gì).
Sếp không dám duyệt vì lo công việc vỡ.
Luôn có kế hoạch. Dù việc nhẹ: “定型業務はマニュアル通り、佐藤さんが対応予定” (Việc định kỳ theo manual,佐藤 lo).
4
Dùng “頂きます” (Itadakimasu) sai chỗ cho động từ “xin phép”.
Sai ngữ pháp Keigo. “休みを頂きます” nghe như “Tôi xin lấy ngày nghỉ của bạn”.
Dùng “願い出ます” (Negaimasu) hoặc “申請いたします” (Shinsei itashimasu).
5
Ghi “理由: 病気” (Bệnh) cho 有給 nhưng không nộp 診斷書 (Chẩn đoán) khi yêu cầu.
Nếu công ty quy định “病気の場合は診断書提出”, đơn bị treo.
ốm nhẹ dùng 有給 -> Viết “一身上の都合” hoặc “体調不良”. ốm nặng/yêu cầu nghỉ dài -> Phải có 診断書.
6
Quên ghi “緊急連絡先” (Liên lạc khẩn cấp) hoặc ghi số máy bàn công ty.
Sếp không liên lạc được khi sự cố.
Bắt buộc ghi SĐT cá nhân (携帯) / Zalo / LINE cá nhân.
7
Nộp đơn “代休” (Nghỉ bù) mà không có lệnh/phê duyệt “休日出勤” (Làm ngày nghỉ) trước đó.
Vi phạm Luật Lao động & Quy chế. HR từ chối.
Phải có 事前承認 (Tiền phê duyệt) làm ngày nghỉ -> Mới được xin 代休.
8
Viết tên mình không có “㊞” (In ấn) trên đơn giấy / Không nhập tên trên hệ thống.
Hành chính vô hiệu.
Đơn giấy: Ký tên + Đập ấn (Shachi-hata/Inkan). Hệ thống: Bấm nút “申請する” (Shinsei suru) -> Trạng thái “承認待ち”.
9
Dùng từ “休みます” (Yasumimasu) / “休みたい” (Yasumitai) trong email/đơn chính thức.
Quá thân mật, thiếu chuyên nghiệp (非ビジネスライク).
Dùng “休暇を取得いたします” (Kyūka o shutoku itashimasu) / “休暇願い” / “申請いたします”.
10
Nghỉ ốm đột xuất (当日欠勤) chỉ gửi Email/Chat, không GỌI ĐIỆN THOẠI cho sếp.
Sếp có thể không thấy email kịp -> Coi là “無断欠勤” (Vắng mặt không báo).
Bắt buộc: Gọi điện thoại (電話連絡) trước giờ vào làm. Sau đó gửi email/nhập hệ thống.
Phần 7: Xu Hướng Năm 2026 – Số Hóa Quy Trình & “Right to Disconnect” (Quyền Ngắt Kết Nối)
1. Hệ Thống HR Tech (SmartHR, Jobcan, King of Time, Freee, Jinjer) Làm Chuẩn
Không còn đơn giấy ở 90% công ty vừa và lớn.
Quy trình: Nhân viên nhập trên App/Web -> Sếp nhận thông báo Push/Email -> Bấm “承認” (Shōnin) / “却下” (Kyakka) -> Tự động cập nhật Lương/Chấm công.
Mẹo 2026: Trên App thường có mục “備考” (Bikō – Ghi chú) hoặc “申請理由”. Đừng để trống. Hãy paste nội dung: 理由: 一身上の都合。引き継ぎ: 佐藤さん依頼済み、フォルダ格納済み。緊急: 090-xxxx-xxxx. Điều này giúp sếp duyệt ngay trên điện thoại mà không cần mở file đính kèm.
2. “Right to Disconnect” (権利としてのオフライン) & 完全オフ (Hoàn toàn Offline)
Xu hướng 2024-2026: Các tập đoàn lớn (Hitachi, Fujitsu, NTT, Rakuten…) khuyến khích/khiên nghị không kiểm tra email/Slack khi nghỉ phép.
Tác động viết đơn: Bạn KHÔNG NÊN viết “メールは随時確認します” (Sẽ check mail thường xuyên) nữa.
Viết thay thế: “期間中は完全オフとさせていただきます。緊急時は携帯へご連絡ください。” (Trong kỳ nghỉ sẽ hoàn toàn offline. Khẩn cấp gọi điện). Điều này thể hiện bạn quản trị sức khỏe/tâm trí tốt -> Được đánh giá cao hơn.
3. Nghỉ Phép Theo Giờ (時間単位年休) Trở Nên Chuẩn
Luật cho phép tối đa 5 ngày/năm (40 giờ).
Năm 2026: Rất nhiều công ty cho nghỉ 1-2 giờ cho việc đón con, đi ngân hàng, khám bệnh định kỳ mà không cần nghỉ nửa ngày.
Cách viết đơn: Trên hệ thống chọn “時間単位”, điền 開始時刻: 13:00, 終了時刻: 17:00. Lý do: 通院のため / 保育園送迎のため.
4. Workation (ワーケーション) – Làm Việc Từ Xa Tại Địa Điểm Du Lịch
Một số công ty tiến bộ cho phép: “Làm việc 4h/sáng tại Okinawa, chiều tắm biển”.
Lưu ý: Đây KHÔNG PHẢI nghỉ phép (有給). Trên đơn/hệ thống chọn “在宅勤務” (Zaitaku kinmu – Làm từ xa) hoặc “ワーケーション” (nếu có mục). Phải cam kết môi trường mạng, bảo mật thông tin, giờ làm việc cốt lõi (コアタイム).
Phần 8: Từ Điển Tra Cứu Nhanh – Các Thuật Ngữ “Chân Ái” Trên Đơn/Hệ Thống
Thuật ngữ (Kanji)
Đọc (Hiragana)
Nghĩa
Ghi chú
有給休暇
ゆうきゅうきゅうか
Nghỉ phép năm (Có lương)
Viết tắt: 有給 (Yūkyū), 年休 (Nenkyū)
無給休暇 / 欠勤
むきゅうきゅうか / けっきん
Nghỉ không lương / Vắng mặt
Tránh tối đa.
特別休暇
とくべつきゅうか
Nghỉ đặc biệt (Tang, cưới, sinh)
Không tính vào ngày 有給.
忌引き休暇
きびききゅうか
Nghỉ tang lễ
Cha/mẹ/vợ/chồng/con: 7-10 ngày.
慶弔休暇
けいちょうきゅうか
Nghỉ lễ tang/cưới
Chung cho cả vui và buồn.
産前産後休暇
さんぜんさんごきゅうか
Nghỉ trước/sau sinh
6 tuần trước, 8 tuần sau (Đa thai: 14/8).
育児休業
いくじきゅうぎょう
Nghỉ dưỡng con (Dài hạn)
Đến khi con 1 tuổi (kéo dài max 2 tuổi).
介護休暇
かいごきゅうか
Nghỉ chăm sóc người già
5-10 ngày/năm.
看護休暇
かんごきゅうか
Nghỉ chăm sóc con ốm
Con tiểu học: 5-10 ngày/năm.
代休
だいきゅう
Nghỉ bù (Làm ngày nghỉ -> Nghỉ ngày làm)
Có phụ cấp ngày nghỉ. Cần duyệt trước.
振替休日
ふりかえきゅうじつ
Ngày nghỉ bù đổi (Đổi ngày nghỉ trước)
Không phụ cấp. Cần quy định trước.
半休 / 半日休暇
はんきゅう / はんにちきゅうか
Nghỉ nửa ngày
Sáng (午前) / Chiều (午後).
時間単位年休
じかんたんいねんきゅう
Nghỉ phép theo giờ
Tối đa 5 ngày/năm.
申請 (する)
しんせい (する)
Nộp đơn / Xin phép (Động từ)
Nút bấm trên App: 申請する.
承認 (される)
しょうにん (される)
Duyệt / Phê duyệt
Trạng thái: 承認待ち (Chờ duyệt), 承認済み (Đã duyệt).
却下 (される)
きゃっか (される)
Từ chối / Trả lại
Trạng thái: 却下.
取り下げ (る)
とりさげ (る)
Rút đơn / Hủy đơn
Khi đã nộp mà muốn hủy.
引き継ぎ (書)
ひきつぎ (しょ)
Bàn giao (Văn bản bàn giao)
Quan trọng nhất.
私傷病休職
ししょうびょうきゅうしょく
Nghỉ ốm dài hạn (Hết ngày phép)
Mức lương: 0 (Bảo hiểm xã hội trả伤病手当金).
復職
ふっしょく
Quay lại làm việc (Sau nghỉ dài)
Cần 復職願 (Đơn xin復职) + 診断書.
Phần 9: 3 Senario Thực Tế & Cách Xử Lý “Chuẩn Không Cần Chỉnh” (Case Study 2026)
Case 1: Sáng thức dậy thấy con sốt cao 39 độ, hôm nay có meeting quan trọng với khách lớn.
06:30: Gọi điện cho Sếp (課長) trực tiếp. “部長、お世話になります。山田です。急ですが、子供が高熱で本日病院へ連れて行く必要があり、欠勤（または有給/看護休暇）させていただきたく存じます。”
06:35: Gửi Slack/Email cho Sếp & Đồng nghiệp (CC Trưởng nhóm). Nội dung: Mẫu 2 + Thêm: “本日の〇〇様との商談（10:00）は、佐藤さんに代理で同席いただくよう依頼済みです。資料は共有フォルダにあります。”
06:40: Nhắn tin cho người thay (Sato-san) xin phép thay meeting.
09:00: Đưa con đi bệnh viện -> Lấy 診断書 (Chẩn đoán) hoặc 領収書 (Hóa đơn) / 処方箋 (Đơn thuốc).
Chiều/Tối: Nộp đơn chính thức trên hệ thống (Chọn 有給 hoặc 看護休暇), đính kèm ảnh chẩn đoán/hóa đơn. Gửi email xác nhận cho HR/Sếp.
Case 2: Muốn nghỉ 1 tuần du lịch Nhật Bản (Golden Week 2026: 4/29 – 5/5) – Ngày lễ đã nghỉ, muốn thêm 3 ngày làm việc (5/7, 5/8, 5/9) để có 10 ngày liền.
Tháng 1/2026 (Sớm nhất có thể): Kiểm tra lịch công ty, ngày 有給 còn lại.
Tháng 2/2026: Nói trực tiếp với Sếp: “部長、GWの前後に有給を3日（5/7, 8, 9）使って長期休暇を取りたいのですが、業務調整の相談をさせてください。”
Lập kế hoạch Hikitsugi chi tiết: Chia việc cho 2-3 người. Tạo file “引き継ぎ書_GW2026_山田”.
Tháng 3/2026: Nộp đơn trên hệ thống (Mẫu 1). Ghi rõ: “GW連休に合わせ、5/7～5/9を有給取得。引き継ぎ完了済み。”
Trước khi nghỉ (5/6): Set Out of Office mail. Handover trực tiếp 30p cho người thay. Check lại deadline các dự án.
Case 3: Hết ngày 有給, nhưng bị tai nạn/ốm đau cần nghỉ 1 tháng.
Ngay lập tức: Báo cho Sếp & Nhân sự (人事) qua điện thoại.
Kết Luận: Viết Đơn Xin Nghỉ Tiếng Nhật Không Chỉ Là Ngữ Pháp, Đó Là “Tín Nhiệm”
Ở Nhật Bản (và môi trường Nhật tại Việt Nam), một chiếc đơn 休暇願 (Kyūka negai) gọn gàng, đúng quy trình, có kế hoạch bàn giao rõ ràng, nộp đúng hạn… giá trị hơn hàng chục câu “xin lỗi”, “cảm ơn” suông. Nó thể hiện 專業性 (Senmon-sei – Chuyên nghiệp), 責任感 (Sekinin-kan – Trách nhiệm) và 配慮 (Hairyo – Sự quan tâm/thể贴) đến đồng đội, sếp và khách hàng.
Năm 2026, dù công cụ số hóa (HR Tech) làm cho việc “nộp đơn” chỉ mất 30 giây trên điện thoại, nhưng nội dung bạn điền vào ô “Ghi chú/Bí kô” (備考) chính là bản thể hiện trình độ của bạn. Hãy đầu tư thời gian viết好 (yoku) phần 引き継ぎ (Hikitsugi – Bàn giao). Đó là “chìa khóa vàng” để bạn được nghỉ ngơi trọn vẹn, không lo nghĩ ngợi về công việc, và trở lại làm việc với sự tin tưởng lớn hơn từ tập thể.
Lưu lại bài viết này (Bookmark/Copy vào Notion/Obsidian). Mỗi khi cần nghỉ, mở ra, chọn mẫu phù hợp, điền thông tin, check checklist -> Gửi. Chúc bạn luôn có những kỳ nghỉ “chuẩn chỉnh”, được duyệt ngay lập tức và tận hưởng trọn vẹn quyền lợi của người lao động tại môi trường Nhật Bản!
