Khi du lịch, du học, làm việc hoặc định cư tại Nhật Bản, việc nắm vững các thuật ngữ liên quan đến Cục Xuất Nhập Cảnh tiếng Nhật (入国管理局 – Nyūkoku Kanrikyoku) là yếu tố then chốt giúp bạn tự tin xử lý các thủ tục hành chính, giao tiếp với nhân viên kiểm soát tại sân bay cũng như hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ của mình. Đến năm 2026, với sự số hóa mạnh mẽ của hệ thống quản lý xuất nhập cảnh (như hệ thống J-BIS, Visit Japan Web, và thẻ lưu trú điện tử), việc hiểu đúng thuật ngữ chuyên môn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Bài viết này sẽ tổng hợp đầy đủ nhất: tên gọi chính thức, cơ cấu tổ chức, từ vựng chuyên ngành, các mẫu câu giao tiếp thực tế tại quầy kiểm soát, thủ tục nhập cảnh/xuất cảnh năm 2026, các loại visa/thẻ lưu trú, cũng như lưu ý quan trọng để tránh rắc rối pháp lý.
1. Tên Gọi Chính Thức Của Cục Xuất Nhập Cảnh Tiếng Nhật
1.1. Tên gọi hiện hành (Từ năm 2019 đến nay)
Tổ chức quản lý xuất nhập cảnh tại Nhật Bản hiện nay được gọi chính thức là 出入国在留管理庁 (Đọc: Shutsu-nyūkoku Zairyū Kanri-chō).
Phân tích từ vựng:
出入国 (Shutsu-nyūkoku): Xuất nhập cảnh.
在留 (Zairyū): Lưu trú/Trú留 (thường dùng cho người nước ngoài cư trú lâu dài).
管理 (Kanri): Quản lý.
庁 (Chō): Cục/Thành phố (Đơn vị hành chính cấp dưới Bộ – Ministry).
Lưu ý quan trọng năm 2026: Trước tháng 4 năm 2019, cơ quan này tên là 入国管理局 (Nyūkoku Kanrikyoku – Cục Quản lý Nhập cảnh). Tuy nhiên, sau khi Luật kiểm soát xuất nhập cảnh và nhận diện người tị nạn được sửa đổi, tên gọi đã đổi thành 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency of Japan – ISA) để nhấn mạnh chức năng quản lý lưu trú (Zairyū) của người nước ngoài. Khi tra cứu thông tin năm 2026, hãy dùng từ khóa 出入国在留管理庁 hoặc 入管 (Nyūkan – viết tắt thông dụng) để có kết quả mới nhất.
1.2. Các cách gọi thông dụng khác
入管 (Nyūkan): Viết tắt phổ biến nhất trong giao tiếp hàng ngày, báo chí, diễn đàn du học/sinh viên kỹ thuật.
入国管理局 (Nyūkoku Kanrikyoku): Tên cũ, vẫn thấy trong một số tài liệu cũ, thói quen gọi của người lớn tuổi, nhưng không còn là tên pháp lý chính thức.
Immigration Bureau / Immigration Services Agency: Tên tiếng Anh (ISA là viết tắt chính thức hiện nay).
1.3. Cơ cấu cấp trên – cấp dưới
Bộ Quản lý Nội bộ (法務省 – Hōmushō): Cơ quan chủ quản trực tiếp.
Cục Xuất nhập cảnh Lưu trú (出入国在留管理庁 – ISA): Cơ quan thực thi.
Các Chi cục Xuất nhập cảnh Lưu trú (地方出入国在留管理局 – Chihō Shutsu-nyūkoku Zairyū Kanrikyoku): Có 8 chi cục chính (Sapporo, Sendai, Tokyo, Nagoya, Osaka, Hiroshima, Takamatsu, Fukuoka) và nhiều chi nhánh, văn phòng tại các sân bay, cảng biển lớn (Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Fukuoka, New Chitose, Naha…).
2. Từ Vựng Chuyên Ngành Bắt Buộc Phải Biết (Tra Cứu Năm 2026)
Dưới đây là bộ từ vựng “sống còn” được phân loại theo chủ đề, kèm đọc Kanji, Hiragana, Romaji và nghĩa tiếng Việt.
2.1. Giấy tờ & Định danh (書類・身分証明)
Cục Xuất Nhập Cảnh Tiếng Nhật
Có thể bạn quan tâm: Cờ Tướng Tiếng Nhật Là Gì? Toàn Tập Thuật Ngữ, Quy Tắc Và Xu Hướng Chơi Shogi Năm 2026
Từ vựng Kanji
Đọc (Hiragana)
Romaji
Nghĩa tiếng Việt
Ghi chú 2026
パスポート
パスポート
Pasupōto
Hộ chiếu
ビザ / 査証
ビザ / しょうしょう
Biza / Shōshō
Visa (Thư nhập cảnh)
Visa điện tử (e-Visa) phổ biến hơn năm 2026
在留カード
ざいりゅうカード
Zairyū Kādō
Thẻ lưu trú
Bắt buộc mang theo 24/7. Đã thay thẻ đăng ký người ngoại kiều cũ.
特別永住者証明書
とくべつえいじゅうしゃしょうめいしょ
Tokubetsu Eijūsha Shōmeisho
Chứng minh người lưu trú đặc biệt
Dành cho người Hàn/Triều Tiên định cư từ trước 1945.
上陸許可証
じょうりきょかしょう
Jōrikyokashō
Chứng nhận cho phép đáp xuống
Dán vào hộ chiếu khi nhập cảnh lần đầu (với visa).
再入国許可
さいにゅうこくきょか
Sainyūkoku Kyoka
Cho phép nhập cảnh lại
Một lần (1回) hoặc Nhiều lần (数次 – Sūji). Năm 2026 nộp online qua hệ thống e-Immigration rất nhanh.
みなし再入国許可
みなしさいにゅうこくきょか
Minashi Sainyūkoku Kyoka
Cho phép nhập cảnh lại mặc định
Quan trọng: Nếu ra nước ngoài dưới 1 năm (hoặc hạn thẻ lưu trú) và quay lại, KHÔNG CẦN xin phép nhập cảnh lại trước.
旅券
りょけん
Ryoken
Hộ chiếu (Văn phong hành chính)
Dùng trong văn bản luật, biểu mẫu.
残留期間
ざんりゅうきかん
Zanryū Kikan
Thời hạn lưu trú còn lại
Xem trên thẻ lưu trú hoặc dấu đập vào hộ chiếu.
2.2. Loại Hình Visa & Thân Phận Lưu Trú (在留資格 – Zairyū Shikaku)
Năm 2026, Nhật Bản tiếp tục mở rộng các loại visa kỹ năng đặc định (特定技能 – Tokutei Ginō) và visa khởi nghiệp (Startup Visa).
Từ vựng Kanji
Đọc
Romaji
Nghĩa tiếng Việt
Ví dụ điển hình
在留資格
ざいりゅうしかく
Zairyū Shikaku
Thân phận lưu trú (Loại Visa)
Khái niệm cốt lõi: Visa để vào, Zairyū Shikaku để ở.
短期滞在
たんきたいざい
Tanki Taizai
Du lịch / Thương mại ngắn hạn
15, 30, 90 ngày. Không được làm việc.
留学
りゅうがく
Ryūgaku
Du học
Học sinh, sinh viên, học sinh cấp 3.
技術・人文知識・国際業務
ぎじゅつ・じんぶんちしき・こくさいぎょうむ
Gijutsu/Jinbun Chishiki/Kokusai Gyōmu
Kỹ thuật/Nhân văn/Kinh doanh Quốc tế
Visa “Văn phòng” phổ biến nhất cho người đi làm (IT, dịch vụ, marketing…).
特定技能1号/2号
とくていぎのう1ごう/2ごう
Tokutei Ginō 1-gō/2-gō
Kỹ năng đặc định 1/2
Lao động ngành xây dựng, shipbuilding, chăm sóc người già, nông nghiệp, nhà hàng… Số 2 được mang gia đình, định cư lâu dài.
技能実習
ぎのうじっしゅう
Ginō Jisshū
Thực tập kỹ năng
Chương trình TITP (Thực tập sinh). Đang được cải cách mạnh năm 2026.
経営・管理
けいえい・かんり
Keiei/Kanri
Quản lý/Kinh doanh
Chủ công ty, giám đốc.
高度専門職
こうどせんもんしょく
Kōdo Senmonshoku
Chuyên môn cao cấp
Điểm số cao (70/80 điểm), ưu đãi lớn (visa 5 năm, gia đình làm việc tự do, xin PR nhanh).
永住者
えいじゅうしゃ
Eijūsha
Người định cư vĩnh viễn (PR)
Thân phận mạnh nhất, không hạn chế việc làm, không cần gia hạn.
日本人の配偶者等
にほんじんのはいぐうしゃとう
Nihonjin no Haigūsha Tō
Vợ/Chồng người Nhật / Con nuôi
Visa gia đình người Nhật.
永住者の配偶者等
えいじゅうしゃのはいぐうしゃとう
Eijūsha no Haigūsha Tō
Vợ/Chồng người PR
Visa gia đình người PR.
定住者
ていじゅうしゃ
Teijūsha
Người định cư
Caselaw đặc biệt (ly hôn, con cái người Nhật, người tị nạn…).
特定活動
とくていかつどう
Tokutei Katsudō
Hoạt động đặc định
Working Holiday, việc làm tại gia, startup visa, tìm việc sau tốt nghiệp…
2.3. Thủ Tục & Hành Chính (手続き – Tetsuzuki)
Từ vựng Kanji
Đọc
Romaji
Nghĩa tiếng Việt
Lưu ý 2026
在留期間更新許可申請
ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせい
Zairyū Kikan Kōshin Kyoka Shinsei
Xin gia hạn visa/thẻ lưu trú
Nộp trước hạn 3 tháng. Năm 2026 khuyến cáo nộp online (e-Immigration).
在留資格変更許可申請
ざいりゅうしかくへんこうきょかしんせい
Zairyū Shikaku Henkō Kyoka Shinsei
Xin đổi loại visa/thân phận
VD: Du học -> Làm việc (Ryūgaku -> Gijutsu).
資格外活動許可
しかくがいかつどうきょか
Shikakugai Katsudō Kyoka
Xin phép làm thêm (Part-time)
Bắt buộc cho du học sinh, thực tập sinh (tối đa 28h/tuần).
永住許可申請
えいじゅうきょかしんせi
Eijū Kyoka Shinsei
Xin định cư vĩnh viễn (PR)
Điều kiện: Sinh sống 10 năm (thường), 3-5 năm (Highly Skilled), nộp thuế, bảo hiểm đầy đủ.
帰化申請
きかしんせい
Kika Shinsei
Xin quốc tịch Nhật
Nộp tại Pháp vụ局 (Hōmukyoku) – khác cơ quan xuất nhập cảnh.
上陸拒否
じょうりきょひ
Jōri Kyohi
Từ chối nhập cảnh
Bị đưa về nước ngay tại sân bay.
退去強制
たいきょきょうせい
Taikyo Kyōsei
Trừng phạt trục xuất
Vi phạm luật (làm việc trái phép, quá hạn, tội phạm).
出頭命令
しゅっとうめいれい
Shuttō Meirei
Lệnh truyền唤 (Gọi làm việc)
Được gửi khi vi phạm hành chính nhẹ.
収容
しゅうよう
Shūyō
Buộc giam (Trung tâm giam giữ)
Chờ trục xuất hoặc phán quyết.
仮放免
かりほうめん
Kari Hōmen
Tạm thả
Được về nhà chờ xử lý, phải báo cáo định kỳ, cấm đi làm.
2.4. Tại Sân Bay & Quầy Kiểm Soát (空港・審査 – Kūkō/Shinsa)
Từ vựng Kanji
Đọc
Romaji
Nghĩa tiếng Việt
入国審査
にゅうこくしんさ
Nyūkoku Shinsa
Kiểm soát nhập cảnh
出国審査
しゅっこくしんさ
Shukkoku Shinsa
Kiểm soát xuất cảnh
審査官
しんさかん
Shinsakan
Thẩm định viên / Nhân viên kiểm soát
指紋採取
しもんさいしゅ
Shimon Saishu
Lấy vân tay (Bắt buộc từ 16 tuổi).
顔写真撮影
かおしゃしんさつえい
Kao Shashin Satsuei
Chụp khuôn mặt (Bắt buộc từ 16 tuổi).
入国記録カード
にゅうこくきろくカード
Nyūkoku Kiroku Kādo
Thẻ khai báo nhập cảnh (Giấy trắng nhỏ)
税関検査
ぜいかんけんさ
Zeikan Kensa
Kiểm tra hải quan
携帯品・別送品申告書
けいたいひん・べっそうひんしんこくしょ
Keitaihin/Bessōhin Shinkokusho
Tờ khai hành lý theo người/riêng
持ち込み禁止品
もちこみきんしひん
Mochikomi Kinshihin
Hàng cấm mang vào (Súng, ma túy, hàng vi phạm bản quyền, thịt tươi, quả tươi…).
免税店
めんぜいてん
Menzeiten
Cửa hàng miễn thuế
3. Quy Trình Nhập Cảnh Nhật Bản Chi Tiết Năm 2026 (Tại Sân Bay)
Năm 2026, quy trình “Paperless” (Không giấy tờ) và “Contactless” (Không tiếp xúc) được đẩy mạnh tối đa thông qua ứng dụng Visit Japan Web (VJW). Dưới đây là luồng đi chuẩn tại các sân bay lớn (Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Fukuoka, New Chitose).
Bước 1: Chuẩn Bị Trước Khi Bay (Tại Nhà – Bắt Buộc Làm Năm 2026)
Đăng ký Visit Japan Web (VJW): Truy cập vjw.digital.go.jp (hỗ trợ tiếng Việt).
Khai báo thông tin: Quét mã QR hộ chiếu (MRZ) -> Nhập lịch trình bay, địa chỉ ở Nhật.
Khai báo Hải quan: Chọn “Không có hàng cấm/khấu hao” hoặc khai báo chi tiết (rượu, thuốc lá, tiền mặt > 1 triệu Yen, hàng hóa giá trị cao).
Lưu màn hình QR Code: Màn hình sẽ hiện 3 mã QR màu xanh lá:
Mã QR Nhập cảnh (Immigration – Màu xanh dương/xanh lá).
Mã QR Hải quan (Customs – Màu đỏ/cam).
Mã QR Thuế (Tax-free – nếu mua sắm).
Lưu ý: Chụp màn hình (screenshot) hoặc lưu vào Apple Wallet / Google Wallet để dùng offline khi không có wifi sân bay.
Bước 2: Tại Quầy Nhập Cảnh (Immigration / 入国審査)
Rẽ làn đường: Chọn làn “Visit Japan Web / QR Code” (thường có biển báo lớn màu xanh). Không đứng làn “Paper/Manual” trừ khi lỗi hệ thống.
Quét mã QR Nhập cảnh: Đặt điện thoại lên máy đọc QR (kính quét) tại quầy tự động (Automated Gate – 自動ゲート) hoặc đưa cho nhân viên tại quầy thủ công.
Xác thực Sinh trắc học (Bắt buộc):
Lấy vân tay 2 ngón trỏ: Đặt ngón tay lên cảm biến theo hướng chỉ dẫn trên màn hình.
Chụp khuôn mặt: Nhìn thẳng vào camera, cởi kính, mũ, khẩu trang (nếu được yêu cầu).
Phỏng vấn ngắn (Nếu có/Quầy thủ công):
Nhân viên hỏi: Mục đích nhập cảnh? Ở đâu? Bao lâu? Mang tiền bao nhiêu?
Trả lời ngắn gọn, trung thực, xuất trình hộ chiếu, thẻ lưu trú (nếu có).
Kết quả:
Người lần đầu/Visa dài hạn: Nhân viên dán Dấu đập nhập cảnh (上陸許可印 – Jōrikyoka In) vào hộ chiếu (ghi ngày, hạn ở, loại visa). CẤP THẺ LƯU TRÚ (Zairyū Card) NGAY TẠI SÂN BAY (Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Fukuoka, New Chitose). Các sân bay khác sẽ gửi thư đến địa chỉ đăng ký sau ~1-2 tuần.
Người đã có thẻ lưu trú (Re-entry): Chỉ quét thẻ lưu trú + vân tay + mặt -> Qua ngay (Automated Gate). Không dán dấu vào hộ chiếu.
Du lịch (Tanki Taizai): Dán dấu đập nhập cảnh (ghi “90 days”, “No Work”). Không cấp thẻ lưu trú.
Bước 3: Lấy Hành Lý & Hải Quan (Customs / 税関)
Cục Xuất Nhập Cảnh Tiếng Nhật
Có thể bạn quan tâm: Top Cổ Vũ Tiếng Nhật Hay Nhất 2026: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao, Bí Quyết “cháy” Sân Khấu Giữa Lòng Tokyo
Lấy vali tại băng tải.
Đi qua cổng Hải quan:
Làn “Nothing to Declare / 無申告” (Màu xanh): Chỉ có hàng cá nhân, trong miễn thuế. Quét mã QR Hải quan (VJW) tại cổng tự động -> Qua.
Làn “Goods to Declare / 申告あり” (Màu đỏ): Có hàng cần khai báo (quá miễn thuế, tiền mặt > 1 triệu Yen, hàng cấm/nghi ngờ). Nộp tờ khai giấy (nếu chưa làm VJW) hoặc xuất trình mã QR VJW cho nhân viên kiểm tra.
4. Mẫu Câu Giao Tiếp Thực Tế Với Nhân Viên Xuất Nhập Cảnh (Kèm Phát Âm)
Việc biết trước câu hỏi giúp bạn không bị động, tránh hiểu lầm dẫn đến việc bị đưa vào phòng chờ (別室 – Besshitsu).
4.1. Câu Hỏi Thường Gặp (Du Lịch / Visa Ngắn Hạn – Tanki Taizai)
Nhân viên hỏi (Keigo – Trang trọng)
Ý nghĩa
Câu trả lời gợi ý (Tự nhiên)
入国の目的は何ですか？ (にゅうこくのもくてきはなんですか？) Nyūkoku no mokuteki wa nan desu ka?
Mục đích nhập cảnh là gì?
観光です。 (Kankō desu) – Du lịch. 商用です。 (Shōyō desu) – Công tác/Thương mại.
滞在期間はどのくらいですか？ (たいざいきかんはどのくらいですか？) Taizai Kikan wa donokurai desu ka?
滞在先はどこですか？ (たいざいさきはどこですか？) Taizaisaki wa doko desu ka?
Ở đâu? (Khách sạn/Nhà bạn)
○ホテルです。 (○ Hoteru desu) – Khách sạn ○. 友達の家です。 (Tomodachi no ie desu) – Nhà bạn. Lưu ý: Có sẵn địa chỉ in ra giấy hoặc lưu điện thoại để cho xem.
お金はどのくらい持っていますか？ (おかねはどのくらいもっていますか？) Okane wa donokurai motte imasu ka?
Mang bao nhiêu tiền? (Tiền mặt + Thẻ)
○万円です。 (○-man en desu) – ○ vạn Yen. クレジットカードがあります。 (Kurejitto Kādō ga arimasu) – Có thẻ tín dụng.
帰りのチケットはお持ちですか？ (かえりのチケットはおもちですか？) Kaeri no Chiketto wa omochi desu ka?
Có vé bay về không?
はい、ここにあります。 (Hai, koko ni arimasu) – Có, đây (xuất trình vé điện tử/app hãng bay).
日本には初めてですか？ (にほんにははじめてですか？) Nihon ni wa hajimete desu ka?
Lần đầu đến Nhật?
はい、初めてです。 (Hai, hajimete desu) – Có, lần đầu. いいえ、○回目です。 (Iie, ○-kaime desu) – Không, lần thứ ○.
4.2. Câu Hỏi Dành Cho Người Có Visa Dài Hạn / Thẻ Lưu Trú (Zairyū Card Holder)
Nhân viên hỏi
Ý nghĩa
Câu trả lời gợi ý
在留カードを見せてください。 (ざいりゅうカードをみせてください。) Zairyū Kādō o misete kudasai.
Cho xem thẻ lưu trú.
はい、どうぞ。 (Hai, dōzo.) – Có, đây ạ. (Hộp nhựa cứng, mặt trước lên).
再入国許可は取っていますか？ (さいにゅうこくきょかはとっていますか？) Sainyūkoku Kyoka wa totte imasu ka?
Đã xin phép nhập cảnh lại (Re-entry) chưa?
みなし再入国です。 (Minashi Sainyūkoku desu) – Dùng chế độ mặc định (về dưới 1 năm). はい、数次許可を持っています。 (Hai, Sūji Kyoka o motte imasu) – Có, xin phép nhiều lần.
仕事は何をしていますか？ (しごとはなにをしていますか？) Shigoto wa nani o shite imasu ka?
Làm nghề gì? (Kiểm tra khớp visa)
ITエンジニアです。 (IT Enjinia desu) – Kỹ sư IT. 介護士です。 (Kaigoshi desu) – Y tá chăm sóc. 留学生です。 (Ryūgakusei desu) – Du học sinh.
住所は変わりましたか？ (じゅうしょはかわりましたか？) Jūsho wa kawarimashita ka?
Địa chỉ có đổi không?
いいえ、変わっていません。 (Iie, kawatte imasen) – Không đổi. はい、届け出済みです。 (Hai, todokede sumi desu) – Có, đã báo cáo xong (đã đi quận/update thẻ).
4.3. Từ Vựng “Cấp Cứu” Khi Gặp Vấn Đề
「通訳を呼んでください」(つうやくをよんでください) – Tsūyaku o yonde kudasai : Xin vui lòng gọi thông dịch viên. (Quyền của bạn nếu không hiểu tiếng Nhật).
「弁護士に連絡したいです」(べんごしにれんらくしたいです) – Bengoshi ni renraku shitai desu : Tôi muốn liên lạc luật sư.
「大使館に連絡させてください」(たいしかんにれんらくさせてください) – Taishikan ni renraku sasete kudasai : Cho tôi liên lạc Đại sứ馆/Lãnh sự quán.
「理由を教えてください」(りゆうをおしえてください) – Riyū o oshiete kudasai : Xin vui lòng cho biết lý do. (Khi bị từ chối nhập cảnh/bị giữ lại).
5. Các Vấn Đề Nóng & Thay Đổi Chính Sách Năm 2026 Cần Nhớ
5.1. Hệ Thống J-BIS (Japan Border Intelligence System) & Biometrics
Năm 2026, việc lấy vân tay 10 ngón và chụp khuôn mặt 3D tại quầy nhập cảnh đã trở thành tiêu chuẩn an ninh cao.
Dữ liệu được chia sẻ an ninh quốc tế (Interpol, các quốc gia liên minh). Nếu bạn có tiền án, lệnh bắt quốc tế, hoặc từng bị trục xuất -> Sẽ bị phát hiện ngay lập tức tại quầy tự động và dẫn đến phòng phỏng vấn.
5.2. Visit Japan Web (VJW) – Bắt Buộc Thực Chất
Mặc dù luật chưa cấm hoàn toàn giấy tờ, nhưng 99% hành khách dùng VJW.
Năm 2026: Tích hợp My Number Card (Thẻ Số cá nhân) cho người đã có thẻ lưu trú -> Đăng nhập VJW bằng thẻ My Number + PIN code (không cần nhập tay thông tin hộ chiếu nữa).
Lưu ý: Nếu điện thoại hết pin/hỏng -> Bạn vẫn phải khai báo giấy (tờ khai nhập cảnh/khẩu hải quan) tại quầy thủ công. Hãy mang theo Power Bank và sạc dự phòng.
5.3. Cải Cách Hệ Thống Thực Tập Kỹ Năng (技能実習 -> 育成就労 – Ikusei Shūrō)
Năm 2024-2025, Nhật Bản thông qua luật thay thế chế độ “Thực tập kỹ năng” (Ginō Jisshū) bằng “Ikusei Shūrō” (Huấn luyện & Làm việc).
Đến năm 2026, hệ thống mới này đã vận hành ổn định. Đặc điểm: Cho phép chuyển việc (trong cùng ngành, sau 1-2 năm), bảo vệ quyền lợi người lao động tốt hơn, đường dẫn rõ ràng sang Tokutei Ginō (Kỹ năng đặc định) Số 1.
Từ khóa tìm kiếm:育成就労制度 (Ikusei Shūrō Seido).
5.4. Visa Khởi Nghiệp (Startup Visa) & Highly Skilled Professional (HSP) Mở Rộng
Startup Visa: Các thành phố (Tokyo, Fukuoka, Aichi, Hiroshima, Sendai…) cấp chứng nhận -> Xin visa “Hoạt động đặc định” (6 tháng – 1 năm) để chuẩn bị mở công ty. Năm 2026 quy trình online hóa, phê duyệt nhanh hơn.
HSP (Highly Skilled Professional): Ngưỡng điểm 70/80 điểm. Ưu đãi: Visa 5 năm, vợ/chồng làm việc tự do, cha/mẹ được xin visa ở cùng, xin PR sau 1-3 năm. Năm 2026 thêm tiêu chí điểm cho “Digital Transformation (DX)”, “Green Energy”, “AI Research”.
5.5. Quy Định Về “Quá Hạn Lưu Trú” (Overstay / オーバーステイ)
Overstay 1 ngày: Cũng bị coi là vi phạm. Không được gia hạn, không được đổi visa. Phải tự nguyện ra về (出国命令 – Shukkoku Meirei) hoặc bị trục xuất (退去強制).
Hậu quả: Cấm nhập cảnh 1 năm (tự nguyện ra về) hoặc 5-10 năm (bị bắt/giam rồi trục xuất). Năm 2026: Dữ liệu Overstay được chia sẻ cho các nước G7, Úc, Canada, Hàn Quốc, Singapore… khi xin visa các nước này.
5.6. Xin Gia Hạn / Đổi Visa Online (e-Immigration / 在留申請オンラインシステム)
Từ năm 2023-2024 triển khai, đến 2026 trở thành kênh chính thức mặc định.
Tài khoản: Sử dụng My Number Card (Thẻ Số) + IC Card Reader (hoặc App đọc NFC trên điện thoại) để đăng nhập.
Lợi ích: Không gửi thư bưu điện, không chụp ảnh giấy tờ nhiều lần, theo dõi tiến độ real-time, nhận kết quả qua email/app.
Lưu ý: Một số trường hợp phức tạp (xin PR, đổi visa phức tạp, bổ sung hồ sơ) vẫn có thể được yêu cầu nộp giấy gốc/đến trực tiếp.
6. Hướng Dẫn Sử Dụng “Cục Xuất Nhập Cảnh” Trong Các Tình Huống Cụ Thể
6.1. Trường Hợp 1: Du Học Sinh Mới Đi (Visa Ryūgaku)
Tại sân bay (Narita/Haneda/Kansai/Chubu/Fukuoka/New Chitose):
Làm VJW -> Quầy nhập cảnh -> Lấy vân tay, chụp mặt -> Nhận Thẻ Lưu Trú (Zairyū Card) NGAY.
Quan trọng: Nhận được thẻ -> Đi ngay quầy警察 (Keisatsu – Cảnh sát) tại sân bay (thường cạnh quầy Immigration) để Đăng ký địa chỉ (住民登録 – Jūmin Tōroku) tạm thời (nếu đã có nhà) hoặc báo “Chưa có địa chỉ cố định” (sẽ đi quận sau).
Mở ngân hàng, làm điện thoại, làm My Number Card sau khi có địa chỉ.
Xin phép làm thêm (資格外活動許可 – Shikakugai Katsudō Kyoka):
Nộp online (e-Immigration) hoặc tại cửa hàng convenience store (FamilyMart/Lawson/7-11 có máy Loppi – ít dùng năm 2026).
Ghi rõ: Loại công việc, địa điểm, giờ làm (tối đa 28h/tuần, kỳ nghỉ 40h/tuần).
Gia hạn visa: Nộp online trước hạn 3 tháng. Cần: Chứng minh tài chính (tài khoản ngân hàng, người bảo chứng), bằng điểm, chứng nhận 출석率 (Shussekiritsu – Tỷ lệ đi học) > 80-90%.
6.2. Trường Hợp 2: Lao Động / Kỹ Sư / Tokutei Ginō (Visa Làm Việc)
Nhập cảnh lần đầu (CoE – Certificate of Eligibility):
Công ty/Đơn vị nhận bảo lãnh xin CoE (在留資格認定証明書 – Zairyū Shikaku Nintei Shōmeisho) tại Cục Xuất nhập cảnh quản lý nơi công ty đặt trụ sở.
Bạn lấy CoE -> Xin Visa tại Đại sứ quán -> Bay Nhật.
Tại sân bay: Nhận Thẻ Lưu Trú ngay.
Đổi việc (Chuyển công ty):
BẮT BUỘC nộp “届出” (Todokede – Báo cáo) trong vòng 14 ngày sau khi nghỉ việc cũ.
Nộp “在留資格変更許可申請” (Đổi visa) hoặc “就労資格証明書交付申請” (Xin chứng nhận đủ điều kiện làm việc) cho công ty mới.
Năm 2026: Làm trọn vẹn online qua e-Immigration. Công ty mới thường hỗ trợ thủ tục này.
Mất việc / Nghỉ việc:
Có 3 tháng để tìm việc mới (hoặc xin đổi sang visa “Hoạt động đặc định – Tìm việc” – 特定活動・就職活動).
Nếu quá 3 tháng không làm việc, không báo cáo -> Nguy cơ bị thu hồi visa (取消 – Torikeshi).
6.3. Trường Hợp 3: Việt Kiều / Người Có Quốc Tịch Nhật (Kế Hoạch Về Nhật)
Nếu bạn có quốc tịch Nhật (Hộ chiếu Nhật): Đi làn “Japanese Passport / 日本国旅券”. Không cần Visa, không cần VJW (nhưng khuyến cáo làm VJW cho phần Hải quan). Không bị lấy vân tay/chụp mặt.
Nếu bạn người Nhật gốc Việt (Việt Kiều) nhưng chưa quốc tịch Nhật: Vẫn là người nước ngoài. Cần Visa hoặc Visa miễn (nếu quốc tịch nước thứ 3 có miễn visa). Cần làm VJW y như người Việt Nam.
Thẻ Lưu Trú Đặc Biệt (特別永住者証明書): Chỉ dành cho người Hàn/Triều Tiên định cư trước 1945. Người Việt Nam KHÔNG CÓ loại thẻ này.
6.4. Trường Hợp 4: Xin Định Cư Vĩnh Viễn (PR / 永住権) – Năm 2026
Điều kiện cứng:
Sinh sống liên tục 10 năm (trong đó 5 năm làm việc/đóng bảo hiểm). Ngoại lệ: HSP 70 điểm -> 3 năm; HSP 80 điểm -> 1 năm; Vợ/chồng người Nhật/PR -> 3 năm sống chung/1 năm ở Nhật.
Thu nhập ổn định: Thường > 3 triệu Yen/năm (đơn thân), tăng theo người phụ thuộc.
Đóng thuế & Bảo hiểm đầy đủ, đúng hạn: Kiểm tra 課税証明書 (Kazei Shōmeisho) & 納税証明書 (Nōzei Shōmeisho) 3-5 năm gần nhất. Không được nợ thuế, không được bỏ bảo hiểm xã hội (Shakai Hoken) / Quốc gia (Kokumin Kenkō Hoken).
Tuân thủ luật pháp: Không vi phạm giao thông nặng (rượu bia, quá tốc độ cao), không vi phạm xuất nhập cảnh, không tiền án.
Người bảo chứng (身元保証人 – Mimoto Hoshōnin): Cần 1 người (người Nhật hoặc PR) ký cam kết.
Hồ sơ năm 2026: Dày đặc (30-50 trang). Nộp tại Cục Xuất nhập cảnh quản lý nơi ở. Thời gian xử lý: 6 – 12 tháng (đang chậm do lượng hồ sơ tăng).
Mẹo: Chuẩn bị kỹ “Lý do xin PR” (理由書 – Riyūsho) bằng tiếng Nhật, trình bày đóng góp cho xã hội, tình cảm gắn bó, kế hoạch lâu dài.
7. Danh Sách Các Chi Cục (地方出入国在留管理局) & Văn Phòng Tại Sân Bay (Năm 2026)
Khi cần đến trực tiếp (xin PR, phỏng vấn, nộp giấy gốc, cấp lại thẻ mất), bạn phải đến đúng cơ quan quản lý địa chỉ cư trú hiện tại (ghi trên thẻ lưu trú).
Chi Cục (局 – Kyoku)
Quản Lý Khu Vực
Địa Chỉ Chính (Hộp thư/Đến trực tiếp)
Văn Phòng Sân Bay (出張所 – Shutchōjo) – Cấp Thẻ Ngay / Xử Lý Gấp
Tokyo (東京)
Tokyo, Chiba, Saitama, Kanagawa, Yamanashi, Nagano, Niigata, Shizuoka (1 phần)
Mẹo tìm kiếm năm 2026: Tìm Google Maps từ khóa “出入国在留管理局 Tên tỉnh/Thành phố” hoặc “入管 Tên tỉnh”. Tránh tìm “Immigration Bureau” (tên cũ) dễ ra địa chỉ sai/cũ.
8. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) – Cập Nhật 2026
Q1: Tôi nhập cảnh visa du lịch 90 ngày, có thể xin gia hạn thêm 90 ngày không?
A:KHÔNG. Visa “短期滞在” (Tanki Taizai) không được gia hạn tại Nhật Bản (trừ trường hợp khẩn cấp y tế, thiên tai, không thể bay về – cần chứng minh y tế/hành chính rất chặt). Bạn phải ra về nước. Việc “vào ra biên giới” (visa run) liên tục dễ bị chặn tại nhập cảnh lần sau (nghi ngờ làm việc trái phép/định cư).
Q2: Tôi làm mất Thẻ Lưu Trú (Zairyū Card) thì làm sao?
A: Báo cảnh sát (交番 – Kōban) ngay -> Lấy “遺失届出証明書” (Ishitsu Todokede Shōmeisho – Giấy chứng nhận báo mất). Sau đó đến Cục Xuất nhập cảnh quản lý nơi ở (hoặc văn phòng sân bay nếu gấp) xin 再交付 (Sai Kōfu – Cấp lại). Phí: 1.600 Yen. Cần mang: Hộ chiếu, ảnh 3x4cm (chụp gần đây), giấy báo mất.
Q3: Tôi đang visa Du học, muốn đổi sang visa Làm việc (Gijutsu/Jinbun) sau khi tốt nghiệp. Cần gì?
A:
1. Có Bằng tốt nghiệp (卒業証明書 – Sotsugyō Shōmeisho) hoặc Chứng nhận hoàn thành khóa học (修了証明書 – Shūryō Shōmeisho).
2. Có Hợp đồng lao động (労働契約書 – Rōdō Keiyakusho) / Thông báo tuyển dụng (採用通知書 – Saiyō Tsūchisho) từ công ty Nhật (lương ≥ 20-25 man/tháng, phù hợp chuyên môn).
3. Nộp “在留資格変更許可申請” (Đổi visa) online hoặc bưu gửi TRƯỚC KHI HẾT HẠN VISA DU HỌC. Có thể làm việc full-time trong lúc chờ kết quả (nếu nộp kịp thời).
Q4: Tôi xin Visa “Hoạt động đặc định – Tìm việc” (特定活動・就職活動) sau khi tốt nghiệp được không?
A:Được. Nếu tốt nghiệp Đại học/Thạc sĩ/Đại học chuyên môn (Senmon Gakkō) tại Nhật. Thời hạn: 1 năm (gia hạn thêm 1 năm tối đa). Cho phép làm part-time (28h/tuần) khi tìm việc. Cần điểm GPA tốt, N2/N1 tiếng Nhật là lợi thế lớn.
Q5: Năm 2026 có cần mang “Thẻ khai báo nhập cảnh giấy” (Disembarkation Card) không?
A:KHÔNG CẦN nếu bạn đã làm Visit Japan Web (VJW) xong và có mã QR. Chỉ cần mang hộ chiếu + điện thoại (có mã QR). Nếu không làm VJW được -> Nhân viên sẽ cho điền giấy tại quầy (chậm hơn nhiều).
Q6: Tôi bị từ chối nhập cảnh (上陸拒否) tại sân bay. Có kháng cáo không?
A:KHÔNG CÓ KHÁNG CẠO HÀNH CHÍNH tại sân bay. Quyết định của thẩm định viên là cuối cùng. Bạn sẽ bị giam tạm tại phòng chờ sân bay -> Đưa lên máy bay chuyến bay sớm nhất về nước. Cách duy nhất: Xin visa lại tại Đại sứ quán Nhật tại Việt Nam (hoặc nước thứ 3) với lý do thuyết phục, chứng minh khắc phục lỗi cũ. Tỷ lệ đỗ lại sau khi bị chặn rất thấp.
Cục Xuất Nhập Cảnh Tiếng Nhật
Q7: Làm sao để biết hạn visa/thẻ lưu trú của mình còn bao lâu?
A:
1. Xem Dấu đập nhập cảnh trên hộ chiếu (ngày nhập cảnh + hạn ở: 1 năm, 3 năm, 5 năm).
2. Xem mặt trước Thẻ Lưu Trú (Zairyū Card): Dòng “在留期限” (Zairyū Kigen) hoặc “満了日” (Matsubi – Ngày hết hạn).
3. Đăng nhập e-Immigration / My Number Portal (nếu đã liên kết) để xem trạng thái real-time.
Q8: Tôi đang visa Kỹ năng đặc định Số 1 (Tokutei Ginō 1), muốn lên Số 2 (Tokutei Ginō 2) cần gì?
A:
1. Kinh nghiệm thực tế: Thường 3-5 năm (tùy ngành) làm việc liên tục tại Nhật.
2. Kỹ năng: Đậu kỳ thi 技能試験 (Ginō Shiken – Kỹ năng) hoặc 技能測定試験 (Ginō Sokutei Shiken) cấp 1 hoặc 2 của ngành đó (do Bộ Thúc đẩy Khoa học Công nghệ / Bộ Y tế / Bộ Quốc tế… quản lý).
3. Tiếng Nhật: Thường yêu cầu N3/N2 hoặc đậu kỳ thi tiếng Nhật chuyên ngành.
4. Lợi ích Số 2:Được mang vợ/con (Visa Gia đình), Không giới hạn thời gian gia hạn (định cư lâu dài), Được xin PR sau 3-5 năm.
9. Mẹo “Sống Sót” Khi Làm Việc Với Cục Xuất Nhập Cảnh (Kinh Nghiệm Thực Tế 2026)
Luôn mang Thẻ Lưu Trú (Zairyū Card) bên người: Luật quy định bắt buộc mang theo 24/7. Bị cảnh sát kiểm tra đường phố (Shokumu Shitsumon – 職務質問) mà không có thẻ -> Phạt tiền lên đến 200.000 Yen, rủi ro bị giam giữ xác minh danh tính.
Báo cáo đổi địa chỉ (住所変更届 – Jūsho Henkō Todoke) trong 14 ngày: Đi đến Quận/Phường (市役所/区役所 – Shiyakusho/Kuyakusho) nơi MỚI ở. Không đi Cục Xuất nhập cảnh. Quận sẽ cập nhật lên thẻ (in dòng mới behind card) và báo cho Cục Xuất nhập cảnh. Quá 14 ngày -> Phạt tiền, ảnh hưởng xin PR/Gia hạn.
Gia hạn visa SỚM (Trước hạn 3 tháng): Đừng chờ đến tuần cuối. Hệ thống online đôi khi quá tải, yêu cầu bổ sung hồ sơ (補正 – Hosei) mất 1-2 tuần. Nếu hết hạn visa khi đang chờ kết quả -> Bạn ở hợp pháp theo “特例期間” (Tokurei Kikan – Thời hạn đặc biệt) nhưng KHÔNG ĐƯỢC RA NGOÀI NƯỚC (vì không có Re-entry permit trên visa cũ đã hết hạn).
Giữ nguyên hồ sơ gốc (Originals): Bao gồm: Hộ chiếu, Thẻ Lưu Trú, CoE (bản gốc lần đầu), Bằng cấp, Chứng nhận kinh nghiệm làm việc, Sổ bảo hiểm (Nenkin Techo), Giấy khai thuế thu nhập (Kazei/Nouzei Shomeisho). Cục đôi khi yêu cầu trình gốc đối chiếu (原本提示 – Genpon Teiji).
Học tiếng Nhật “Hành chính” (Gyōsei Nihongo): Không cần N1, nhưng phải hiểu được các từ: 許可, 不許可, 補正, 理由書, 身元保証人, 扶養家族, 納税証明書, 課税証明書, 住民票, 印鑑証明書. Giúp tự làm hồ sơ, đọc thư mời phỏng vấn, hiểu nhân viên nói.
Sử dụng “Gyoseishoshi” (Hành chính thư ký – 行政書士) khi hồ sơ phức tạp: Xin PR, Đổi visa phức tạp, Kháng cáo (雖然 hiếm), Xin visa cho cha/mẹ già… Chi phí ~10-20 man Yen. Chọn người có giấy phép, uy tín, có hợp đồng rõ ràng.
Cẩn trọng “Broker / Môi giới” bất hợp pháp: Năm 2026, cảnh sát và Cục Xuất nhập cảnh xử lý cực kỳ nghiêm minh các tổ chức: “Làm giả CoE”, “Làm giả sổ sách ngân hàng”, “Cam kết đậu PR 100%”, “Làm visa giả”. Bạn là người chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng. Tiền mất tật mang, bị cấm nhập cảnh vĩnh viễn.
10. Kết Luận: Nắm Vững “Cục Xuất Nhập Cảnh Tiếng Nhật” – Chìa Khóa Cửa Ngõ Nhật Bản
Năm 2026, 出入国在留管理庁 (Shutsu-nyūkoku Zairyū Kanri-chō) không chỉ là nơi “đập dấu vào hộ chiếu” mà là trung tâm quản lý dữ liệu sinh trắc học, số hóa thủ tục (VJW, e-Immigration, My Number) và thi hành luật pháp nghiêm minh đối với người nước ngoài.
Việc thành thạo từ vựng chuyên ngành, hiểu rõ quy trình nhập cảnh/xuất cảnh không giấy tờ, nắm bắt các loại visa/thân phận lưu trú (Zairyū Shikaku) và biết cách giao tiếp, khiếu nại, bảo vệ quyền lợi khi gặp sự cố sẽ giúp bạn: Tiết kiệm thời gian, tiền bạc (làm online, không cần chạy lại chạy đi). Tránh rủi ro pháp lý (Overstay, làm trái phép, báo cáo sai/sơ suất). Xây dựng lộ trình dài hạn (Đổi visa, Xin PR, Quốc tịch) suôn sẻ.
Hãy lưu lại bài viết này như một tra cứu nhanh (Cheat Sheet). Mỗi khi có thủ tục, hãy mở phần “Từ vựng” hoặc “Mẫu câu” để đối chiếu. Chúc bạn luôn có những chuyến đi, cuộc sống và sự nghiệp an toàn, thành công tại xứ sở Hoa Anh Đào!
Lưu ý: Thông tin trong bài dựa trên Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và Luật Quản lý Lưu trú của Nhật Bản hiệu lực đến năm 2026. Các quy định có thể thay đổi theo Chỉ thị của Bộ Tư pháp (法務省 – Hōmushō). Hãy luôn kiểm tra thông tin mới nhất trên trang web chính thức: www.isa.go.jp hoặc www.moj.go.jp trước khi thực hiện thủ tục quan trọng.
