Cách viết email trong tiếng Nhật
Viết email trong tiếng Nhật là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với bất kỳ ai đang học tiếng Nhật, đang làm việc với công ty Nhật Bản, đang du học tại Nhật Bản hoặc đang có kế hoạch làm việc trong môi trường quốc tế có liên quan đến Nhật Bản. Khác với email tiếng Anh hay tiếng Việt, email tiếng Nhật có cấu trúc rất chặt chẽ, có quy tắc về cách xưng hô, cách mở đầu, cách kết thúc, cách sử dụng kính ngữ và thậm chí cả cách sắp xếp thứ tự thông tin. Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ trong cách chào hỏi hoặc cách ký tên, người nhận có thể cảm thấy bạn thiếu chuyên nghiệp, thiếu tôn trọng hoặc chưa hiểu văn hóa công sở Nhật Bản.
Nhiều người học tiếng Nhật đã học rất nhiều từ vựng và ngữ pháp nhưng khi bước vào thực tế, họ lại lúng túng không biết viết một email đơn giản. Họ không biết nên bắt đầu từ đâu, nên viết tiêu đề như thế nào, nên dùng câu nào để mở đầu, nên kết thúc ra sao, và đặc biệt là không biết cách dùng keigo – kính ngữ – cho phù hợp với từng đối tượng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email trong tiếng Nhật một cách toàn diện, từ những nguyên tắc cơ bản nhất cho đến những mẫu email cụ thể cho từng tình huống thường gặp trong học tập, công việc và giao tiếp hàng ngày.
Chúng ta sẽ đi qua toàn bộ cấu trúc của một email tiếng Nhật chuẩn, phân tích từng phần một cách chi tiết, giải thích ý nghĩa văn hóa đằng sau mỗi quy tắc, và cung cấp những ví dụ thực tế kèm bản dịch để bạn có thể áp dụng ngay. Dù bạn là người mới bắt đầu học tiếng Nhật ở trình độ N5, N4, hay đã đạt trình độ N2, N1 và muốn viết email công việc một cách hoàn hảo, bài viết này cũng sẽ mang lại cho bạn những kiến thức hữu ích và có thể áp dụng ngay vào thực tế.
Vì sao viết email tiếng Nhật đúng chuẩn lại quan trọng?
Trong môi trường học tập và làm việc tại Nhật Bản, email là công cụ giao tiếp chính thức và phổ biến nhất. Giáo viên, giảng viên, cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác đều giao tiếp qua email. Ngay cả những thông báo quan trọng trong trường học, những xác nhận lịch trình, những báo cáo tiến độ công việc, những lời xin lỗi khi có sự cố, tất cả đều được truyền đạt qua email. Vì vậy, khả năng viết email tiếng Nhật tốt không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin chính xác mà còn thể hiện trình độ chuyên môn, sự tôn trọng và sự hiểu biết văn hóa của bạn.
Người Nhật đặc biệt chú trọng đến hình thức và quy tắc trong giao tiếp. Một email được viết cẩn thận, đúng cấu trúc, đúng kính ngữ sẽ tạo ấn tượng rất tốt. Ngược lại, một email viết cẩu thả, thiếu lời chào, thiếu lời cảm ơn, sử dụng ngôn ngữ quá thân mật với cấp trên hoặc dùng kính ngữ sai chỗ sẽ khiến người nhận đánh giá thấp bạn, thậm chí có thể gây hiểu lầm nghiêm trọng. Trong tuyển dụng, nhiều nhà tuyển dụng Nhật Bản cho biết họ đánh giá ứng viên ngay từ email đầu tiên. Nếu email ứng tuyển của bạn không đúng chuẩn, họ có thể loại bạn ngay cả khi năng lực của bạn tốt.
Ngoài ra, email tiếng Nhật còn là bằng chứng cho thấy bạn đã thực sự hiểu và tôn trọng văn hóa Nhật Bản. Người Nhật đánh giá cao những người biết giữ lễ nghĩa, biết đặt mình vào vị trí của người khác và biết thể hiện sự khiêm nhường. Email là nơi thể hiện rõ nhất những phẩm chất đó. Một email tốt sẽ cho thấy bạn là người có trách nhiệm, biết quan tâm đến cảm nhận của người nhận, và biết cách giao tiếp trong một tập thể.
Đối với du học sinh, việc viết email cho giáo sư, cho phòng đào tạo, cho ký túc xá hay cho các cơ quan hành chính là điều không thể tránh khỏi. Đối với người đi làm, việc viết email cho sếp, cho khách hàng, cho đối tác là công việc hàng ngày. Đối với người học tiếng Nhật online, việc luyện viết email cũng là cách tốt nhất để rèn luyện ngữ pháp, từ vựng và khả năng diễn đạt. Vì vậy, đầu tư thời gian để học cách viết email trong tiếng Nhật là một khoản đầu tư rất xứng đáng cho tương lai của bạn.
Tư duy văn hóa đằng sau email tiếng Nhật
Để viết email tiếng Nhật tốt, trước hết bạn cần hiểu tư duy văn hóa của người Nhật. Người Nhật đề cao sự hài hòa, sự tôn trọng lẫn nhau, sự khiêm nhường và sự rõ ràng trong giao tiếp. Khi viết email, họ luôn đặt người nhận lên trên mình, họ luôn cố gắng không gây phiền phức cho người khác, và họ luôn cố gắng truyền đạt thông tin một cách chính xác, không gây hiểu lầm.
Một điểm khác biệt lớn giữa email tiếng Nhật và email tiếng Việt hay tiếng Anh là người Nhật thường không đi thẳng vào vấn đề ngay từ đầu. Họ thường bắt đầu bằng lời chào, lời cảm ơn vì đã dành thời gian đọc email, lời xin lỗi vì đã làm phiền, sau đó mới đi vào nội dung chính. Cách viết này thể hiện sự tôn trọng và sự quan tâm đến người nhận. Nếu bạn viết email đi thẳng vào vấn đề mà không có lời mở đầu, người Nhật có thể cảm thấy bạn thiếu lịch sự.
Người Nhật cũng rất chú trọng đến thứ tự từ trên xuống dưới và từ chung đến riêng. Họ thường bắt đầu bằng những thông tin chung, những lời chào hỏi, sau đó mới đi vào chi tiết cụ thể. Họ cũng rất cẩn thận trong việc sử dụng kính ngữ. Kính ngữ trong tiếng Nhật không chỉ là cách nói lịch sự mà còn thể hiện mối quan hệ giữa người nói và người nghe, giữa cấp trên và cấp dưới, giữa khách và chủ.
Một đặc điểm nữa là người Nhật rất ít khi sử dụng ngôn ngữ cảm xúc mạnh mẽ trong email công việc. Họ thường dùng những câu nhẹ nhàng, uyển chuyển, tránh những lời lẽ quá trực tiếp hoặc quá khẳng định. Ví dụ, thay vì nói “Tôi không đồng ý”, họ có thể nói “Tôi nghĩ việc này có thể còn một số điểm cần xem xét lại”. Cách diễn đạt này giúp giữ hòa khí và tránh xung đột.
Hiểu được những tư duy văn hóa này sẽ giúp bạn viết email không chỉ đúng ngữ pháp mà còn đúng tinh thần Nhật Bản. Email của bạn sẽ được người nhận đón nhận một cách tích cực và bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt trong mắt họ.
Cấu trúc tổng thể của một email tiếng Nhật chuẩn
Một email tiếng Nhật chuẩn thường gồm bảy phần chính theo thứ tự từ trên xuống dưới. Thứ nhất là tiêu đề email. Thứ hai là lời chào đầu, tức là cách gọi tên người nhận. Thứ ba là lời mở đầu, bao gồm lời tự giới thiệu và lời cảm ơn hoặc xin lỗi vì đã làm phiền. Thứ tư là nội dung chính, là phần truyền đạt thông tin mà bạn muốn gửi. Thứ năm là phần kết thúc, bao gồm lời cảm ơn, lời chúc và lời nhờ vả. Thứ sáu là lời chào cuối, thường là một câu kính ngữ thể hiện sự tôn trọng. Thứ bảy là chữ ký, bao gồm tên, bộ phận, số điện thoại và các thông tin liên lạc khác.
Thứ tự này rất quan trọng và không nên thay đổi. Nhiều người mới học viết email tiếng Nhật thường bỏ qua lời mở đầu hoặc lời chào cuối, hoặc viết chữ ký không đầy đủ. Những thiếu sót này tuy nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến ấn tượng của người nhận. Vì vậy, bạn nên ghi nhớ cấu trúc bảy phần này và luôn tuân thủ khi viết email.
Ngoài bảy phần chính trên, email tiếng Nhật còn có một số quy tắc về định dạng. Bạn nên viết mỗi phần cách nhau một dòng trống để email dễ đọc. Bạn nên tránh viết toàn chữ in hoa. Bạn nên tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than hoặc biểu tượng cảm xúc. Bạn nên kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp trước khi gửi. Bạn nên đính kèm file với tên rõ ràng và ghi chú trong nội dung email nếu có file đính kèm.
Bây giờ chúng ta sẽ đi vào phân tích chi tiết từng phần trong cấu trúc email tiếng Nhật.
Phần một: Tiêu đề email
Tiêu đề email, trong tiếng Nhật gọi là 件名 (kenmei), là phần đầu tiên mà người nhận nhìn thấy. Tiêu đề tốt sẽ giúp người nhận hiểu ngay nội dung email của bạn mà không cần mở ra đọc. Tiêu đề xấu sẽ khiến email của bạn bị bỏ qua hoặc bị xếp vào thư rác.
Nguyên tắc viết tiêu đề email tiếng Nhật là ngắn gọn, rõ ràng và nêu đúng nội dung chính. Tiêu đề thường được viết theo mẫu: 【Tên bộ phận hoặc tên trường】Nội dung chính. Ví dụ: 【営業部】会議の日程について, 【大学】履修登録の件, 【人事部】インターンシップ応募の件. Cách viết này giúp người nhận biết ngay email của bạn thuộc về bộ phận nào và nội dung là gì.
Khi viết tiêu đề, bạn nên tránh những tiêu đề quá chung chung như “Xin chào” hay “Email” hay “Liên hệ”. Những tiêu đề như vậy không cung cấp thông tin gì và khiến người nhận khó phân loại email. Bạn cũng nên tránh viết tiêu đề quá dài. Tiêu đề lý tưởng nên ngắn gọn trong khoảng hai mươi đến ba mươi ký tự tiếng Nhật.
Có thể bạn quan tâm: Cách Viết CV Xin Việc Bằng Tiếng Nhật Chuẩn 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z Cho Người Việt
Một lưu ý quan trọng là khi trả lời email, bạn nên giữ nguyên tiêu đề gốc và chỉ thêm tiền tố Re: vào đầu. Ví dụ, nếu tiêu đề gốc là 【営業部】会議の日程について, tiêu đề trả lời sẽ là Re: 【営業部】会議の日程について. Cách làm này giúp người nhận dễ dàng theo dõi chuỗi email và biết đây là email trả lời cho email nào.
Đối với email đầu tiên gửi đi, bạn có thể thêm tiền tố như 【ご連絡】, 【お願い】, 【報告】, 【お礼】 tùy theo nội dung. Ví dụ, email báo cáo sẽ có tiêu đề 【報告】プロジェクトの進捗について, email xin lỗi sẽ có tiêu đề 【お詫び】ご迷惑をおかけした件, email cảm ơn sẽ có tiêu đề 【お礼】ご対応ありがとうございました. Những tiền tố này giúp người nhận hiểu ngay mục đích của email.
Phần hai: Lời chào đầu và cách gọi tên người nhận
Sau tiêu đề, phần tiếp theo là lời chào đầu, tức là cách bạn gọi người nhận. Đây là phần thể hiện sự tôn trọng và sự chuyên nghiệp của bạn. Cách gọi tên người nhận trong tiếng Nhật có những quy tắc rất cụ thể mà bạn cần nắm vững.
Nếu bạn biết tên cụ thể của người nhận, bạn nên viết họ của họ kèm theo hậu tố 様 (sama) hoặc 先生 (sensei) tùy theo trường hợp. Ví dụ: 田中様 (Tanaka-sama), 佐藤先生 (Sato-sensei). Hậu tố 様 được dùng trong email công việc và email trang trọng, trong khi hậu tố 先生 được dùng khi gọi giáo viên, bác sĩ, hoặc những người có học vị cao.
Nếu bạn gửi email đến một bộ phận hoặc một công ty mà không biết tên cụ thể của người nhận, bạn có thể viết tên bộ phận hoặc tên công ty kèm theo hậu tố 御中 (onchū) hoặc 様. Ví dụ: 営業部御中 (Eigyoubu-onchū), 株式会社ABC様 (Kabushiki-gaisha ABC-sama). Hậu tố 御中 được dùng khi gửi đến một tổ chức hoặc một bộ phận, trong khi hậu tố 様 được dùng khi gửi đến một cá nhân hoặc một công ty.
Nếu bạn gửi email đến một người mà bạn đã quen biết và có mối quan hệ thân thiết, bạn có thể dùng hậu tố さん (san). Tuy nhiên, trong email công việc trang trọng, bạn nên tránh dùng さん mà nên dùng 様 để thể hiện sự tôn trọng. Chỉ khi bạn đã có mối quan hệ rất thân thiết và người đó cho phép bạn gọi bằng さん thì bạn mới nên dùng さん.
Sau tên người nhận, bạn nên xuống dòng và viết lời chào như お世話になっております (Osewa ni natte orimasu) nghĩa là “Cảm ơn bạn đã luôn giúp đỡ tôi” hoặc お疲れ様です (Otsukaresama desu) nghĩa là “Bạn đã làm việc vất vả rồi”. Những câu chào này là những câu chào chuẩn trong email công việc Nhật Bản và thể hiện sự lịch sự của bạn.
Ví dụ về lời chào đầu chuẩn:
田中様
お世話になっております。
株式会社ABCの山田です。
Câu này có nghĩa là: “Kính gửi anh Tanaka, Cảm ơn anh đã luôn giúp đỡ tôi. Tôi là Yamada của công ty ABC.”
Phần ba: Lời mở đầu và tự giới thiệu
Sau lời chào đầu, bạn cần viết lời mở đầu. Lời mở đầu thường bao gồm việc tự giới thiệu bản thân, nêu rõ bạn là ai, bạn thuộc bộ phận nào, và lời cảm ơn hoặc lời xin lỗi vì đã làm phiền người nhận.
Đối với email đầu tiên gửi đến người nhận, bạn cần tự giới thiệu rõ ràng. Ví dụ: はじめまして。株式会社ABCの営業部、山田太郎と申します。Câu này có nghĩa là “Rất vui được gặp anh. Tôi là Yamada Taro, thuộc bộ phận kinh doanh của công ty ABC.”
Đối với email gửi đến người bạn đã quen biết, bạn có thể viết ngắn gọn hơn: いつもお世話になっております。山田です。Câu này có nghĩa là “Cảm ơn anh đã luôn giúp đỡ tôi. Tôi là Yamada.”
Sau khi tự giới thiệu, bạn thường sẽ viết một câu cảm ơn hoặc xin lỗi. Ví dụ: お忙しいところ恐縮です (Oisogashii tokoro kyoshuku desu) nghĩa là “Tôi xin lỗi vì đã làm phiền anh khi anh đang bận rộn” hoặc お時間をいただきありがとうございます (Ojikan wo itadaki arigatou gozaimasu) nghĩa là “Cảm ơn anh đã dành thời gian cho tôi”. Những câu này thể hiện sự quan tâm của bạn đối với người nhận và sự khiêm nhường của bạn.
Lời mở đầu tuy ngắn nhưng rất quan trọng vì nó tạo ấn tượng đầu tiên. Một lời mở đầu lịch sự, khiêm nhường sẽ khiến người nhận cảm thấy được tôn trọng và sẵn sàng đọc tiếp email của bạn.
Phần bốn: Nội dung chính của email
Nội dung chính là phần quan trọng nhất của email, là nơi bạn truyền đạt thông tin mà bạn muốn gửi. Phần này cần được viết rõ ràng, có thứ tự và dễ hiểu.
Khi viết nội dung chính, bạn nên bắt đầu bằng câu nêu rõ mục đích của email. Ví dụ: 本日は、会議の日程についてご連絡いたします。Câu này có nghĩa là “Hôm nay, tôi xin liên lạc với anh về lịch trình cuộc họp.”
Sau đó, bạn nên trình bày thông tin chi tiết theo thứ tự logic. Nếu có nhiều điểm cần trình bày, bạn nên đánh số thứ tự hoặc dùng dấu gạch ngang để người nhận dễ theo dõi. Ví dụ:
- 日時：5月10日（金）14:00〜15:00
- 場所：本社3階会議室
- 参加者：営業部全員
Cách trình bày này giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin mà không cần đọc đi đọc lại.
Có thể bạn quan tâm: Cách Viết CV Tiếng Nhật Trên Điện Thoại Năm 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z Cho Người Mới Bắt Đầu
Khi viết nội dung chính, bạn cần chú ý đến cách sử dụng kính ngữ. Bạn nên dùng những động từ kính ngữ khi nói về hành động của người nhận và những động từ khiêm nhường khi nói về hành động của mình. Ví dụ, khi nhờ người nhận làm điều gì đó, bạn nên dùng お願いいたします (onegaishimasu) thay vì お願いします (onegaishimasu) để thể hiện sự tôn trọng cao hơn.
Bạn cũng cần chú ý đến cách diễn đạt. Người Nhật thường tránh những câu quá trực tiếp. Thay vì nói “Hãy gửi cho tôi tài liệu”, bạn nên nói “Tài liệu có thể gửi cho tôi khi anh tiện” hoặc “Tôi xin phép được nhận tài liệu”. Cách diễn đạt nhẹ nhàng này giúp người nhận không cảm thấy bị ép buộc.
Một điều nữa là bạn nên viết mỗi đoạn văn cách nhau một dòng trống để email dễ đọc. Bạn nên tránh viết một đoạn văn quá dài. Nếu nội dung nhiều, bạn nên chia thành nhiều đoạn ngắn, mỗi đoạn trình bày một ý.
Phần năm: Phần kết thúc và lời nhờ vả
Sau khi trình bày xong nội dung chính, bạn cần viết phần kết thúc. Phần kết thúc thường bao gồm lời cảm ơn, lời chúc, và lời nhờ vả người nhận xem xét hoặc phản hồi.
Ví dụ về phần kết thúc:
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
Câu này có nghĩa là “Tôi xin lỗi vì đã làm phiền anh khi anh bận rộn, mong anh xác nhận giúp tôi. Nếu có điểm nào chưa rõ, xin anh cứ liên hệ với tôi.”
Phần kết thúc cũng có thể bao gồm lời chúc sức khỏe hoặc lời chúc công việc thuận lợi. Ví dụ: ご健康とご多幸をお祈り申し上げます (Gokenkou to gotakou wo oinori moushiagemasu) nghĩa là “Tôi xin chúc anh sức khỏe và hạnh phúc”.
Khi kết thúc email, bạn nên thể hiện sự khiêm nhường và sự cảm ơn. Bạn nên cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian đọc email của bạn và vì sự giúp đỡ của họ. Bạn cũng nên bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi từ họ.
Phần sáu: Lời chào cuối
Lời chào cuối trong email tiếng Nhật thường là một câu kính ngữ ngắn gọn được viết sau phần kết thúc và trước chữ ký. Câu chào cuối phổ biến nhất là 何卒よろしくお願い申し上げます (Nanisoto yoroshiku onegai moushiagemasu) nghĩa là “Mong anh chiếu cố giúp đỡ tôi” hoặc どうぞよろしくお願いいたします (Douzo yoroshiku onegai itashimasu) nghĩa là “Xin anh giúp đỡ tôi”.
Những câu chào cuối này thể hiện sự tôn trọng cao độ của bạn đối với người nhận và sự khiêm nhường của bạn. Chúng là những câu không thể thiếu trong email công việc Nhật Bản.
Sau lời chào cuối, bạn nên xuống dòng và viết chữ ký.
Phần bảy: Chữ ký email
Chữ ký email là phần cuối cùng của email, bao gồm thông tin liên lạc của bạn. Chữ ký chuẩn trong email tiếng Nhật thường bao gồm tên đầy đủ, tên bộ phận, tên công ty hoặc trường học, số điện thoại, địa chỉ email và đôi khi cả địa chỉ công ty.
Ví dụ về chữ ký chuẩn:
山田太郎（やまだ たろう）
株式会社ABC 営業部
電話：03-1234-5678
メール：[email protected]
Chữ ký nên được viết rõ ràng và nhất quán. Bạn nên sử dụng cùng một chữ ký cho mọi email công việc để tạo sự chuyên nghiệp. Bạn cũng nên tránh thêm những hình ảnh hoặc những câu trích dẫn dài vào chữ ký vì chúng có thể làm email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp.
Một lưu ý là trong chữ ký, bạn nên viết tên của mình bằng kanji nếu có thể, vì người Nhật thường dùng kanji trong tên. Nếu bạn không có kanji, bạn có thể viết bằng hiragana hoặc romaji.
Keigo cơ bản cần biết khi viết email tiếng Nhật
Keigo là kính ngữ trong tiếng Nhật và là một phần không thể thiếu khi viết email. Keigo được chia thành ba loại chính: sonkeigo là kính ngữ dùng để nâng cao hành động của người khác, kenjougo là khiêm nhường ngữ dùng để hạ thấp hành động của mình, và teineigo là lịch sự ngữ dùng để thể hiện sự lịch sự chung.
Sonkeigo bao gồm những động từ như なさる (nasaru) thay cho する khi nói về hành động của người khác, おっしゃる (ossharu) thay cho 言う, ご覧になる (goran ni naru) thay cho 見る. Ví dụ, thay vì nói 田中さんは見ます (Tanaka-san wa mimasu), bạn nên nói 田中様はご覧になります (Tanaka-sama wa goran ni narimasu).
Kenjougo bao gồm những động từ như いたす (itasu) thay cho する khi nói về hành động của mình, 申す (mousu) thay cho 言う, 拝見する (haiken suru) thay cho 見る. Ví dụ, thay vì nói 私は見ました (Watashi wa mimashita), bạn nên nói 私は拝見いたしました (Watashi wa haiken itashimashita).
Có thể bạn quan tâm: Cách Viết Chữ Ố Trong Tiếng Nhật Trên Điện Thoại Năm 2026: Hướng Dẫn Gõ お, ぉ, オ, ォ Từ A Đến Z Cho Người Mới
Teineigo là dạng lịch sự cơ bản sử dụng です・ます. Đây là dạng lịch sự tối thiểu mà bạn cần sử dụng trong email. Ví dụ, thay vì nói 私は学生です (Watashi wa gakusei desu) là đúng, còn 私は学生だ (Watashi wa gakusei da) là không lịch sự.
Khi viết email, bạn nên kết hợp cả ba loại keigo này một cách phù hợp. Bạn nên dùng sonkeigo khi nói về hành động của người nhận, kenjougo khi nói về hành động của mình, và teineigo cho toàn bộ email. Cách kết hợp này sẽ tạo ra một email lịch sự và chuyên nghiệp.
Một số câu keigo thường dùng trong email bao gồm: お世話になっております (osewa ni natte orimasu), 恐縮です (kyoshuku desu), ご迷惑をおかけして申し訳ございません (gomeiwaku wo okake shite moushiwake gozaimasen), ご確認お願いいたします (gokakunin onegai itashimasu), 何卒よろしくお願い申し上げます (nanisoto yoroshiku onegai moushiagemasu). Bạn nên ghi nhớ những câu này và sử dụng chúng thường xuyên.
Các lỗi thường gặp khi viết email tiếng Nhật
Người học tiếng Nhật thường mắc một số lỗi khi viết email. Lỗi phổ biến nhất là quên lời chào đầu hoặc lời chào cuối. Nhiều người chỉ viết nội dung chính mà không có lời mở đầu và kết thúc, khiến email trông rất khô khan và thiếu lịch sự. Lỗi thứ hai là sử dụng kính ngữ sai. Nhiều người dùng kính ngữ quá ít khiến email trông thiếu tôn trọng, hoặc dùng kính ngữ quá nhiều khiến email trông gượng ép và không tự nhiên.
Lỗi thứ ba là viết tiêu đề không rõ ràng. Tiêu đề quá chung chung hoặc quá dài sẽ khiến người nhận khó hiểu nội dung email. Lỗi thứ tư là quên kiểm tra lại email trước khi gửi. Lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, hoặc quên đính kèm file là những lỗi rất phổ biến nhưng lại gây ấn tượng xấu.
Lỗi thứ năm là sử dụng ngôn ngữ quá thân mật với cấp trên hoặc người lớn tuổi. Nhiều người học tiếng Nhật quen với cách nói chuyện thân mật với bạn bè và áp dụng luôn vào email công việc, điều này là không đúng. Trong email công việc, bạn luôn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng.
Lỗi thứ sáu là không ghi rõ thông tin cần thiết. Khi viết email xin việc, bạn cần ghi rõ vị trí ứng tuyển, tên của bạn, và các thông tin liên lạc. Khi viết email báo cáo, bạn cần ghi rõ tiến độ, những việc đã làm, và những vấn đề còn tồn tại.
Để tránh những lỗi này, bạn nên luôn dành thời gian kiểm tra lại email trước khi gửi. Bạn nên đọc lại email một lần để kiểm tra chính tả, ngữ pháp và tính lịch sự. Bạn nên nhờ người khác đọc giúp nếu có thể. Bạn nên lưu trữ những mẫu email tốt để tham khảo cho lần sau.
Mẫu email giới thiệu bản thân
Mẫu email giới thiệu bản thân là mẫu cơ bản nhất mà bạn cần biết. Mẫu này được dùng khi bạn gửi email lần đầu tiên đến một người mới, khi bạn muốn giới thiệu mình với một công ty hoặc một trường học.
Tiêu đề: 【ご連絡】はじめまして、山田太郎と申します
Nội dung:
田中様
はじめまして。株式会社ABCの営業部、山田太郎と申します。
このたび、貴社のプロジェクトについてお聞きしたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
山田太郎
株式会社ABC 営業部
電話：03-1234-5678
メール：[email protected]
Bản dịch: Kính gửi anh Tanaka, Rất vui được gặp anh. Tôi là Yamada Taro, thuộc bộ phận kinh doanh của công ty ABC. Lần này, tôi muốn hỏi về dự án của công ty anh nên tôi viết email này. Tôi xin lỗi vì đã làm phiền anh khi anh bận rộn, mong anh có thể phản hồi giúp tôi. Xin anh giúp đỡ tôi.
Mẫu email ứng tuyển xin việc
Mẫu email ứng tuyển xin việc là mẫu rất quan trọng đối với những người đang tìm việc tại Nhật Bản. Mẫu này cần thể hiện sự chuyên nghiệp, sự nhiệt tình và sự phù hợp của bạn với vị trí ứng tuyển.
Tiêu đề: 【応募】営業職への応募について – 山田太郎
Nội dung:
人事部御中
お世話になっております。山田太郎と申します。
このたび、貴社の営業職に応募したく、ご連絡いたしました。
私は大学で経済学を専攻し、在学中にインターンシップで営業の経験を積みました。
貴社の事業内容に大変興味を持ち、ぜひ貴社で働きたいと思っております。
添付にて履歴書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
Có thể bạn quan tâm: Cách Viết Chữ Hán Tiếng Nhật Chuẩn Nhất 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Bộ Thủ, Thứ Tự Nét Đến Luyện Viết Cho Người Mới
何卒よろしくお願い申し上げます。
山田太郎
電話：090-1234-5678
メール：[email protected]
Bản dịch: Kính gửi bộ phận nhân sự, Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ tôi. Tôi là Yamada Taro. Lần này, tôi muốn ứng tuyển vào vị trí kinh doanh của công ty anh/chị. Tôi đã học chuyên ngành kinh tế ở trường đại học và trong thời gian học đã có kinh nghiệm thực tập về kinh doanh. Tôi rất quan tâm đến nội dung kinh doanh của công ty anh/chị và rất muốn làm việc tại công ty anh/chị. Tôi gửi kèm sơ yếu lý lịch, mong anh/chị xem xét. Nếu có điểm nào chưa rõ, xin anh/chị cứ liên hệ với tôi. Xin anh/chị giúp đỡ tôi.
Mẫu email báo cáo tiến độ công việc
Mẫu email báo cáo tiến độ công việc được dùng khi bạn cần báo cáo cho cấp trên về tiến độ của một dự án hoặc một công việc. Mẫu này cần trình bày rõ ràng những việc đã hoàn thành, những việc đang làm, và những vấn đề còn tồn tại.
Tiêu đề: 【報告】プロジェクトAの進捗について
Nội dung:
佐藤部長
お世話になっております。山田です。
プロジェクトAの進捗についてご報告いたします。
【完了した作業】
・資料作成：100%完了
・顧客へのヒアリング：80%完了
【進行中の作業】
・プレゼン資料の作成：50%進行中
・見積もりの作成：30%進行中
【課題】
・顧客からの返答が遅れているため、スケジュールに遅れが生じる可能性があります。
引き続き努力いたしますので、ご指導のほどよろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
山田太郎
営業部
Bản dịch: Kính gửi trưởng phòng Sato, Cảm ơn anh đã luôn giúp đỡ tôi. Tôi là Yamada. Tôi xin báo cáo về tiến độ của dự án A. Những công việc đã hoàn thành: Tạo tài liệu: hoàn thành 100%, Phỏng vấn khách hàng: hoàn thành 80%. Những công việc đang tiến hành: Tạo tài liệu thuyết trình: đang tiến hành 50%, Tạo báo giá: đang tiến hành 30%. Vấn đề: Vì khách hàng chưa phản hồi nên lịch trình có thể bị chậm. Tôi sẽ tiếp tục nỗ lực, mong anh chỉ đạo giúp tôi. Xin anh giúp đỡ tôi.
Mẫu email xin lỗi khi có sự cố
Mẫu email xin lỗi là mẫu rất quan trọng trong văn hóa Nhật Bản vì người Nhật rất coi trọng việc xin lỗi khi gây phiền phức cho người khác. Mẫu này cần thể hiện sự chân thành, sự hối lỗi và đề xuất cách khắc phục.
Tiêu đề: 【お詫び】納品の遅延について
Nội dung:
田中様
このたびは、納品の遅延によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
本日中に納品する予定でしたが、製造工程に問題が発生し、遅れてしまいました。
深くお詫び申し上げるとともに、明日午前中に必ず納品いたします。
今後このようなことがないよう、再発防止に努めてまいります。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
山田太郎
株式会社ABC 製造部
Bản dịch: Kính gửi anh Tanaka, Lần này, vì sự chậm trễ trong việc giao hàng đã gây phiền phức cho anh, tôi xin lỗi chân thành. Hôm nay dự định giao hàng nhưng do có vấn đề trong quá trình sản xuất nên đã bị chậm. Tôi xin lỗi sâu sắc và hứa sẽ giao hàng vào sáng mai. Để không xảy ra việc như vậy nữa, chúng tôi sẽ nỗ lực ngăn chặn tái phát. Tôi xin lỗi vì đã gây phiền phức cho anh, mong anh thông cảm giúp tôi. Xin anh giúp đỡ tôi.
Mẫu email cảm ơn
Mẫu email cảm ơn được dùng khi bạn muốn cảm ơn ai đó vì sự giúp đỡ của họ. Mẫu này cần thể hiện sự chân thành và sự biết ơn của bạn.
Tiêu đề: 【お礼】ご対応ありがとうございました
Nội dung:
鈴木様
お世話になっております。山田です。
このたびは、ご丁寧なご対応をいただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで、無事にプロジェクトを完了することができました。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
心より感謝申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
山田太郎
Bản dịch: Kính gửi anh Suzuki, Cảm ơn anh đã luôn giúp đỡ tôi. Tôi là Yamada. Lần này, cảm ơn anh đã có sự対応 chu đáo, tôi xin chân thành cảm ơn. Nhờ có anh, chúng tôi đã hoàn thành dự án một cách thuận lợi. Mong anh tiếp tục chỉ đạo và giúp đỡ tôi trong thời gian tới. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành. Xin anh giúp đỡ tôi.
Mẫu email hẹn lịch họp
Mẫu email hẹn lịch họp được dùng khi bạn muốn đề xuất thời gian họp với ai đó. Mẫu này cần nêu rõ các lựa chọn thời gian và nhờ người nhận xác nhận.
Tiêu đề: 【ご相談】会議の日程について
Nội dung:
田中様
お世話になっております。山田です。
来週の会議の日程についてご相談いたします。
以下の日程でご都合がよろしいでしょうか。
・5月13日（月）10:00〜11:00
・5月13日（月）14:00〜15:00
・5月14日（火）10:00〜11:00
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
山田太郎
営業部
Bản dịch: Kính gửi anh Tanaka, Cảm ơn anh đã luôn giúp đỡ tôi. Tôi là Yamada. Tôi muốn bàn về lịch họp tuần sau. Anh có tiện vào những thời gian sau đây không: Ngày 13 tháng 5 thứ Hai 10:00 đến 11:00, Ngày 13 tháng 5 thứ Hai 14:00 đến 15:00, Ngày 14 tháng 5 thứ Ba 10:00 đến 11:00. Mong anh thông báo thời gian tiện cho anh. Tôi xin lỗi vì đã làm phiền anh khi anh bận rộn, mong anh giúp đỡ tôi. Xin anh giúp đỡ tôi.
Mẫu email hỏi thông tin
Mẫu email hỏi thông tin được dùng khi bạn muốn hỏi ai đó về một vấn đề nào đó. Mẫu này cần nêu rõ câu hỏi và cảm ơn người nhận vì đã trả lời.
Tiêu đề: 【お問い合わせ】入学手続きについて
Nội dung:
教務課御中
お世話になっております。山田太郎と申します。
入学手続きについてお問い合わせいたします。
入学金の支払い期限について教えていただけますでしょうか。
また、必要書類についてもご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
山田太郎
電話：090-1234-5678
メール：[email protected]
Bản dịch: Kính gửi phòng đào tạo, Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ tôi. Tôi là Yamada Taro. Tôi muốn hỏi về thủ tục nhập học. Anh/chị có thể cho tôi biết hạn chót nộp học phí nhập học không. Ngoài ra, mong anh/chị xác nhận giúp tôi về các giấy tờ cần thiết. Tôi xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị khi anh/chị bận rộn, mong anh/chị trả lời giúp tôi. Xin anh/chị giúp đỡ tôi.
Checklist trước khi gửi email tiếng Nhật
Trước khi gửi email tiếng Nhật, bạn nên kiểm tra lại theo checklist sau đây. Thứ nhất, kiểm tra tiêu đề có rõ ràng và ngắn gọn không. Thứ hai, kiểm tra lời chào đầu có đúng quy tắc không. Thứ ba, kiểm tra lời mở đầu có lịch sự không. Thứ tư, kiểm tra nội dung chính có rõ ràng và có thứ tự không. Thứ năm, kiểm tra phần kết thúc có đầy đủ lời cảm ơn và lời nhờ vả không. Thứ sáu, kiểm tra lời chào cuối có đúng không. Thứ bảy, kiểm tra chữ ký có đầy đủ thông tin không. Thứ tám, kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp. Thứ chín, kiểm tra file đính kèm đã được đính kèm chưa và tên file có rõ ràng không. Thứ mười, kiểm tra địa chỉ email người nhận có đúng không.
Nếu bạn tuân thủ checklist này, email của bạn sẽ rất chuyên nghiệp và ít có khả năng mắc lỗi. Bạn cũng nên đọc lại email với giọng điệu của người nhận để xem email của bạn có dễ hiểu và lịch sự không.
Lời kết
Viết email trong tiếng Nhật là một kỹ năng cần thời gian và sự luyện tập để thành thạo. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy khó khăn vì có quá nhiều quy tắc và quá nhiều điều cần nhớ. Tuy nhiên, nếu bạn nắm vững cấu trúc cơ bản, hiểu được văn hóa Nhật Bản, và luyện tập thường xuyên, bạn sẽ dần dần viết được những email tiếng Nhật chuyên nghiệp và tự nhiên.
Hãy bắt đầu từ những mẫu email cơ bản nhất như email giới thiệu bản thân, email cảm ơn, email xin lỗi. Sau khi thành thạo những mẫu cơ bản, bạn có thể học thêm những mẫu phức tạp hơn như email báo cáo, email ứng tuyển, email thương lượng. Bạn cũng nên đọc nhiều email tiếng Nhật mẫu để học hỏi cách diễn đạt và cách sử dụng kính ngữ.
Đừng quên rằng email là công cụ giao tiếp quan trọng và là cách để bạn thể hiện bản thân. Một email tốt sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt, xây dựng mối quan hệ tốt, và mở ra nhiều cơ hội trong học tập và công việc. Hãy luôn viết email với sự cẩn thận, sự tôn trọng và sự chân thành.
Chúc bạn thành công trong việc học tiếng Nhật và viết email tiếng Nhật. Hãy kiên trì luyện tập và bạn sẽ trở thành người viết email tiếng Nhật chuyên nghiệp.