Chào mừng bạn đến với bộ từ điển từ vựng văn phòng phẩm tiếng Nhật cập nhật mới nhất năm 2026. Dù bạn là sinh viên du học chuẩn bị nhập học, nhân viên văn phòng làm việc trong môi trường Nhật Bản, hay đơn giản là người yêu thích văn hóa bút mực, giấy tờ “made in Japan” nổi tiếng trên toàn cầu, bài viết này chính là “cẩm nang bỏ túi” không thể thiếu. Chúng tôi không chỉ liệt kê từ vựng đơn thuần mà còn phân loại khoa học, cung cấp cách đọc (Hiragana/Romaji), Hán tự (Kanji), ví dụ thực tế, và cả những xu hướng văn phòng phẩm hot nhất tại Nhật năm 2026 để bạn cập nhật kiến thức ngay lập tức.
PHẦN 1: CẤU TRÚC BÀI VIẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP HỌC HIỆU QUẢ NHẤT 2026
Trước khi đi vào chi tiết, hãy nắm vững phương pháp “3 Bước Chinh Phục Kanji Văn Phòng” mà nhiều trung tâm tiếng Nhật hàng đầu áp dụng năm nay:
Nhận diện Kanji (形 – Katachi): Hiểu cấu tạo bộ phận (Bushu) để đoán nghĩa. VD: 文 (bun – văn hóa/văn bản) + 具 (gu – dụng cụ) = 文具 (bunugu – văn phòng phẩm).
Phân loại theo chức năng (機能 – Kinou): Không học theo bảng chữ cái, hãy học theo nhóm sử dụng (Viết, Xóa, Dán, Cắt, Lưu trữ…). Não bộ liên kết từ vựng theo ngữ cảnh (Context) nhanh gấp 3 lần học rời rạc.
Thực hành “Monologue” (Hành động – から): Khi cầm bút, hãy tự nói: “これはボールペンです (Kore wa boorupen desu)”. Khi móc kẹp giấy: “クリップを外します (Kurippu o hazushimasu)”. Cơ thể nhớ nhanh hơn não bộ.
PHẦN 2: TỪ VỰNG CƠ BẢN “SỐNG SỐT” – NHÓM DỤNG CỤ VẼ/VẼ (筆記用具 – Hikkigu)
Đây là nhóm từ vựng xuất hiện mật độ cao nhất trong JLPT N5-N4 và giao hàng ngày.
2.1. Các loại Bút (ペン – Pen / 筆 – Fude)
Từ vựng (Kanji)
Hiragana
Romaji
Ý nghĩa chi tiết & Phân biệt ngữ cảnh (Cập nhật 2026)
ボールペン
ボールペン
Boorupen
Bút bi (Ballpoint pen). Loại phổ biến nhất. Lưu ý 2026: Dòng “Jetstream” (Uni) hay “Acroball” (Pilot) vẫn thống trị văn phòng Nhật nhờ mực gel kết hợp bi viết mượt.
サインペン
サインペン
Sainpen
Bút ký / Bút màu nước (Sign pen / Felt-tip pen). Mực nước, nét viết mềm, thường dùng ký tên, tô màu, viết thẻ chúc mừng. Không phải bút bi.
万年筆
まんねんひつ
Mannenhitsu
Bút mực (Fountain pen). “Man” (vạn) “Nen” (năm) “Hitsu” (bút) -> Bút viết vạn năm. Văn hóa bút mực tại Nhật rất phát triển (Pilot, Platinum, Sailor). Năm 2026 thấy trending dòng Custom 74 hoặc Platinum 3776 làm quà tặng sang trọng.
シャーペン
シャーペン
Shaapen
Bút chì máy (Mechanical pencil). Viết tắt của Sharp Pencil (和製英語 – Wasei Eigo). Cực kỳ quan trọng: Ở Nhật KHÔNG gọi là “Mechanical pencil” hay “Propelling pencil”. Chỉ gọi Shaapen.
鉛筆
えんぴつ
Enpitsu
Bút chì gỗ (Wooden pencil). Cần nhọn (削る – kezuru). Các độ cứng: HB, B, 2B, H, 2H (đọc: H-B, Bi, Ni-Bi, Et, Ni-Et).
蛍光ペン
けいこうペン
Keikoupen
Bút highlight / Bút huỳnh quang (Highlighter). Màu vàng (黄色 – kiiro), hồng (ピンク – pinku), xanh lá (緑 – midori), cam (オレンジ – orenji). Năm 2026 trending loại màu pastel (パステルカラー) mờ nhẹ, không che mờ chữ in.
マーカー / マッキーペン
マーカー / マッキーペン
Maakaa / Makkiipen
Bút marker / Bút mác (Marker / Magic Ink). Viết trên hộp carton, CD, vật liệu nhựa, kim loại. “Makkii” từ thương hiệu “Magic Ink”.
白ペン / ホワイトペン
しろペン / ホワイトペン
Shiro pen / Howaito pen
Bút trắng (White pen / Gelly Roll White). Viết lên giấy đen, ảnh, carton màu. Hot trend 2026: Dùng cho Bullet Journal và handmade card.
筆ペン
ふでペン
Fudepen
Bút lông / Bút viết thư pháp (Brush pen). Có loại cartridge mực nước, loại nén mực. Dùng viết thư pháp (書道 – Shodou), viết phong bì tiền cúng (のし袋 – noshibukuro), thiệp cưới.
タッチペン / スタイラス
タッチペン / スタイラス
Tatchipen / Sutairasu
Bút cảm ứng / Stylus. Dùng cho iPad, tablet, máy tính bảng. Năm 2026: Apple Pencil (アップルペンシル) vẫn là “vua”, nhưng các dòng Wacom (ワコム) hoặc dòng giá rẻ cho học sinh (エレコム – Elecom) bán rất chạy.
2.2. Phụ kiện đi kèm (消しゴム・芯・替え芯)
Từ vựng
Hiragana
Romaji
Ý nghĩa & Ghi chú 2026
消しゴム
けしゴム
Keshigomu
Cục tẩy (Eraser). “Kesu” (xóa) + “Gomu” (cao su). Nhật Bản nổi tiếng tẩy Mono (Tombow), Ain (Pilot), Radar (Seed). Trend 2026: Tẩy dạng stick (スティック消しゴム) như bút chì máy, gọn gàng, không vỡ mẻ.
芯
しん
Shin
Viên chì / Ruột bút (Lead / Refill). Đơn vị đo: ミリ (Miri – mm). Phổ biến: 0.3mm, 0.5mm, 0.7mm, 0.9mm. Độ cứng: HB, B, 2B, H. Cú pháp: 「0.5ミリの芯を買ってきて」(Mua cho tôi ruột 0.5mm).
替え芯
かえしん
Kaeshin
Ruột thay thế cho bút bi / bút mực (Refill). Ví dụ: ジェットストリームの替え芯 (Ruột Jetstream). Năm 2026: Dòng ruột low viscosity (低粘度 – teinendo) viết cực mượt là tiêu chuẩn.
インク / 墨汁
インク / ぼくじゅう
Inku / Bokujuu
Mực (Ink).Inku: Mực in máy, mực bút bi/mực gel (cartridge). Bokujuu: Mực nước truyền thống (dùng cho bút mực, thư pháp).
コンバーター
コンバーター
Konbaataa
Bộ chuyển đổi (Converter). Dùng hút mực chai vào bút mực (thay cho cartridge dùng một lần). Item “bắt buộc” cho người chơi bút mực năm 2026.
PHẦN 3: NHÓM GIẤY VÀ SỔ TAY (紙・ノート – Kami / Nooto) – “VUA” CỦA VĂN PHÒNG PHẨM NHẬT
Văn hóa giấy Nhật (Washi – 和紙, và giấy in cao cấp) được thế giới công nhận. Năm 2026, xu hướng Digital Detox (Chữa lành số) khiến sổ tay giấy bán bùng nổ.
3.1. Các loại Giấy (紙 – Kami)
Từ Vựng Văn Phòng Phẩm Tiếng Nhật
Có thể bạn quan tâm: Từ Vựng Viết CV Tiếng Nhật 2026: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao, Mẫu Chuẩn Nhật Bản Mới Nhất
Từ vựng
Hiragana
Romaji
Phân loại & Ứng dụng
コピー用紙
コピーようし
Copii youshi
Giấy in / Giấy photocopy (Copy paper). Kích thước chuẩn Nhật: A4 (エーフォー), A3 (エースリー), B4 (ビーフォー), B5 (ビーゴー). Lưu ý: Nhật dùng chuẩn JIS (Japanese Industrial Standards). B5 (182x257mm) phổ biến hơn A4 trong giáo dục/cũ. A4 hiện là chuẩn quốc tế/văn phòng.
上質紙
じょうしつし
Joushitsushi
Giấy chất lượng cao (High quality paper / Woodfree paper). Trắng, mịn, dùng in báo cáo quan trọng, thư từ trang trọng. Gram m² phổ biến: 64g, 81g, 104g.
中性紙
ちゅうせいし
Chuuseishi
Giấy trung tính (Acid-free paper). Không chứa axit, không bị vàng/xước theo thời gian. Bắt buộc cho tài liệu lưu trữ lâu dài (hồ sơ pháp lý, ảnh, sổ tay giá trị). Năm 2026: Hầu hết sổ tay cao cấp (Kokuyo, Maruman, Life) đều dùng giấy này.
和紙
わし
Washi
Giấy truyền thống Nhật (Japanese traditional paper). Làm từ bồ kết (Kozo), mitsumata, gampi. Dùng cho thư pháp, tranh thư, gói quà cao cấp, đèn lồng. UNESCO di sản văn hóa phi vật thể.
クラフト紙
クラフトし
Kurafutoshi
Giấy Kraft (Kraft paper). Nâu, bền, dùng gói hàng, làm vỏ bìa, handmade. Trend 2026: Giấy Kraft trắng (白クラフト – Shiro Kraft) cho in ấn đẹp mắt.
熱紙 / 感熱紙
ねつし / かんねつし
Netshi / Kannetsushi
Giấy nhiệt / Giấy fax / Giấy in hóa đơn (Thermal paper). Dùng cho máy fax cũ, máy in hóa đơn POS, máy in nhãn mã vạch. Lưu ý: Chữ mờ theo thời gian, không dùng lưu trữ.
付箋紙 / ふせん
ふせん
Fusen
Giấy ghi chú dán / Post-it (Sticky notes). Thương hiệu gốc: Post-it (ポストイット – Posutoitto) của 3M. Nhật gọi chung là Fusen. Size phổ biến: 75x75mm, 75x50mm, hẹp dài (index). Màu: Vàng (標準 – hyoujun), Pastel, Trong suốt (透明 – toumei).
3.2. Sổ tay, Sổ ghi chép (ノート・手帳 – Nooto / Techo)
Đây là “ngôi sao” năm 2026. Phân biệt rõ Nooto (Sổ học tập/văn phòng) và Techo (Sổ lên lịch/Planner).
Từ vựng
Hiragana
Romaji
Chi tiết & Trend 2026
ノート
ノート
Nooto
Sổ tay (Notebook). Phổ biến: Campus Notebook (キャンパスノート – Kyampasu Nooto) của Kokuyo (bìa màu xanh lá, vàng, hồng…). Loại lưới (方眼罫 – Hougankei) đang hot cho Toán/Khoa học/Design. Loại kẻ ngang (横罫 – Yokokei) chuẩn cho văn bản.
手帳
てちょう
Techo
Sổ lên lịch / Planner / Agenda. Dùng quản lý thời gian, lịch hẹn, TODO. Trend 2026 cực mạnh: 1. Hobonichi Techo (ほぼ日手帳): Sổ “gần như hàng ngày” của Shigesato Itoi. Giấy Tomoe River mỏng mượt “như lụa”, bìa da/buông đẹp. Phiên bản Weeks (hàng tuần) và Original (hàng ngày). 2. Jibun Techo (ジブン手帳): Cấu trúc 3 phần (Year/Month/Day), phù hợp quản lý dự án phức tạp. 3. Bullet Journal (バレットジャーナル – Baretto Jaanuaru): Mua sổ trang trắng (無地 – Muji) hoặc lưới (方眼 – Hougan) tự design.
Giấy lỏng / Loose leaf (Giấy khe kẹp file). Kích thước chuẩn Nhật: B5 (26 lỗ – 26 holes) và A4 (30 lỗ – 30 holes). Quan trọng: File kẹp Nhật (バインダー – Baindaa) thường dùng cơ chế 26 lỗ (B5) hoặc 30 lỗ (A4). Không tương thích với chuẩn 2 lỗ/4 lỗ phương Tây. Năm 2026: Loại giấy lưới 5mm (5mm方眼) bán chạy nhất cho sinh viên/ky sư.
システム手帳
システムてちょう
Shisutemu Techo
Sổ hệ thống (Ring binder planner / Filofax style). Khe kẹp 6 lỗ, 20 lỗ, 30 lỗ. Đổi ruột (リフィル – Rifiru) linh hoạt. Size phổ biến: Bible (バイブルサイズ), A5, Mini (M5). Trend 2026: Bìa da نبات (Vegan leather) hoặc vải Canvas bền đẹp.
PHẦN 4: CÔNG CỤ XỬ LÝ GIẤY TỜ (文具ツール – Bungu Tsuuru) – “VŨ KHÍ” CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
4.1. Kẹp, Ghim, Dán (留め具・接着 – Tomegu / Setchaku)
Từ vựng
Hiragana
Romaji
Ý nghĩa & Phân biệt
クリップ
クリップ
Kurippu
Kẹp giấy (Paper clip). Loại phổ biến: ダブルクリップ (Daburu kurippu – Kẹp cặp/Double clip), ゼムクリップ (Zemu kurippu – Kẹp ZEM/Gem clip – loại nhỏ uốn tròn). Năm 2026: Kẹp cặp size L (32mm), M (25mm), S (19mm). Màu pastel, màu kim loại (金属 – kinzoku) hot.
ホッチキス
ホッチキス
Hotchikisu
Bấm ghim (Stapler).Tên gọi duy nhất tại Nhật. Gốc từ thương hiệu “E.H. Hotchkiss”. Không gọi “Stapler”. 針 (Hari): Ghim (Staples). Size chuẩn: No.10 (10号 – Juugou) cho giấy mỏng, No.3 (3号 – Sangou) cho giấy dày/carton.
針なしホッチキス
はりなしホッチキス
Harinashi Hotchikisu
Bấm ghim không ghim (Stapleless stapler). Bấm bằng cách cắt giấy và kẹp lại. Trend 2026: Rất hot vì thân môi trường (không rác ghim kim loại), an toàn cho máy hủy giấy (シュレッダー – Shureddaa), gọn nhẹ. Thương hiệu: Kokuyo (Harinax), Plus.
ピン / 画鋲
ピン / びょう
Pin / Byou
Ghim cài / Ghim bấm (Thumbtack / Push pin).Pin: Ghim đầu phẳng/dẹt. Byou (Gabyou – 画鋲): Ghim đầu tròn/装饰, dùng cài tường, bảng thông báo.
ゼムクリップ
ゼムクリップ
Zemu kurippu
Kẹp giấy nhỏ (Gem clip). Dùng kẹp ít trang, ghim vào khe bút, reset thiết bị điện tử.
クリヤーホルダー / クリアファイル
クリヤーホルダー / クリアファイル
Kuriyaa horudaa / Kuria fairu
File trong suốt / File L (Clear folder / L-file). Size chuẩn: A4. Dùng chứa hồ sơ, nộp bài tập, bảo quản chứng từ. Năm 2026: Loại khử tĩnh điện (帯電防止 – taiden boushi) không bám giấy, loại màu mờ (スモーク – Sumooke) che giấu nội dung.
クリアポケット / リフィル
クリアポケット / リフィル
Kuria poketto / Rifiru
Túi đựng giấy / Ruột file (Sheet protector / Refill). Dùng cho file kẹp (Binder). Loại mở cạnh ngắn (短辺開き – Tanpen hiraki) hoặc mở cạnh dài (長辺開き – Nagapen hiraki). Chất liệu: PP (Polypropylene) – trong suốt, bền; OPP – cứng hơn, bóng hơn.
のり / 接着剤
のり / せっちゃくざい
Nori / Setchakuzai
Keo (Glue / Adhesive). スティックのり (Sutikku nori): Keo que (Glue stick) – phổ biến nhất, sạch, khô nhanh. Thương hiệu: Tombow (トンボ – Pit), Kokuyo (コクヨ – Dotliner). テープのり (Teepu nori): Keo cuộn (Tape glue / Correction tape style glue) – Siêu hot 2026. Dán chính xác, không dính tay, gọn gàng. Dòng Dotliner (ドットライナー) của Kokuyo là “quốc dân”. 液体のり (Ekitai nori): Keo nước (Liquid glue) – dán bền, dùng cho giấy dày, carton.
両面テープ
りょうめんテープ
Ryoumen teepu
Keo hai mặt (Double-sided tape). Loại mỏng (薄手 – usude) cho giấy, loại dày (厚手 – atude) có đệm foam (フォームテープ – Foomu teepu) dán vật nặng, trang trí 3D.
マスキングテープ
マスキングテープ
Masukingu teepu
Keo giấy trang trí / Masking Tape (Washi Tape).Văn hóa riêng của Nhật. Giấy Washi mỏng, keo nhẹ, bóc dán lại được, không rách giấy. Nghìn mẫu mã (hoa, chữ, hình học, nhân vật). Dùng: Decor sổ tay, gói quà, dán tường, phân loại dây cáp. Năm 2026: Loại hologram (ホログラム), kim loại (メタリック), trong suốt (クリア – Kuria) trend.
4.2. Cắt, Đo, Xé (切断・計測 – Setsudan / Keisoku)
Từ vựng
Hiragana
Romaji
Chi tiết
ハサミ / 鋏
ハサミ / はさみ
Hasami
Kéo (Scissors). Nhật làm kéo cực tốt (Seki, Kikuichi). Loại kéo văn phòng (事務用ハサミ – Jimuyou hasami): Lưỡi dán fluorocarbon (フッ素コート – Fusso kooto) không dính keo, tay cầm mềm (エラストマー – Erasutomaa). Loại kéo vải (裁ち鋏 – Tachibasami) lớn, nhọn.
カッター / カッターナイフ
カッター / カッターナイフ
kattaa / kattaa naifu
Dao rọc / Cutter (Utility knife / Box cutter).Quan trọng: Ở Nhật gọi Cutter, không gọi “Dao rọc”. 替刃 (Kaeba): Lưỡi thay thế. Loại đứt đoạn (折れ刃 – Oreba) (18mm, 9mm) và lưỡi cắm (差し込み刃 – Sashikomi ba). Năm 2026: Dòng auto-lock (オートロック – Ootokku) và lưỡi gốm (セラミック刃 – Seramikku ba) không rỉ, sắc lâu.
裁断機 / ペーパーカッター
さいだんき / ペーパーカッター
Saidanki / Peepaa kattaa
Máy cắt giấy / Kéo cắt giấy trượt (Paper trimmer / Guillotine). Cắt thẳng, nhiều trang cùng lúc. Size A4, A3, B4. Văn phòng lớn thường có máy cắt điện (電動裁断機 – Dendou saidanki).
定規
じょうぎ
Jougi
Thước (Ruler). Đơn vị: cm (センチ – Senchi), mm (ミリ – Miri). Loại: 直定規 (Choku jougi – Thước thẳng), 三角定規 (Sankaku jougi – Thước vuông), 分度器 (Bundoki – Thước góc/Protractor). Chất liệu: Nhựa (プラスチック – Purasuchikku), Inox (ステンレス – Sutenresu), Nhôm (アルミ – Arumi). Thước Inox 30cm là item “bắt có” bàn làm việc.
シュレッダー
シュレッダー
Shureddaa
Máy hủy giấy (Shredder). Phân loại theo độ an toàn (DIN 66399): P-2 (Dải): Cắt dọc. P-3/P-4 (Chéo): Cắt chéo (Cross-cut) – Tiêu chuẩn văn phòng 2026. P-5/P-6/P-7 (Vi sinh): Cắt thành mảnh cực nhỏ (Micro-cut) – Dành cho mật mã cao. Tính năng 2026: Anti-jam (アンチジャム – Anchijamu) chống kẹt giấy, hủy thẻ ATM/CD (カード対応 – Kaado taiou), chạy lặng (静音 – Seion).
PHẦN 5: HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ PHÂN LOẠI (収納・整理 – Shuuou / Seiri) – BÍ QUYẾT “5S” TẠI NHẬT
Nhật Bản là xứ sở của 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Từ vựng này giúp bạn “sống ảo” bàn làm việc chuẩn Japanease.
5.1. File, Bìa, Hộp (ファイル・ボックス – Fairu / Bokkusu)
Từ Vựng Văn Phòng Phẩm Tiếng Nhật
Có thể bạn quan tâm: Từ Vựng Trái Cây Tiếng Nhật Toàn Tập 2026: Hơn 200 Từ Vựng, Cách Phân Loại, Ví Dụ Thực Tế & Mẹo Học Hiệu Quả
Từ vựng
Hiragana
Romaji
Mô tả & Cách dùng
クリアファイル
クリアファイル
Kuria fairu
File L / File trong suốt (Clear file). Item quốc dân. Size A4, B5. Dùng: Nộp hồ sơ, mang tài liệu đi họp, bảo quản ảnh/thẻ. Năm 2026: Loại có móc (フック穴付き – Fukku ana tsuki) treo tường, loại mở cạnh trên (トップオープン – Toppu oopun) lấy tài liệu dễ.
バインダー / ファイルバインダー
バインダー / ファイルバインダー
Baindaa / Fairu baindaa
File kẹp / Binder. Dùng kèm Ruuzuriifu (Giấy lỏng) hoặc Kuria poketto (Túi đựng). Cơ chế kẹp: 2 khe (2穴 – Ni ana – B5), 30 khe (30穴 – Sanjuu ana – A4), 4 khe (4穴 – Yon ana – A4 cũ). Lưu ý: Chuẩn 26 lỗ B5 và 30 lỗ A4 là độc quyền Nhật.
レバーファイル / レバアーチファイル
レバーファイル / レバアーチファイル
Reebaa fairu / Reebaa chi fairu
File kẹp đòn bẩy (Lever arch file). Rất bền, chứa nhiều tài liệu (5-10cm). Dùng lưu trữ hợp đồng, sổ sách kế toán. Có lưng xoăn (背幅 – Sebahaba) ghi nhãn.
ボックスファイル / 書類ケース
ボックスファイル / しょるいケース
Bokkusu fairu / Shorui keesu
Hộp chứa tài liệu / Case văn bản. Cứng, có nắp, xếp chồng được. Dùng lưu trữ档案 (档案 – Dangan) lâu năm. Size: A4 standing (nổi), B4, A3. Màu: Xám (グレー – Guree), Xanh navy (ネイビー – Neibii), Trắng (ホワイト – Howaito).
ドキュメントファイル / 拡張ファイル
ドキュメントファイル / かくちょうファイル
Dokyumento fairu / Kakuchou fairu
File mở rộng / File accordion (Expanding file / Accordion folder). Nhiều ngăn (5-13 ngăn), phân loại theo tháng, dự án, loại hình. Rất tiện mang đi làm việc ngoài. Năm 2026: Loại vải canvas (キャンバス – Kyanbasu) hoặc da PU sang trọng, unisex.
個別フォルダー / マニラフォルダー
こべつフォルダー / マニラフォルダー
Kobetsu forudaa / Manira forudaa
Bìa hồ sơ riêng lẻ (Individual folder / Manila folder). Giấy Kraft nâu (Manila) hoặc màu. Dùng trong tủ tài liệu (キャビネット – Kyabinetto) kèm móc treo (ハンガーフレーム – Hangaа фureemu). Ghi nhãn trên móc (見出し – Midashi).
5.2. Phụ kiện phân loại (仕切り・インデックス – Shikiri / Indekkusu)
インデックス (Indekkusu): Chỉ mục / Tab phân loại. Dán vào file, sổ tay, bìa hồ sơ.
粘着インデックス (Nenchaku indekkusu): Tab dán (Sticky tabs) – loại nhỏ, màu sắc, ghi chú nhanh.
仕切り板 (Shikiriita) / ディバイダー (Dibaidaa): Tấm phân chia ngăn trong file kẹp, hộp tài liệu.
ラベルライター / テプラ (Teepura):Máy dán nhãn (Label writer). “Tepla” (テプラ) là thương hiệu King Jim (キングジム) nhưng đã thành tên gọi chung. In nhãn dán lên file, hộp, dây cáp, kệ. Năm 2026: Kết nối Bluetooth (ブルートゥース – Buruutuusu) với app smartphone (iOS/Android) thiết kế nhãn đẹp, font chữ đa dạng, in mã QR/Barcode.
PHẦN 6: THIẾT BỊ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ & MÁY MÓC (OA機器 – OA Kiki) – “OA” LÀ GÌ?
OA = Office Automation (自動化 – Jidouka). Thuật ngữ cực kỳ phổ biến tại Nhật. Nắm vững nhóm này để hiểu thủ tục nhập kho, bảo trì, yêu cầu mua hàng.
Từ vựng
Hiragana
Romaji
Ý nghĩa & Specs 2026
複合機 / コピー機
ふくごうき / コピーき
Fukugouki / Copii ki
Máy photocopy đa chức năng (MFP – Multi Function Peripheral). In, Scan, Copy, Fax. Thuật ngữ chuyên nghiệp: Fukugouki. Người lớn tuổi hay gọi Copii-ki. Trend 2026:Cloud連携 (Cloud renkei) – In/Scan trực tiếp Google Drive, OneDrive, Box, kintone. Mobile Print (モバイルプリント) – In từ smartphone không cần driver. Security (セキュリティ – Sekyuriti): Xác thực bằng thẻ IC (ICカード – IC kaado), khuôn mặt, vân tay. Eco: Tiết kiệm toner, giấy đôi (両面印刷 – Ryoumen insatsu) mặc định.
プリンター
プリンター
Purintaa
Máy in (Printer). Phân loại: インクジェット (Inkujetto – Inkjet) (Màu đẹp, ảnh), レーザー (Reezaa – Laser) (Nhanh, bền, văn bản đen trắng). Năm 2026: Tank ink (タンク式 – Tanku shiki – Epson EcoTank, Canon G-series) thống trị nhà/VP nhỏ nhờ chi phí in trang cực rẻ. A3 (エースリー) hỗ trợ in tờ rơi, bản vẽ.
スキャナー
スキャナー
Sukyanaa
Máy quét (Scanner). Loại: フラットベッド (Furatto beddo – Flatbed) quét sách, giấy dày; シートフィード (Shiito fiido – Sheetfed/ADF) quét nhanh nhiều trang (tự động hút giấy). Trend 2026:Document Scanner (ドキュメントスキャナー) nhỏ gọn (Fujitsu ScanSnap, Canon imageFORMULA) quét 2 mặt, OCR tiếng Nhật/Аnh cực chuẩn, xuất PDF searchable, gửi thẳng Cloud.
シュレッダー
シュレッダー
Shureddaa
Máy hủy giấy (Shredder). (Xem chi tiết Phần 4.2).
ラミネーター
ラミネーター
Ramineetaa
Máy dán màng (Laminator). Size A3, A4. Loại nóng (熱 – Netsu) bền, đẹp; loại lạnh (冷 – Rei) cho giấy nhiệt, ảnh. Dùng làm thẻ nhân viên, menu, biển báo, bảo quản tài liệu quan trọng.
プロジェクター / プロジェクタ
プロジェクター / プロジェクタ
Purojekutaa / Purojekuta
Máy chiếu (Projector). Văn phòng meeting room. Trend 2026: Short throw (短焦点 – Tanshouten) chiếu to gần màn hình, Laser light source (レーザー光源 – Reezaa kougen) bật ngay, không cần làm nguội, عمر 20,000h. Wireless presentation (ワイヤレス投影 – Wiyaresu touei) qua Miracast, AirPlay, app riêng.
Thùng rác / Hộp chứa rác máy hủy. Phân loại rác tại Nhật bắt buộc: 燃えるゴミ (Moeru gomi – Rác cháy), 燃えないゴミ (Moenai gomi – Rác không cháy), 資源ゴミ (Shigen gomi – Rác tái chế: Giấy, Chai, Can, Bình PET). Văn phòng thường có thùng riêng シュレッダー屑 (Shureddaa kuzu – Rác máy hủy).
PHẦN 7: TỪ VỰNG CHUYÊN SÂU – KẾ TOÁN, HÀNH CHÍNH, HỒ SƠ (経理・総務・文書管理)
Đây là “vũ khí” để bạn đọc hiểu hướng dẫn nội bộ, phiếu yêu cầu mua hàng (購買依頼書 – Kabai iraisho), hoặc làm việc bộ phận Sở hữu (総務 – Soumu).
7.1. Quy trình Hồ sơ (文書管理 – Bunsho Kanri)
起案 (Kian): Đề xuất / Soạn thảo văn bản ban đầu.
決裁 (Kessai): Phê duyệt / Ký duyệt (Quan trọng: 稟議書 – Ringisho – Văn bản trình ký hội thẩm).
回覧 (Kairan): Luân chuyển / Gửi xem luân phiên (Có 回覧表 – Kairanhyou – Bảng theo dõi người đã xem).
香り付き文具 (Kaori tsuki bungu): Văn phòng phẩm có mùi hương. Bút mực mùi hoa, keo mùi trái cây, giấy mùi trà xanh, gôm mùi bánh nướng. Giảm stress làm việc.
透明文具 (Toumei bungu):Độ trong suốt (Translucent/Clear). Kẹp giấy trong suốt, bút thân trong thấy ruột mực, file trong, thước trong. Cảm giác “sạch”, “nhẹ”, “khoáng đạt”. Thương hiệu: Kokuyo (Campus Clear), King Jim, Midori.
パステルカラー (Pasuteru karaa): Màu pastel (macaron) thay thế màu nguyên bản chói mắt. Xanh mint, hồng peach, vàng chanh, tím lavender. Làm bàn làm việc “Instagrammable”.
8.2. Hiệu suất & Công nghệ (効率化・テック – Kouritsuka / Tekku)
テープのり (Teepu nori – Keo cuộn): Đã nói ở trên nhưng năm 2026 nó là chuẩn mực. Dán nhanh, không dính tay, gọn. Dòng Dotliner (ドットライナー) của Kokuyo và Pit Air (ピットエア) của Tombow là 2 “đại gia”.
スマート文具 (Sumato bungu): Văn phòng phẩm thông minh.
Smart Notebook (スマートノート): Viết giấy thật, chụp app lên Cloud (Rocketbook, Wacom Bamboo Slate, Moleskine Smart Writing Set). Năm 2026: OCR tiếng Nhật độ chính xác >98%.
Digital Sticky Notes (電子付箋 – Denshi fusen): Màn hình e-ink nhỏ dán màn hình PC, đồng bộ lịch/note.
再生プラスチック (Saisei purasuchikku): Nhựa tái chế. Thân bút, file, hộp bút làm từ nhựa tái chế (PCR – Post Consumer Recycled). Thương hiệu Pilot (Begreen), Kokuyo, Plus cam kết tỷ lệ cao.
リフィル文化 (Rifiru bunka): Văn hóa “thay ruột, không vứt vỏ”. Bút bi, bút mực, keo cuộn, bút highlight, file kẹp… đều bán 替芯 (Kaeshin – Ruột thay) và 詰め替え (Tsumekae – Hạt nạp/Keo nạp). Năm 2026: Đây là tiêu chuẩn道德 (Đạo đức) tiêu dùng.
紙製品プラスチックフリー (Shi seihin purasuchikku furii): Sản phẩm giấy không nhựa. Bao bì giấy, keo giấy, file giấy cứng (Paper board) thay file nhựa.
8.4. Cá nhân hóa & Handmade (パーソナライズ・手作り – Paasonaraizu / Tsukuri)
システム手帳カスタマイズ (Shisutemu techo kasutamaizu): Tự cấu hình sổ: Chọn size, da/vải, móc kim loại (Gold/Silver/Rose Gold), ruột giấy (Tomoi River, MD Paper, Cream), tab, bìa trong, dây đeo.
「来月の予算で、新しいシュレッダー（P-4クロスカット）を導入したいんですが、稟議書の書き方を教えていただけますか？」 (Raigetsu no yosan de, atarashii shureddaa (P-4 kurosu katto) o dounyuu shitain desu ga, ringisho no kakikata o oshiete itadakemasu ka?) Dịch: Với ngân sách tháng sau, mình muốn dẫn nhập máy hủy giấy mới (P-4 cắt chéo), nhưng có thể hướng dẫn cách viết văn bản trình ký (Ringisho) không ạ?
「クリアファイルA4、透明タイプを50枚、マスキングテープ（幅15mm）を3巻、備品注文シートに記入しておきました。」 (Kuria fairu A4, toumei taipu o 50-mai, masukingu teepu (haba 15mm) o 3-maki, bihin chumon shiito ni kinyuu shite okimashita.) Dịch: File trong suốt A4 loại trong 50 cái, keo giấy trang trí (rộng 15mm) 3 cuộn, mình đã ghi vào phiếu yêu cầu vật tư rồi.
9.2. Hướng dẫn sử dụng / Xử lý sự cố (操作・トラブル)
「この複合機、両面印刷の設定はタッチパネルの『詳細設定』→『両面』→『長辺とじ』でできますよ。」 (Kono fukugouki, ryoumen insatsu no settei wa tatchi paneru no “shousai settei” → “ryoumen” → “nagapen toji” de dekimasu yo.) Dịch: Máy photocopy này, cài in 2 mặt ở màn hình cảm ứng: “Cài đặt chi tiết” → “2 mặt” → “Kép cạnh dài” là xong.
「ホッチキスの針が詰まった時は、蓋を開けて、針抜き（またはマイナスドライバー）で詰まった針を取り除いてください。」 (Hotchikisu no hari ga tsumatta toki wa, futa o akete, hari nuki (matawa mainasu doraibaa) de tsumatta hari o torinozoite kudasai.) Dịch: Khi ghim bấm kẹt, hãy mở nắp, dùng que gắp ghim (hoặc tuýp vít dấu trừ) lấy ghim kẹt ra.
「テプラ（ラベルライター）のテープカセット交換は、裏蓋を開けて、古いカセットを引き抜き、新しいのをカチッとはめるだけです。」 (Teepura (raberu raitaa) no teepu kasetto koukan wa, ura futa o akete, furui kasetto o hikinuki, atarashii no o kachitto hameru dake desu.) Dịch: Đổi cuộn keo máy dán nhãn (Tepla): Mở nắp sau, kéo cuộn cũ ra, kẹp cuộn mới vào nghe “kạch” là xong.
9.3. Quản lý hồ sơ / 5S (整理整頓・ファイリング)
「この書類、保存期間は5年なので、レバーファイルに綴じて、キャビネットの『2026年度・契約書』棚に入れておいてください。」 (Kono shorui, hozon kikan wa 5-nen na node, reebaa fairu ni tojite, kyabinetto no “2026-nendo keiyakusho” tana ni irete oite kudasai.) Dịch: Tài liệu này lưu 5 năm, hãy đóng vào file kẹp đòn bẩy, để vào kệ “Hợp đồng 2026” trong tủ tài liệu nhé.
Từ Vựng Văn Phòng Phẩm Tiếng Nhật
「デスク周りの整理整頓、今週の金曜までにやっておきましょう。要・不要の仕分けから始めて、不要なものはシュレッダーか廃棄ボックスへ。」 (Desuku mawari no seiri seiton, konshuu no kinyou made ni yatte okimashou. You/fuyou no shiwake kara hajimete, fuyou na mono wa shureddaa ka haiki bokkusu e.) Dịch: Việc dọn dẹp bàn làm việc, hãy xong trước thứ 6 tuần này. Bắt đầu từ phân loại Cần/Không cần, đồ không cần cho vào máy hủy hoặc thùng rác.
「インデックスシール（見出し）を貼るときは、文字が隠れないよう、少しずらして貼ってください。後で検索しやすくなります。」 (Indekkusu shiiru (midashi) o haru toki wa, moji ga kakurenai you, sukoshi zurashite hatte kudasai. Ato de kensaku shiyasuku narimasu.) Dịch: Khi dán tab chỉ mục (nhãn), hãy dán lệch một chút để không che chữ. Sau này tra cứu dễ dàng hơn.
PHẦN 10: TUYÊN NGÔN KẾT LUẬN VÀ LỘ TRÌNH HỌC TẬP 2026
Chúc mừng bạn đã “chinh phục” được bộ từ vựng văn phòng phẩm tiếng Nhật đầy đủ, chi tiết và cập nhật nhất năm 2026 này. Từ các item “quốc dân” như Jetstream, Campus Note, Tepla, Dotliner cho đến các xu hướng Smart Stationery, Sustainable, Translucent, bạn đã nắm trong tay “chìa khóa” để giao tiếp, làm việc và sống sót trong môi trường văn hóa văn phòng Nhật Bản.
Lộ trình ôn tập gợi ý (30 ngày):
Tuần 1 (Nền tảng): Học thuộc lòng Phần 2 (Bút), Phần 3 (Giấy/Sổ), Phần 4 (Keo/Kéo/Kẹp). Gắn note (Fusen) tên tiếng Nhật lên đồ đạc trên bàn làm việc nhà bạn.
Tuần 2 (Hệ thống): Nắm vững Phần 5 (File/Lưu trữ), Phần 6 (Máy móc OA). Đi cửa hàng văn phòng phẩm (Loft, Tokyu Hands, Yodobashi, Bic Camera – hoặc web Amazon JP/Rakuten) “du lịch” và đọc tên sản phẩm tiếng Nhật.
Tuần 3 (Chuyên sâu & Giao tiếp): Học Phần 7 (Kế toán/Hành chính), Phần 9 (Mẫu câu). Thử viết một Ringisho (稟議書) giả định để mua một cái máy hủy giấy mới.
Tuần 4 (Xu hướng & Thực chiến): Đọc Phần 8 (Trend 2026). Mua một item “hot” (ví dụ: Keo cuộn Dotliner, Sổ Hobonichi Weeks, Bút bi Jetstream 3 màu, File trong suốt màu pastel) và dùng nó hàng ngày. Hãy tự nói monologue bằng tiếng Nhật khi dùng.
Mẹo cuối cùng: Đừng học từ vựng như “học vẹt”. Hãy liên kết từ vựng với hành động vật lý (Embodied Cognition). Cầm Hasami -> Nói “Hasami”. Mở Baindaa -> Nói “Baindaa”. Dán Teepu nori -> Nói “Teepu nori”. Não bộ bạn sẽ ghi nhớ vĩnh viễn.
Chúc bạn năm 2026 làm việc hiệu quả, bàn làm việc luôn gọn gàng “chuẩn 5S”, và tiếng Nhật “văn phòng” ngày càng lưu loát, tự tin!
Bài viết được biên soạn và cập nhật bởi đội ngũ chuyên gia ngôn ngữ & văn hóa văn phòng Nhật Bản. Phiên bản 2026.01. Mọi đóng góp, sửa đổi vui lòng gửi về bộ phận biên tập.
